Veranstaltungsberichte: diese 6 sind fundamental für Deine VeranstaltungLesezeit 4 Min

Veranstaltungsberichte: diese 6 sind fundamental für Deine VeranstaltungLesezeit 4 Min 2560 1829 egocentric Systems GmbH

In vielen Online Ticketing Systemen ist es schwierig, die wichtigsten Daten für Veranstaltungen zu finden und auszuwerten. Fehlt Dir auch oft der Veranstaltungsbericht, den Du gerade brauchst? Oder findest Du keinen passenden in Deiner Ticketing-Lösung?

Fünf Frauen sitzen um einem Tisch mit Laptop und analysieren Veranstaltungsberichte

Was Du davon hast: aussagekräftige Veranstaltungsberichte erleichtern Dir die Analyse Deiner Veranstaltungen, sind schnell im System zu finden und lassen sich individuell anpassen. In unserem Blogbeitrag stellen wir Dir 6 fundamentale Veranstaltungsberichte vor, die genau das leisten. Darüber hinaus sind sie die Basis zur effizienten Analyse Deiner Daten und zur Ableitung von Entscheidungen.

No. 1 Event Summary Report

Mit dem Event Summary Report erhältst Du eine Übersicht für die Verkäufe Deiner Veranstaltungen. Messe den Erfolg Deiner Events, indem Du analysierst, wie viel Umsatz in jeder Kategorie gemacht wurde, z.B. Tickets, Merchandise-Artikel, Gutscheine, Spenden. Lass Dir anzeigen, wie gut Du einzelne Ticketkategorien verkauft hast, was Du an Vorverkaufsgebühren eingenommen hast und wie weit Deine Veranstaltung bereits ausgelastet ist.

Zwei iMacs die den Event Summary Reports mit Tabellen und Statistiken zeigen
Event Summary Report (r.) und die Berichte im Überblick (l.) machen die Einschätzung Deines Events transparent

Dieser Bericht liefert eine sehr gute Gesamtübersicht darüber, wie erfolgreich Deine Veranstaltung in Zukunft sein kann und welche Teilbereiche Deine Aufmerksamkeit am dringendsten benötigen.

No. 2 Zahlungsmatching-Bericht

Aus buchhalterischer Sicht ist das Matching, also der Vergleich und die Gegenüberstellung von Finanzdaten Deiner Ticketverkäufe, unumgänglich. Daher ist der Abgleich Deiner Berichte für die Prüfung von Kreditkartenzahlungen von entscheidender Bedeutung. Vergleiche Deine Transaktionen in unserem Ticketing System mit den Geldern von Deinem Zahlungs-Gateway, um eventuelle Fehler zu beheben.

Damit erkennst Du Fehler, die aufgetreten sofort. Führe diesen Bericht am besten täglich aus, um sicherzustellen, dass Deine Informationen auf dem neuesten Stand sind.

No. 3 Erweiterter Verkaufsbericht

Wenn Du einen Veranstaltungsbericht benötigst, der es Dir erlaubt, Deine eigenen Verkaufserlöse auszuwählen (z.B. Informationen zum Kunden, Veranstaltungsdatumsbereiche uvm), dann solltest Du den benutzerdefinierten Umsatzbericht in Betracht ziehen. Führe denselben Bericht ohne Aufwand immer wieder aus, um Deine Suchzeit zu minimieren und um schneller gewünschte Informationen zu filtern.

Gib diesen Bericht an alle Benutzer in Deinem Veranstalter-Account frei, um sie über den Verkauf von Veranstaltungen auf dem Laufenden zu halten und zu informieren. Führe diesen Bericht jederzeit aus, wenn Du umfassende Verkaufsdaten benötigst.

No. 4 Erweiterter Kundenbericht

Weißt Du genügend über die Menschen, die Deine Veranstaltungen besuchen? Nein? Dann hilft Dir dieser Veranstaltungsbericht, das zu ändern. Du kannst z.B. die demografische Entwicklung Deiner Gäste verstehen. Diese Daten werden nicht nur Deine Marketingaktivitäten enorm verbessern, sondern können auch helfen die Beziehungen zu Deinen Gästen zu vertiefen.

Der Benutzerdefinierte Kundenbericht eignet sich perfekt, für die Momentaufnahme der Kaufgewohnheiten Deiner Besucher. Rufe Dir Daten wie den Namen Deines Besuchers, seine E-Mail-Adresse, die gekauften Eintrittskarten und die Gesamtzahl der Bestellungen ab, um mehr Informationen zu erhalten und das Besuchererlebnis zu verbessern.

No. 5 Will Call Bericht

Du arbeitest mit Hinterlegungs- oder Buchungslisten für alle Besucher des jeweiligen Veranstaltungstages? Die händische Führung solcher Unterlagen führt nicht selten zu großem Verarbeitungsaufwand und birgt zahlreiche Fehlerquellen. Ersetze diese manuellen Listen lieber früher als später! Stattdessen erstellst Du im Ticketing System sofort eine Liste der Abholer für Deine bevorstehenden Veranstaltungen.

Der Will Call Bericht hilft Dir, alle Gäste zusammen mit Deinen notwendigen Ticketinformationen zu erfassen – ähnlich einer Gästeliste. Der Bericht stellt fest, wo Deine Besucher ihre Eintrittskarten gekauft haben, und ermöglicht es Dir, sie nach Namen oder Bestellnummer des Besuchers zu sortieren. Wenn Du einen Überblick über Deine Besucher erhalten möchtest, ist der Will Call Report Deine Anlaufstelle am Tag Deiner jeweiligen Veranstaltung.

No. 6 Kassenbericht

Im Laufe Deiner täglichen Arbeit werden Du oder Deine Kassierer eine unglaubliche Menge von Transaktionen erzeugen, über die Du genau Buch führen musst. Mit dem Kassenbericht kannst Du eine Liste der von Deinen Mitarbeitern durchgeführten Verkaufsaktivitäten erzeugen. Dadurch erhältst Du eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Transaktionen, z.B. die Anzahl der Bar- oder Kreditkartenzahlungen, Umtauschaufträge und welcher Kassierer im jeweiligen Zeitraum für diese Aufträge zuständig war. Dieser Bericht ist ein großartiges Hilfsmittel, das Dich bei Deinen Kassenvorgängen unterstützt und Deine Kassenvorgänge erheblich verbessert.

iMac mit der Übersicht des Kassenberichts

Jetzt bist Du an der Reihe

Du hast jetzt erkannt, wie fundamental Veranstaltungsberichte für Dich und Deine Events sind! Sie machen Daten übersichtlicher, nachvollziehbar und erleichtern Dir das Finden der Information, die Du brauchst. Wie wir das mit unserem System umsetzen, hast du ebenfalls erfahren.

Du bist Dir noch nicht sicher oder hast noch Fragen. Wir würden uns freuen, Dir bei Deinen Herausforderungen zu helfen. Melde Dich gerne unter: [email protected]

Die Berichte unseres Systems sind Dein Ding?

Mit den Berichten von egocentric Systems wird die Abfrage Deiner Daten zum Kinderspiel. Buche Dir Deine persönliche Demo und überzeuge Dich selbst!

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