5 Key Learnings aus der Wiedereröffnung Deines Events.Lesezeit 6 Min

5 Key Learnings aus der Wiedereröffnung Deines Events.Lesezeit 6 Min 2560 1696 egocentric Systems GmbH

Deine Wiedereröffnung lief so lala? Die Rückkehr zu einem Betrieb im New Normal lies viele Veranstalter aufatmen, gefolgt von der Ernüchterung sich neuer Hürden gegenüber zu sehen. Wir haben fünf Punkte gesammelt, die Du als Veranstalter aus Deiner Wiedereröffnung lernen kannst, damit dem nächsten WOW-Event nichts im Wege steht. Digitalisierte Ticketlösungen, eine erleichterte Zutrittskontrolle und kontaktloser Einlass sind nur einige Optimierungspunkte.

Kontaktfreier Einlass und einfache Zutrittskontrolle für die nächste erfolgreiche Wiedereröffnung

Der Sommer 2021 war die Saison der großen Wiedereröffnungen. Ein HURRA auf das neu aufgelebte Kulturprogramm, schillernde Festivals und belebte Stadtfeste! Doch Hygienekonzepte, 3G-Regelungen und die schwebende Drohung eines erneuten Lockdowns, erschweren den Veranstaltungbetrieb. Was für Deine Wiedereröffnung nicht so lief, kannst Du immer noch verbessern und Dich mit innovativen Ideen für den Herbst wappnen. Die gesammelten Key Learnings in unserem Beitrag zeigen Dir, wo Du ansetzen kannst! Du brauchst Tipps zur Bewertung des Risikos bei Deiner Veranstaltung? Schau Dir an, was das RKI zur Risikobewertung von Veranstaltungen empfiehlt.

Learning 1: Tickets mit Zeitfenster sind nicht nur etwas für Museen

Ein Ticket mit Zeitfenster bedeutet, Deine Besucher suchen sich bei der Ticketbuchung eine gewisse Besuchszeit aus. Die Besuchszeit regelt die Aufenthaltsdauer, welche ebenfalls auf dem Ticket vermerkt ist. Die Intervalle kannst Du vorher definieren und entsprechend Deiner Kapazitäten anpassen.

Tickets mit Zeitfensterbuchung eignen sich für jedes Event, das durch Besucherströme geprägt ist und geben Dir die Möglichkeit eines kontrollierten Besucherflusses. Außerdem kannst Du die Kapazität Deines Veranstaltungsortes optimal nutzen. Keine lästigen Warteschlangen für Deine Besucher! Keine Verstöße gegen Hygiene- und Abstandsregeln! Das Sahnehäubchen: Besucherplätze verfallen nicht. Beim Verlassen des Geländes kann der Platz neu gebucht werden und lässt Deine Kasse klingeln.

Das Ticketsystem von egocentric Systems bietet eine durchdachte Funktion zur Zeitfensterbuchung. Finde Deine passende Ticketoption.

Tickets mit Zeitfensterbuchung für kontrollierte Besucherströme

Learning 2: Offene Kommunikation schafft ein sicheres Gefühl

Feeling SAFE is feeling FUN! Mit dem Besuch Deines Events bekommst Du einen enormen Vertrauensvorschuss von Deinen Gästen. Vertrauen zu Deiner Community aufzubauen ist das A und O im New Normal. Dafür ist es wichtig, kontinuierlich zu kommunizieren und offen zu informieren. Tools zum Kundenmanagement und für Dein Marketing erleichtern Dir den Kontakt zu Deinen Fans. Versende Erinnerungs-Emails zu Deiner Wiedereröffnung und zeige transparent auf, wie ein Besuch in Deiner Location aussieht. Was müssen Besucher am Einlass beachten? Was ist bei einer Ticket-Rückgabe wichtig? Wie achtest Du auf die Sicherheit Deiner Gäste?

Die technologische Unterstützung eines CRM-Systems vereinfacht die Verwaltung Deiner Kundendaten und ist die Grundlage für zielgruppenspezifische Kommunikationskampagnen. Die Online Ticketing Software von egocentric Systems bietet Dir als Rundum-Lösung alle Funktionen, die Du für den Beziehungsaufbau zu Deiner Zielgruppe benötigst – ein integriertes CRM und zahlreiche Marketing-Tools.

Learning 3: Kontaktloser Einlass gehört zur Grundausstattung

Spendentipp-QR-Code-Einbinden

Ziel nach Deiner Wiedereröffnung sollte es sein, die Kontakte bei Deinem Event so weit einzuschränken wie möglich. Das beginnt bereits beim Kauf des Tickets. Deine Eintrittskarten online zu verkaufen, entlastet Dein Box Office und erweitert Deine Ticketpalette: mobile und Print-at-Home-Tickets unterstützen kontaktlose Einlassmöglichkeiten. Vor Ort kannst Du mit Hilfe von Ticket-Scannern eine elektronische Zutrittskontrolle realisieren. Die technische Unterstützung ermöglicht den kontaktlosen Ablauf, besticht durch weitere digitale Funktionen und ist simpel in der Bedienung. Je mehr kontaktlose Optionen Du anbietest, desto sicherer fühlen sich Deine Gäste.

Am Einlass können Deine Besucher ihr Ticket – Print oder mobil – selbst scannen und kontaktlos Dein Event betreten. egocentric Systems bietet seinen Kunden an, entsprechende Scanner zu mieten oder unterstützt das Implementieren eigener Geräte in das System. Weitere Vorteile der elektronischen Zutrittskontrolle sind die nachgelagerten Funktionen: in unserem Online Ticketing System kannst Du Dir anzeigen lassen wie viele Besucher auf Deinem Gelände sind und wie lange ihr Aufenthalt dauerte. So hast Du immer im Überblick wie viele Plätze Du noch verkaufen kannst oder ob Deine Location bereits ausgelastet ist.

Learning 4: Online-Abfragen erleichtern die Kontaktnachverfolgung

Daten über Daten. Die Pflicht der Kontaktnachverfolgung beschäftigt alle Veranstalter. Erste Hürde ist das Sammeln der benötigen Daten. Zettelwirtschaft am Veranstaltungsort und Warteschlangen gilt es zu vermeiden! Zweite Hürde ist das Verwalten der Daten, um bei Bedarf schnell die Information zu finden, die gebraucht wird. Beide Punkte lassen sich lösen, wenn Du Deine Tickets auch online verkaufst.

Eine clever durchdachte Online Ticketing Lösung, wie die von egocentric Systems 😉, ermöglicht Dir eine Abfrage der Kundeninformationen direkt während der Ticketbuchung. Formulare kannst du selbst erstellen und in den Kaufprozess integrieren. Die angelegten Profile Deiner Gäste lassen sich mittels CRM leicht verwalten und optimieren die Suche nach den gewünschten Informationen. Selbstverständlich erfolgt die Verarbeitung der Daten DSGVO-konform im System.

Learning 5: Auf weitere Verkaufsoptionen zu setzen, ist nicht nur in Krisenzeiten lukrativ

Beitragsbild Biete Shows und Performances online an

Der Lockdown machte Veranstalter offen für neue innovative Eventformate. Falls Du noch nicht auf den Zug aufgesprungen bist, empfehlen wir Dir das pronto nachzuholen. Wie wäre es mit einer eigenen Mediathek, in der Du Zusatzmaterial oder Aufzeichnungen ganzer Veranstaltungen anbietest? Mittels Bezahlschranke verkaufst Du für Dein digitales Angebot ebenfalls Tickets. Du kannst Dein Event auch zusätzlich als Livestream anbieten und das Potenzial für doppelte Einnahmen schaffen. Darüber hinaus öffnet Dir ein digitales Angebot die Tür zu einer größeren Zielgruppe und macht Deine Marke online präsenter.

Die Lösung von egocentric Systems bietet eine schnelle Option für Videoinhalte, die Du direkt auf Deiner Webseite integrieren kannst. Wir sehen den riesen Vorteil der Funktion in der Pflege der Beziehung zu Deinen Gästen. Die Unterhaltung für zu Hause schafft Nähe zu Deinem Angebot und ist die Gelegenheit zum Netzwerken und der Community-Bildung. Integrierte Funktionen zum Chatten und ein Spenden-Plugin ergänzen das Online-Erlebnis.

Das solltest Du Dir mitnehmen

1

Digitalisiere Prozesse, um Dir die Verwaltung Deines Events im New Normal zu erleichtern. Vom Online Ticketing bis zur Kontaktnachverfolgung gibt es digitale Angebote. Mit unserer Online Ticketing Software erhältst Du alle Funktionen in einer Lösung – JACKPOT!

2

Nutze Deinen Veranstaltungsort optimal und verkaufe effizient Eintrittskarten. Tickets mit Zeitfensterbuchung entzerren Besucherströme und machen aus einem Ticket pro Besucherplatz, so viele wie Du willst. Ein digitales System im Hintergrund erlaubt Dir die Auslastung Deines Events zu überwachen.

3

Mach es kontaktlos, wenn möglich. Ob mit speziellen Ticketarten, einem Scanner-System zur elektrischen Einlasskontrolle oder ein Online-Angebot für Deine Fans zu Hause. Fächere Dein Angebot breit und setze auf technologische Unterstützung, um Dein WOW-Event auch im New Normal zu kreieren.

Du bist Dir noch nicht sicher oder hast noch Fragen. Wir würden uns freuen, Dir bei Deinen Hürden zu helfen. Melde Dich gerne unter: info@egocentric-systems.de

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