5 Kriterien für die einfache Event-Registrierung

Bevor wir uns auf die Optimierung einzelner Funktionen konzentrieren, ist es hilfreich, sich die Hauptmethoden der Event-Registrierung genauer anzusehen. Die Wahl der passenden Registrierungsart hängt nicht nur von den Präferenzen Deiner Zielgruppe ab, sondern auch von der Art Deines Events.

1. Online-Registrierung:

• Flexibilität: Teilnehmer können sich rund um die Uhr anmelden und viele Zahlungsmethoden nutzen.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein klarer und einfacher Prozess – mit wenigen Klicks und optimiert für mobile Geräte – senkt die Abbruchrate.
• Vorteile: Mit einer mobilen Optimierung erreichst Du auch jene Teilnehmer, die sich spontan per Smartphone anmelden möchten.

2. Vor-Ort-Registrierung (Box Office):

• Spontane Anmeldungen: Vor-Ort-Registrierungen sind ideal für Teilnehmer, die sich spontan entscheiden.
• Einsatz bei größeren Events: Besonders bei großen Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, eine Vor-Ort-Lösung für Teilnehmer ohne Online-Zugang anzubieten.
• Autonome POS: Nutze aktuelle Technologien, um auch den spontanen Besuchern ein schnelles und effektives Ticketkauferlebnis zu gewährleisten. Der einfachste Weg sind Plakate mit einem QR-Code mit Link zum Ticketshop, in welchem sich die Besucher selbst ihre Tickets buchen können.
  Alternativ gibt es inzwischen auch Automaten, die Du von McDonalds oder aus Schwimmbädern kennst, die Dir eine vollautomatisierte Bestellung des Produkts ermöglichen.

Mit dieser Grundstruktur kannst Du für jedes Event die passende Registrierungsart wählen. Für Dich ist hierbei wichtig, dass Du möglichst viel über Deine Kunden erfährst und die Erlaubnis erhältst, sie auch für kommende Veranstaltungen zu kontaktieren. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die wesentlichen Funktionen ein, die jede Event-Registrierungslösung bieten sollte, um eine optimale Teilnehmererfahrung zu garantieren.

Eine erfolgreiche Event-Registrierung besteht nicht nur aus der Anmeldung selbst, sondern auch aus den Tools und Möglichkeiten, die sie mitbringt, um den Prozess für Teilnehmer und Veranstalter gleichermaßen effizient und informativ zu gestalten. Hier sind die fünf Schlüssel-Funktionen, die Du für eine optimale Registrierungslösung in Betracht ziehen solltest:

• Einfache Anmeldung: Reduziere die Schritte und Felder auf das Wesentliche, um den Anmeldeprozess kurz und übersichtlich zu halten.
• Mobile Optimierung: Viele Teilnehmer nutzen mobile Geräte, um sich anzumelden. Stelle sicher, dass die Registrierungsseite auf Smartphones und Tablets funktioniert.
• Personalisierung: Passe Anmeldeformulare und Bestätigungs-E-Mails an Dein Event-Branding an, um einen einheitlichen und professionellen Eindruck zu vermitteln.

• Zentralisiertes System: Alle Teilnehmerdaten sollten in einem zentralen System gespeichert werden, um Übersichtlichkeit und Effizienz zu gewährleisten.
• Exportfunktion: Exportiere Teilnehmerlisten in Formate wie CSV oder XLS, um die Nachbearbeitung zu erleichtern.
• Berichte und Analysen: Erstelle detaillierte Berichte über Anmeldungen und Teilnehmerprofile, um zu verstehen, wie Dein Event angenommen wird und zukünftige Events zu verbessern.

• Automatisierte E-Mails: Versende Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails automatisch, um Deine Teilnehmer stets informiert zu halten.
• Ticketing-Integration: Durch eine nahtlose Integration eines Ticketing-Systems erhalten Teilnehmer ihre Tickets direkt nach der Registrierung und Bezahlung.

• Teilnehmerkategorien: Erstelle verschiedene Ticket- und Teilnehmerkategorien, um Dein Event an verschiedene Zielgruppen anzupassen.
• Kapazitätsmanagement: Nutze Anmeldefristen und Begrenzungen, um Überbuchungen zu vermeiden und den Überblick über die Teilnehmerzahl zu behalten.

• Event-Programm: Biete den Teilnehmern während der Registrierung einen Überblick über das Event-Programm.
• Cross- & Up-Selling: Erhöhe den Warenkorbwert pro Kauf, indem Du die Wünsche und Bedürfnisse Deiner Kunden erkennst und Angebote als Upgrades gibst, die diese Bedürfnisse stillen.
• Check-In-Funktion: Eine mobile App für den Check-In vor Ort erleichtert den Einlassprozess und hinterlässt einen professionellen Eindruck. In diesen Aspekt zählt auch das Plakat, dass Du vor Ort aufstellst mit einem präsenten QR-Code und dem Hinweis: „Hier Karten kaufen und die Warteschlange vermeiden.“

Diese Funktionen bieten eine optimale Mischung aus Nutzerfreundlichkeit und administrativen Vorteilen für Dich als Veranstalter. Sie bilden die Grundlage für eine gelungene Event-Registrierung und verbessern die gesamte Teilnehmererfahrung. Im nächsten Abschnitt fassen wir die wichtigsten Punkte noch einmal kurz zusammen.