Toolkit für Dein Event: 5 Must-Haves für Deine Veranstaltungsplanung

Toolkit für Dein Event: 5 Must-Haves für Deine Veranstaltungsplanung 1008 756 egocentric Systems GmbH

Die Planung eines Events kann eine komplexe und herausfordernde Aufgabe sein. Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, von der Auswahl des Veranstaltungsortes und der Erstellung eines Budgets bis hin zur Vermarktung und Durchführung des Events. Um diese Aufgabe zu erleichtern und sicherzustellen, dass Dein Event ein Erfolg wird, gibt es eine Reihe von Tools, die Du in Deine Veranstaltungsplanung integrieren solltest. In diesem Blogbeitrag stellen wir Dir fünf dieser unverzichtbaren Tools vor.

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1. Digitales Ticketsystem

Das erste Tool, das in keiner Veranstaltungsplanung fehlen sollte, ist ein digitales Ticketsystem. Ein solches System ermöglicht es Dir, den Ticketverkauf zu verwalten und zu überwachen, egal wo Du Dich befindest. Du kannst verschiedene Ticketarten anbieten, um ein breiteres Publikum anzusprechen, und Du kannst die Verkaufsdaten analysieren, um Trends und Muster zu erkennen. Dies kann Dir dabei helfen, Deine Marketingstrategie anzupassen und sicherzustellen, dass Dein Event ausverkauft ist. Und das im besten Fall Wochen vor dem Event. Diese Planungssicherheit lohnt sich.

Der Shop ist in deine Website integriert

Wenn ein Nutzer schon auf Deiner Seite ist, dann sollte er auch direkt dort kaufen und nicht über eine Weiterleitung zu einem Portal geschickt werden. Und wir beobachten, dass in den letzten Jahren immer mehr Menschen nach einem bestimmten Event im Internet suchen, statt sich auf Plattformen spontan inspirieren zu lassen. Das bedeutet, dass Deine Sichtbarkeit auf der eigenen Website deutlich wichtiger geworden ist.

Mach Deinen Ticketshop sichtbar

Sobald Deine Website geladen hat, sollte im ersten Sichtfenster ein Button á la „TICKETS KAUFEN“ zu finden sein. Warum? Wir erleben immer wieder, dass der Ticketshop auf der Veranstaltungsseite nicht schnell genug gefunden wird. Das kannst Du durch gut erkennbare und auffällige Buttons (auch Call-to-Action (CTA) genannt) leicht umsetzen.

Bringe Dauerkarten & Co. in den Onlineverkauf

Das gilt auch für Abonnements und Mitgliedschaften. Alles was für Dich am Box Office funktioniert, sollte auch in Onlineshop angeboten werden. Sie sind effektives Instrument zur Besucherbindung und verhelfen Dir zur langfristigen Planung.

Mehr ist mehr, bei Bezahlmethoden

Die Tickets liegen schon im Warenkorb, was kann jetzt noch schief gehen? PayPal, Kreditkarte, Sofortüberweisung und Co. – ist die passende Zahlungsmethode nicht parat, verlierst Du Deine Käufer schnell wieder. Übergehe diese Hürde, indem Dein Ticketshop aktuelle Zahlungsmethoden unterstützt. Diese können je nach Zielgruppe und Region verschieden sein!

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2. CRM-System

Teilnehmer erfassen, verwalten und zum Event wiedereinladen, all das setzt Du mit einem Customer Relationship Management (CRM) Tool um. Du kannst Besucherdaten sammeln und analysieren, um ein besseres Verständnis für Deine Zielgruppe zu erhalten. Dies hilft Dir dabei, Deine Marketingstrategie anzupassen und sicherzustellen, dass Du die richtige Zielgruppe ansprichst. Darüber hinaus kann ein CRM-System dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit und -loyalität zu erhöhen, was letztendlich zu höheren Ticketverkäufen führt.

Kontaktmöglichkeiten (E-Mail, Adresse, Telefonnummer)

Im CRM-System erhältst Du übersichtlich aufbereitete Kontaktdaten, dargestellt als Besucherprofile oder in ähnliche Besuchersegmente gruppiert. So kannst Du schnell an eine Vielzahl Kontakte Nachrichten ausspielen.

Kaufhistorie

Ein wichtiger Teil im Dashboard sollte die Kaufhistorie darstellen. Wissen zum Kaufverhalten erlaubt Dir Einblicke in die Interessen Deiner Ticketkäufer. So kannst Du Kampagnen interessenbasiert aufbauen und spezielle Angebot an ein Interessensegment ausspielen, um noch mehr Reaktion (z.B. Käufe) zu generieren.

Automatisierung

Maßnahmen, wie E-Mails versenden (z.B. als Follow-Up nach einem Event oder als Einladung) sollten direkt Aus deinem CRM-System versendbar sein.

3. Datentracking

Das dritte Tool, das Du in Deine Veranstaltungsplanung integrieren solltest, ist ein System zum Tracking von Marketingmaßnahmen. Hier arbeitest Du bestimmt schon mit „Google Analytics“ oder dem „Meta Business Manager„. Darüber hinaus solltest Du auf jeden Fall Aktivitäten wie Newsletter, Mailing-Kampagnen, Plakatwerbung, Zeitungswerbung und alle anderen Ideen, die Du hast, erfassen.

Mit System überwachst Du die Leistung Deiner Marketingkampagnen und analysierst das Verbesserungspotential. Du siehst, welche Kampagnen die meisten Ticketverkäufe generieren und welche nicht so gut abschneiden. Darüber hinaus lernst Du auch, wie Deine Kunden auf welches Werbedesign reagieren. Wenn beispielsweise Deine Kunden am besten auf Werbung reagieren, in der ein Rabattcode dargestellt ist, dann solltest Du die diese Information zu Nutze machen und mehr Budget auf diese Werbung investieren bzw. ähnliche Werbeangebote kommunizieren. All diese Informationen können Dir dabei helfen, Deine Marketingstrategie anzupassen und sicherzustellen, dass Du Dein Marketingbudget effektiv nutzt.

Große Datensätze gleich mehr Information

Je mehr Du über Deine Kunden und deren Kaufverhalten erfahren kannst, desto effizienter wird Dein Marketing und Du gibst weniger Geld aus für mehr verkaufte Tickets.

Stellschrauben Deines Marketings

Sogenannte „Turning Points“ oder Zahnräder, helfen Dir zu identifizieren warum z.B. eine E-Mail-Kampagne gut funktioniert oder was Du optimeiren musst, um das Ergebnis zu verbessern. Die Zahnräder werden im Marketing KPI’s genannt (z.B. Conversion Rate, Impressionen, Reichweite uvm.).

4. Digitale Einlasskontrolle

Ein weiteres unverzichtbares Tool für Deine Veranstaltungsplanung ist ein System für die digitale Einlasskontrolle. Ein solches System trägt dazu bei, den Einlassprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass nur Personen mit gültigen Tickets Zugang zu Deinem Event haben. Wir alle kennen die Videos von Menschen, die mit einer Warnweste und Klemmbrett ausgerüstet, sich auf jedes Festival einschleichen. Das muss nicht sein!

Darüber hinaus trägt ein System für die digitale Einlasskontrolle dazu bei, die Sicherheit bei Deinem Event zu erhöhen. Viele Supermärkte nutzen Gesichtserkennungssoftware, um Personen, die Hausverbot in der Kette haben, direkt beim Hineingehen zu erkennen und des Marktes zu verweisen. Genauso kannst Du eine Karte sperren und egal, an welchem Eingang der gesperrte Besucher es versucht, das Ticket ist ungültig und der Zugang zum Gelände wird verwährt.

Die WIFI Frage

Wie gut ist die WIFI-Verbindung auf Deinem Event? Eine zuverlässige Internetverbindung beeinflusst die richtige Hard- und Software-Kombination. Viele Systeme bedienen sich einer Cloud-Lösung, welche an Orten, die guten Empfang haben ideal sind. Wenn Du hingegen Verbindungsprobleme vor Ort vermutest, achte auf offline synchronisierte Geräte.

Link zum Tracking-Tool

Auch der Check-In bietet Dir viele relevante Informationen. Wieviele Besucher bewegen sich aktuell in Deiner Location? Welche Ticketkäufer sind auch wirklich zum Event erschienen? In Verbindung mit dem Tracking-Tool schaffst Du die Grundlage, um das nächste Event noch besser zu gestalten.

5. Bestellsystem für Food & Beverage

Circa 11 Millionen Tonnen Lebensmittel landen in Deutschland pro Jahr im Müll (Quelle: BMLE.de). Davon entfallen 17%  auf die Außer-Haus-Verpflegung. Wieviel ist es bei Deiner Veranstaltung? Ein digitales Bestell-Tool erleichtert Dir die Planung Deiner Logistik und schafft Transparenz in der Lagerhaltung. Im besten Fall erfragt Dein Ticketshop bereits beim Ticketkauf, was Deine Besucher gerne essen und trinken wollen. Dadurch kaufst Du gezielt ein für das bestellte Essen. Die Umwelt und Dein Geldbeutel freuen sich beide darüber.

Online-Vorbestellungen nutzen

Frage präferierte Gerichte oder Getränke direkt in Deinem Ticketshop ab. So bestellst Du nur das, was Du wirklich benötigst. Gutscheine für die Verpflegung oder Pakete aus Ticket und Verpflegung sind eine gute Idee, Dein Angebot attraktiv zu erweitern.

Intelligentes Lager

Aufwendige Inventur ade! Das ist die Traumvorstellung. Ein Bestellungssystem, dass in Echtzeit Lagereingänge und -ausgänge erfasst, spart Dir aufwendige Zählungen oder Abgleich mit Excel-Listen. Werte außerdem Lagerstände nach der Veranstaltung aus, um ein Gefühl zu bekommen was Deiner Zielgruppe gefällt und in Zukunft sicher zu gehen, dass von diesem Produkt genug auf Lager ist.

Die Tools für Deine Veranstaltungsplanung, kombiniert oder einzeln?

Diese fünf Tools machen einen erheblichen Unterschied in der Effizienz und Effektivität Deiner Veranstaltungsplanung. Sie tragen dazu bei, den Prozess zu vereinfachen, Deine Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass Dein Event ein Erfolg wird. Inwieweit Du mehrere Puntke in einem Tool verbinden kannst, ist abhängig von der Lösung. Wenn Du Dir nicht sicher bist, hilft es die Anforderungen an jedes Tool zu sammeln und dann zu recherchieren welche Software die meisten Punkte Deiner Liste trifft. Alternativ lassen sich verschiedene Tools auch über Zapier verknüpfen und damit automatisieren. Für welchen Weg Du Dich auch entscheidest, digitale Tools sind dafür gemacht Deine Veranstaltungsplanung zu erleichtern und Eventmanager zu unterstützen.

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