Erfolgreiche Eventplanung dank Event-Marketingplan

Therese Gärtig
29. April 2025
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in Marketing

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Die Eventbranche ist dynamisch und ständig im Wandel – was heute funktioniert, ist morgen schon überholt. Doch eines bleibt konstant: Die Macht eines starken Marketingplans für den Erfolg Deines Events. Ein durchdachter Marketingplan hilft Dir nicht nur, Deine Zielgruppe zu erreichen, sondern auch, Deine Ressourcen effizient zu nutzen und Deine Ziele klar zu definieren.

In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du einen effektiven Event Marketingplan für 2025 erstellst – egal, ob Du ein kleines Get-together oder ein großes Festival planst. Wir zeigen Dir verschiedene Arten von Marketingplänen, was in jedem guten Plan enthalten sein sollte und geben Dir praxisnahe Tipps, damit Du direkt durchstarten kannst.

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Diese Arten von Event-Marketingplänen gibt es

Es gibt verschiedene Arten von Marketingplänen, die abhängig sind von der Art des Events, dem Budget und den Zielen. Im Allgemeinen lassen sich Marketingpläne in folgende Kategorien unterteilen:

Langfristige Marketingpläne:
Diese Art von Plan deckt einen Zeitraum von mehreren Monaten oder Jahren ab und wird oft für große Events oder Serien von Veranstaltungen erstellt. Sie sind besonders für Jahresprogramme, Messen oder Festivals geeignet, bei denen ein strategischer Überblick wichtig ist.

Kurzfristige Marketingpläne:
Diese Pläne konzentrieren sich auf einzelne Veranstaltungen und sind besonders in der Endphase der Eventvorbereitung wichtig. Sie beinhalten präzise Maßnahmen für die Promotion in den letzten Wochen vor dem Event.

Produkt- oder Dienstleistungsbasierte Marketingpläne:
Bei dieser Art von Plan geht es um die Bewerbung spezieller Produkte oder Dienstleistungen während des Events. Dazu zählen zum Beispiel VIP-Tickets, Merchandising-Produkte oder Sponsorenaktionen.

Warum lohnt sich ein Event-Marketingplan?

Ein gut durchdachter Marketingplan hat viele Vorteile:

Klarheit: Du weißt genau, was zu tun ist und wann es zu tun ist.
Effizienz: Du kannst Ressourcen besser einsetzen und verschwendest keine Zeit auf unwichtige Maßnahmen.
Messbarkeit: Du kannst den Erfolg Deiner Kampagnen direkt verfolgen und optimieren.

Die Erstellung eines Marketingplans ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Event, da er Dir hilft, Deine Ziele systematisch zu erreichen und Dein Event optimal zu bewerben.

In 9 Schritten zu Deinem Event-Marketingplan

Inhalte eines Marketingplans

Ein effektiver Marketingplan für Events sollte alle relevanten Aspekte der Eventvorbereitung und -durchführung abdecken. Hier eine Übersicht der wesentlichen Bestandteile, auf die wir nachfolgend näher eingehen werden:

Zielsetzung und KPIs
Zielgruppenanalyse (Personas)
Kampagnenplanung
Contentstrategie und Kommunikationskanäle
Budgetplanung
Zeitplan und Meilensteine
Ressourcenplanung
Messung und Auswertung

1. Ziele und KPI’s setzen

Die Zielsetzung ist der Grundstein eines jeden Marketingplans. Was möchtest Du mit Deiner Veranstaltung erreichen? Klassische Ziele im Eventmarketing können sein:

Steigerung des Ticketverkaufs um X %
Steigerung der Markenbekanntheit
Verbesserung der Besucherbindung

KPIs (Key Performance Indicators) helfen dabei, den Erfolg zu messen. Diese können beispielsweise beinhalten:

Anzahl der verkauften Tickets
Social Media Engagement (Likes, Shares, Kommentare)
Öffnungsraten von Newslettern

2. Zielgruppen mithilfe von Personas definieren

Bevor Du Deine Marketingmaßnahmen umsetzt, musst Du verstehen, wer Deine Zielgruppe ist. Die Bedürfnisse und Wünsche Deiner Zielgruppe lassen sich mit sogenannten Personas klarer definieren. Bei dieser Methode werden fiktive Personen der Zielgruppen mit ihren individuellen Anforderungen modelliert, um diese im Planungsprozess besser berücksichtigen zu können (Deutsches Institut für Marketing, 2024). Dafür stellst Du Dir unter anderem folgende Fragen:

Wer sind Deine Teilnehmer:innen?
Welche Probleme möchten sie mit Deinem Event lösen?
Welche Kommunikationskanäle nutzen sie?

Beispiel:

Wenn Du ein Kulturfestival organisierst, könnte eine Deiner Personas „Anna, 34, Kunstliebhaberin, die nach außergewöhnlichen Erlebnissen sucht“ sein. Ihre Bedürfnisse: einzigartige Events, hoher Erlebniswert, Zugang zu exklusiven Künstlern.

3. Kommunikationskanäle auswählen

Da Du nun eine klarere Vorstellung Deiner Zielgruppen(n) hast, kannst Du die geeignetsten Kommunikationskanäle für Deine Eventpromotion auswählen. Denke daran, dass nicht jede Zielgruppe auf jedem Kanal erreichbar ist und es sinnvoll sein kann, deshalb die Kundenansprache kanalabhängig leicht zu variieren.

Beispiel-Kanäle:

Social Media (Instagram, TikTok, Facebook)
E-Mail-Marketing
Event-Website & Blog

4. Kampagne planen

Ein Marketingplan ist nicht nur eine Sammlung von Maßnahmen, sondern eine strategische Planung. Definiere, welche Marketingkampagnen Du in welchem Zeitraum durchführen möchtest. Dies kann beinhalten:

Frühbucheraktionen
Social Media Challenges
Influencer-Marketing-Kampagnen

Beispiel:

Für ein Konzert kannst Du z. B. eine „Early-Bird-Ticketaktion“ für die ersten 100 Käufer und eine „VIP-Fan-Erfahrung“ für Social Media-Bewerber einplanen.

5. Budget und Ressourcen planen

Das Marketingbudget ist ein entscheidender Faktor. Wie viel Geld kannst Du für Werbung, Social Media Ads, Influencer-Kooperationen und Werbematerialien ausgeben?

Berücksichtige auch unvorhergesehene Kosten. Eine flexible Budgetplanung hilft, Engpässe zu vermeiden.

Aber auch Humankapital will durchdacht werden. Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Und welche externen Ressourcen wie Fotografen oder Designer benötigst Du? Eine klare Ressourcenplanung hilft, den Überblick zu behalten und Aufgaben effizient zu delegieren.

6. Content erstellen

Dein Marketingplan muss die richtige Contentstrategie beinhalten. Welche Inhalte möchtest Du verbreiten? Wie und wann tust Du das? Wichtig ist, eine kanalübergreifende Strategie zu entwickeln.

7. Zeitplan und Meilensteine festlegen

Setze klare Zeitpläne und Meilensteine für Deine Marketingmaßnahmen. Wann soll die Ticketvorverkaufsphase starten? Wann planst Du Deine Social-Media-Kampagnen? Achte darauf, dass die Aufgaben gut verteilt sind, damit die Vorbereitungen rechtzeitig abgeschlossen werden.

8. Maßnahmen umsetzen

Jetzt geht es in die heiße Phase! Beginne mit der Umsetzung Deiner geplanten Maßnahmen. Die Verkaufszahlen Deines Events sind ein erster Anhaltspunkt für den Erfolg oder Misserfolg Deiner Kampagnen.

9. Ergebnisse messen und auswerten

Wie misst Du den Erfolg Deiner Kampagnen? Am besten über die Erreichung Deiner KPI’s aus Schritt 1! Eine detaillierte Auswertung nach dem Event gibt Dir Aufschluss darüber, was funktioniert hat und was nicht. Das hilft Dir, beim nächsten Event noch gezielter vorzugehen.

Vorlage für Deinen Marketingplan

In der Vorlage enthalten:

konkrete Maßnahmen
Beispiele für richtige Zielgruppenansprache
mögliche Marketingkanäle
übersichtlicher Zeitplan

Jetzt kostenlos herunterladen

Tipps zur Erstellung Deines Marketingplans

1. Sei realistisch bei den Zielen: Überambitionierte Ziele können demotivieren.

2. Verwende Personas: Je genauer Du Deine Zielgruppen kennst, desto besser kannst Du Deine Maßnahmen anpassen.

3. Achte auf eine flexible Budgetplanung: Plötzlich auftretende Chancen sollten auch berücksichtigt werden.

4. Kanalübergreifend arbeiten: Verbinde verschiedene Kanäle und behalte immer das Gesamtbild im Auge.

5. Kontinuierlich messen: Der Plan ist nicht in Stein gemeißelt – nutze die Auswertungen für Anpassungen während des Prozesses.

Gut zu wissen

Antworten auf
Eure Fragen.

Wie kann ich sicherstellen, dass mein Marketingplan die richtige Zielgruppe erreicht?

Um sicherzustellen, dass Du Deine Zielgruppe genau triffst, solltest Du detaillierte Personas erstellen und deren Bedürfnisse klar definieren. Stelle sicher, dass Deine Marketingkanäle mit den bevorzugten Kanälen Deiner Zielgruppe übereinstimmen – beispielsweise Instagram für jüngere Zielgruppen oder LinkedIn für Business-Events. Nutze Daten und Feedback aus früheren Veranstaltungen und Analysen von Social Media und Ticketverkäufen, um Deine Zielgruppen genau zu verstehen und Deine Kampagnen darauf abzustimmen.
Wie finde ich das richtige Budget für Marketingmaßnahmen?

Das Budget sollte auf Deinen Zielen und der Eventgröße basieren. Wenn Du eine große Veranstaltung planst, die mehrere Marketingkanäle umfasst (wie Social Media, Influencer-Marketing und bezahlte Anzeigen), solltest Du entsprechend mehr investieren. Plane für jeden Kanal und jede Maßnahme einen eigenen Budgetrahmen und berücksichtige auch eine Pufferzone für unvorhergesehene Kosten. Kleinere Veranstaltungen können mit kostengünstigeren Maßnahmen wie organischem Social Media und gezielten E-Mail-Kampagnen ebenfalls erfolgreich sein.
Wie gehe ich mit unvorhergesehenen Änderungen während der Eventplanung um?

Der Eventmarkt ist dynamisch und es kann immer zu unvorhergesehenen Änderungen kommen, z. B. in Bezug auf Terminverschiebungen oder unvorhergesehene Ausfälle. Ein Marketingplan sollte daher flexibel sein und die Möglichkeit bieten, Szenarien zu ändern. Achte darauf, dass Du in Deinem Plan regelmäßig Kontrollen und Anpassungen vornimmst, damit Du flexibel auf unerwartete Ereignisse reagieren kannst. Ein gutes Monitoring-System für die Performance von Kampagnen hilft Dir, Probleme frühzeitig zu erkennen und schnell zu reagieren.
Wie messe ich den Erfolg meiner Event-Marketingmaßnahmen?

Erfolgsmessung sollte ein integraler Bestandteil Deines Marketingplans sein. Verwende KPIs wie Ticketverkäufe, Reichweite der Social Media-Beiträge, Engagement-Rate (Likes, Shares, Kommentare) und die Performance von E-Mail-Marketing-Kampagnen (Öffnungs- und Klickrate). Erstelle ein Dashboard, das Dir einen Überblick über alle relevanten KPIs verschafft. Analyse-Tools (wie Google Analytics, Social Media Insights und Ticketing-Software) bieten Dir wertvolle Daten, um den Erfolg zu messen und gegebenenfalls nachzusteuern.
Was sind häufige Fehler bei der Event-Marketingplanung und wie vermeide ich sie?

Ein häufiger Fehler ist es, die Zielgruppe nicht genau genug zu definieren oder sich auf zu wenige Marketingkanäle zu konzentrieren. Zudem unterschätzen viele Veranstalter die Notwendigkeit einer klaren, regelmäßigen Kommunikation mit ihrer Zielgruppe. Achte darauf, dass Du alle Kanäle konsistent und gezielt bespielst, ohne Deine Zielgruppe mit zu vielen Informationen zu überladen. Ein weiteres Problem ist das unterschätzte Budget – vor allem bei größeren Events. Plane immer ein realistisches Budget und berücksichtige alle zu erwartenden Ausgaben, von der Werbung bis hin zu externen Dienstleistern.
Wie gehe ich bei der Wahl der richtigen Kanäle vor, um den maximalen ROI zu erzielen?

Die Wahl der richtigen Kanäle hängt stark von Deiner Zielgruppe und den geplanten Marketingmaßnahmen ab. Social Media wie Instagram oder TikTok sind gut geeignet, wenn Du eine jüngere Zielgruppe ansprechen möchtest, während LinkedIn und E-Mail-Marketing ideal für Business-Events oder spezialisierte Zielgruppen sind. Achte darauf, alle Kanäle zu integrieren – z. B. durch gezielte Social Media Ads, Influencer-Marketing und Retargeting-Kampagnen. Nutze Content-Marketing und SEO, um langfristig sichtbar zu bleiben und durch Suchmaschinenauffindbarkeit immer wieder Traffic zu generieren.
Wie kann ich die Ticketverkäufe während der Event-Vorbereitung kontinuierlich steigern?

Ticketverkäufe sollten über die gesamte Event-Vorbereitung hinweg kontinuierlich gesteigert werden. Frühbucherangebote, limitierte VIP-Tickets und Exklusivaktionen für die ersten Käufer sind ideal, um Frühkäufer zu gewinnen. Erinnerungskampagnen und Countdowns können das Interesse hochhalten und den Kaufimpuls verstärken. Cross-Selling-Strategien wie Upgrades oder Merchandise-Angebote während des Ticketkaufs können ebenfalls helfen, den Umsatz zu steigern.