Besuchermanagement

Besuchermanagement umfasst alle Themen von A wie An- & Abreise bis Z wie Zuschauersicherheit und –ordnung. Dabei geht es um das gezielte Lenken des Besucherstroms. Jeder soll so einfach wie möglich an den für ihn vorgesehenen Ort gelangen. Dabei ist es vorteilhaft an Verkaufsständen vorbeigeführt zu werden, damit der Umsatz pro Besucher maximiert werden kann. Alle Möglichkeiten, dass Deine Besucher Unzufriedenheit verspüren, sollen gleichzeitig vermieden werden. Deswegen sind ein schneller Einlass und die Dankesnachricht nach dem gelungenen Event auch ein Teil des Besuchermanagements.

Eine effektive Kapazitätsplanung bildet das Fundament jeder erfolgreichen Veranstaltung. Dabei geht es nicht nur darum, die maximale Besucherzahl pro Location zu ermitteln, sondern auch um die optimale Verteilung der Gäste. Jede Location hat ihre Kapazitätsgrenzen, die es zu beachten gilt. Mit einer präzisen Planung stellst Du sicher, dass diese Grenzen nicht überschritten werden, was sowohl die Sicherheit als auch das Erlebnis der Besucher erhöht. Unterschiedliche Veranstaltungen erfordern unterschiedliche Platzkonzepte. Ob Sitz- oder Stehplätze, eine gute Planung sorgt für Komfort und Zufriedenheit Deiner Gäste.

Neben einem cleveren Ticketing, dass es dir einfach ermöglicht Deine Kapazität im Verkauf abzubilden, gibt es auch Technologien die während der Veranstaltung Besucherströme lenken. Nutze z.B. eine Inseat Ordering App, um Besucher zum nächsten Gastrostand zu leiten oder informiere, an welchen Ständen gerade mit der geringsten Wartezeit zu rechnen ist. Mittels Push-Benachrichigungen bringst Du relevante Informationen rund um Food & Beverages schnell an Dein Publikum und bietest Alternativen, die Wartezeiten minimieren.

Die Logistik und Infrastruktur sind das Rückgrat jeder Veranstaltung. Eine sorgfältige Planung von Toiletten, Verpflegungsständen und First-Aid-Stationen stellt sicher, dass Deine Gäste bestens versorgt sind. Eine gut koordinierte Planung des Auf- und Abbaus der Veranstaltungstechnik spart Zeit und Ressourcen. Eine durchdachte Verkehrslenkung und ausreichend Parkplätze verhindern Verkehrschaos und sorgen für eine stressfreie Anreise. Für eine erleichterte Planung macht es Sinn, sich Deine vergangenen Veranstaltungen anzusehen und Erkenntnisse aus den Auslastungen zu ziehen: Gab es Engpässe beim Einlass oder den Sanitätanlagen? An welchen Gastroständen wird mehr Personal benötigt? Welche Artikel waren besonders schnell ausverkauft?

Für solche Fragen im Food & Beverage Bereich eignen sich moderne Bestellsysteme, welche Verkäufe und Lagerbestände aufzeichnen oder sogar mittels vorgefertigter Berichte eine schnelle Auswertung ermöglichen. Solltest Du für Deine Veranstaltung sogar Vorbestellungen annehmen, hast Du noch einen Pluspunkt für Deine Lagerverwaltung und stellst sicher, dass jeder Besucher am Veranstaltungstag die Artikel kaufen kann, die er will.

Zusätzlich erlauben Dir solche Systeme, die Auslastung einzelner Verpflegungsstände zu analysieren und auszuwerten, wie Du Dein Personal geschickter verteilst, um Bestellauslieferungen noch zu beschleunigen. Für das Besuchermanagement stellen hier Schnelligkeit und die Anpassung an die Nachfrage die Schlüssel dar.

Eine klare und effektive Kommunikation entlang der kompletten Event-Journey ist der Schlüssel zu zufriedenen Besuchern. Informiere Deine Gäste frühzeitig über alle relevanten Details zur Anreise, Parkmöglichkeiten und den Zugang zur Veranstaltung. Ein umfassendes FAQ und eine Kundenservice-Hotline beantworten alle Fragen Deiner Gäste im Vorfeld und während der Veranstaltung. Nutze Social Media und Deine Website, um Deine Gäste stets auf dem Laufenden zu halten.

Zusätzlich können App-Lösungen eine weitere Möglichkeit sein, effektiv Deine Botschaften zu transportieren. Durch die ständige Präsenz von Smartphones, eröffnet Dir dieser Kanal auch während der Veranstaltung die Möglichkeit, Informationen zu teilen. Ein besonderes Plus für Dein Besuchermanagement ist die Nutzung einer Inseat Ordering App für Deine Gastroangebote. Mittels Push Benachrichtigungen kannst Du über Verkäufsstände informieren, besondere Angebote teilen oder über den Status einer Bestellung informieren und zur Abholung an den nächsten Stand motivieren.

Ein reibungsloser Ablauf während der Veranstaltung erhöht die Zufriedenheit Deiner Gäste. Koordiniere die Einlassströme, kontrolliere Tickets oder Akkreditierungen und manage die Schlangen und Wartezeiten. Mobile Bestellmöglichkeiten und bargeldlose Bezahlung können den Prozess weiter optimieren.

Zurück zum Besuchermanagement während des Events:
Ausschilderung und Wegweiser sowie der Einsatz von Personal zur Besuchersteuerung helfen, die Besucherströme zu lenken und Engpässe zu vermeiden. Sicherheits- und Ordnerpersonal sorgen für eine sichere und geordnete Veranstaltung. Eine gute Kommunikation mit Polizei und Rettungsdiensten ist essenziell. Gute Verpflegung, Hygienemaßnahmen und ein Fundbüro tragen maßgeblich zur Zufriedenheit Deiner Gäste bei. Stell Dir vor, Du kannst den Service bieten, dass wenn jemand etwas verliert, jeder Besucher eine Push Benachrichtigung erhält und der Besitzer somit sehr schnell sein Eigentum zurückerhält.

Zusätzlich schafft eine Echtzeit-Überwachung der Besucherzahlen und die Erfassung von Beschwerden eine schnellere Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse.

Auch nach der Veranstaltung ist gutes Besuchermanagement wichtig. Die Koordination der Abreise und eine durchdachte Verkehrslenkung sorgen für einen reibungslosen Ablauf bis zum Ende. Sammle und analysiere das Feedback Deiner Besucher, um zukünftige Veranstaltungen noch besser zu gestalten.