Die Planung eines Events kann eine komplexe und herausfordernde Aufgabe sein. Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, von der Auswahl des Veranstaltungsortes und der Erstellung eines Budgets bis hin zur Vermarktung und Durchführung des Events. Um diese Aufgabe zu erleichtern und sicherzustellen, dass Dein Event ein Erfolg wird, gibt es eine Reihe von Tools, die Du in Deine Veranstaltungsplanung integrieren solltest. In diesem Blogbeitrag stellen wir Dir fünf dieser unverzichtbaren Tools vor.
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1. Digitales Ticketsystem
Das erste Tool, das in keiner Veranstaltungsplanung fehlen sollte, ist ein digitales Ticketsystem. Ein solches System ermöglicht es Dir, den Ticketverkauf zu verwalten und zu überwachen, egal wo Du Dich befindest. Du kannst verschiedene Ticketarten anbieten, um ein breiteres Publikum anzusprechen, und Du kannst die Verkaufsdaten analysieren, um Trends und Muster zu erkennen. Dies kann Dir dabei helfen, Deine Marketingstrategie anzupassen und sicherzustellen, dass Dein Event ausverkauft ist. Und das im besten Fall Wochen vor dem Event. Diese Planungssicherheit lohnt sich.
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2. CRM-System
Teilnehmer erfassen, verwalten und zum Event wiedereinladen, all das setzt Du mit einem Customer Relationship Management (CRM) Tool um. Du kannst Besucherdaten sammeln und analysieren, um ein besseres Verständnis für Deine Zielgruppe zu erhalten. Dies hilft Dir dabei, Deine Marketingstrategie anzupassen und sicherzustellen, dass Du die richtige Zielgruppe ansprichst. Darüber hinaus kann ein CRM-System dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit und -loyalität zu erhöhen, was letztendlich zu höheren Ticketverkäufen führt.
3. Datentracking
Das dritte Tool, das Du in Deine Veranstaltungsplanung integrieren solltest, ist ein System zum Tracking von Marketingmaßnahmen. Hier arbeitest Du bestimmt schon mit „Google Analytics“ oder dem „Meta Business Manager„. Darüber hinaus solltest Du auf jeden Fall Aktivitäten wie Newsletter, Mailing-Kampagnen, Plakatwerbung, Zeitungswerbung und alle anderen Ideen, die Du hast, erfassen.
Mit System überwachst Du die Leistung Deiner Marketingkampagnen und analysierst das Verbesserungspotential. Du siehst, welche Kampagnen die meisten Ticketverkäufe generieren und welche nicht so gut abschneiden. Darüber hinaus lernst Du auch, wie Deine Kunden auf welches Werbedesign reagieren. Wenn beispielsweise Deine Kunden am besten auf Werbung reagieren, in der ein Rabattcode dargestellt ist, dann solltest Du die diese Information zu Nutze machen und mehr Budget auf diese Werbung investieren bzw. ähnliche Werbeangebote kommunizieren. All diese Informationen können Dir dabei helfen, Deine Marketingstrategie anzupassen und sicherzustellen, dass Du Dein Marketingbudget effektiv nutzt.
4. Digitale Einlasskontrolle
Ein weiteres unverzichtbares Tool für Deine Veranstaltungsplanung ist ein System für die digitale Einlasskontrolle. Ein solches System trägt dazu bei, den Einlassprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass nur Personen mit gültigen Tickets Zugang zu Deinem Event haben. Wir alle kennen die Videos von Menschen, die mit einer Warnweste und Klemmbrett ausgerüstet, sich auf jedes Festival einschleichen. Das muss nicht sein!
Darüber hinaus trägt ein System für die digitale Einlasskontrolle dazu bei, die Sicherheit bei Deinem Event zu erhöhen. Viele Supermärkte nutzen Gesichtserkennungssoftware, um Personen, die Hausverbot in der Kette haben, direkt beim Hineingehen zu erkennen und des Marktes zu verweisen. Genauso kannst Du eine Karte sperren und egal, an welchem Eingang der gesperrte Besucher es versucht, das Ticket ist ungültig und der Zugang zum Gelände wird verwährt.
5. Bestellsystem für Food & Beverage
Circa 11 Millionen Tonnen Lebensmittel landen in Deutschland pro Jahr im Müll (Quelle: BMLE.de). Davon entfallen 17% auf die Außer-Haus-Verpflegung. Wieviel ist es bei Deiner Veranstaltung? Ein digitales Bestell-Tool erleichtert Dir die Planung Deiner Logistik und schafft Transparenz in der Lagerhaltung. Im besten Fall erfragt Dein Ticketshop bereits beim Ticketkauf, was Deine Besucher gerne essen und trinken wollen. Dadurch kaufst Du gezielt ein für das bestellte Essen. Die Umwelt und Dein Geldbeutel freuen sich beide darüber.
Die Tools für Deine Veranstaltungsplanung, kombiniert oder einzeln?
Diese fünf Tools machen einen erheblichen Unterschied in der Effizienz und Effektivität Deiner Veranstaltungsplanung. Sie tragen dazu bei, den Prozess zu vereinfachen, Deine Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass Dein Event ein Erfolg wird. Inwieweit Du mehrere Puntke in einem Tool verbinden kannst, ist abhängig von der Lösung. Wenn Du Dir nicht sicher bist, hilft es die Anforderungen an jedes Tool zu sammeln und dann zu recherchieren welche Software die meisten Punkte Deiner Liste trifft. Alternativ lassen sich verschiedene Tools auch über Zapier verknüpfen und damit automatisieren. Für welchen Weg Du Dich auch entscheidest, digitale Tools sind dafür gemacht Deine Veranstaltungsplanung zu erleichtern und Eventmanager zu unterstützen.
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