egocentric Systems GmbH

All-in-One Ticketing Software Lösung
Sven Müller spricht auf der Bühne beim Neujahsempfang in Cottbus zu Partnern & Sponsoren des FC

egocentric Systems wird offizieller Ticketingpartner des FC Energie Cottbus

egocentric Systems wird offizieller Ticketingpartner des FC Energie Cottbus 1051 701 egocentric Systems GmbH

Dresden, 03.05.2025. Die egocentric Systems GmbH ist ab der Spielzeit 2025/2026 neuer offizieller Ticketingpartner des FC Energie Cottbus.

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Gemeinsame Darstellung des FC Energie Cottbus und egocentric Systems Logos als Symbol der neuen Partnerschaft

Die Partnerschaft wurde bereits im Januar dieses Jahres im Rahmen des Neujahrsempfangs beim FC Energie Cottbus erstmals offiziell verkündet. Vor einem hochkarätigen Publikum präsentierte sich egocentric Systems Geschäftsführer Sven Müller stellvertretend für das gesamte Team den anwesenden Gästen aus Sponsoren, Partnern und Unterstützern des Vereins. Dieses Miteinander steht ganz im Zeichen kontinuierlicher Weiterentwicklung, auf die sowohl der FC Energie Cottbus als auch die egocentric Systems ganz besonderen Wert legen. Die Zusammenarbeit umfasst nicht nur eine innovative Ticketinglösung, sondern auch die Modernisierung der Hardware-Infrastruktur vor Ort sowie in allen Vorverkaufsstellen des Clubs.

Für das Ticketing des Vereins war zudem eine transparente und offene Kommunikation mit dem neuen Partner essenziell: „Mit egocentric Systems haben wir einen Partner gefunden, der unsere Wachstumsstrategie teilt und uns flexibel unterstützt. Wir freuen uns auf die anstehenden Projekte und sind schon intensiv dabei, die Weichen für die schon nahende Saison zu stellen, um für unsere Fans einen reibungslosen und unkomplizierten Übergang schaffen zu können“, so Antje Mitula, Ticketmanagerin des FC Energie Cottbus.

Der FC Energie Cottbus entschied sich für egocentric Systems, da das Angebot nicht nur durch Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit überzeugt, sondern auch die Möglichkeit bietet, bestehende Hardware-Infrastrukturen zu integrieren, modernisieren und an die Bedürfnisse der Energiefans anzupassen. Die Plattform bietet eine offene API-Struktur, um zukünftige digitale Services schnell und einfach einzubinden und so die wachstumsorientierte Entwicklung des Vereins zu unterstützen.

Dieser Auffassung schließt sich Sven Müller an: „Der FC Energie Cottbus ist ein Verein mit einer klaren Vision: kontinuierliche Weiterentwicklung und Wachstum auf und neben dem Platz. Genau diese Ausrichtung begeistert uns. Unser Ziel ist es, nicht nur eine innovative Ticketinglösung zu liefern, sondern auch die technische Basis vor Ort zu stärken und langfristig weiterzuentwickeln.“

Sven Müller spricht auf der Bühne beim Neujahsempfang in Cottbus zu Partnern & Sponsoren des FC

Über den FC Energie Cottbus
Der FC Energie Cottbus e.V. ist das sportliche Aushängeschild der Lausitz und bekannt für seine Leidenschaft, Tradition und enge Verbundenheit mit der Region. Gegründet im Jahr 1966, hat sich der Verein zu einem festen Bestandteil des deutschen Fußballs entwickelt und blickt auf eine bewegte Geschichte zurück – von Erfolgen in der Bundesliga bis hin zu großen Momenten im DFB-Pokal.

Über egocentric Systems
egocentric Systems ist seit über 15 Jahren ein verlässlicher Partner in den Bereichen Kultur, Sport und Entertainment. Mit umfassendem Know-how im Veranstaltungswesen und der Softwareentwicklung hat das Team eine Inhouse-Ticketinglösung entwickelt, die es Veranstaltern ermöglicht, Tickets effizient und erfolgreich zu verkaufen. So können sich Veranstalter voll und ganz auf die Organisation ihres Events konzentrieren.

Welche WoW Events nutzen noch egocentric Systems?

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Erfolgreiche Eventplanung dank Event-Marketingplan

Erfolgreiche Eventplanung dank Event-Marketingplan 2560 1790 egocentric Systems GmbH

Die Eventbranche ist dynamisch und ständig im Wandel – was heute funktioniert, ist morgen schon überholt. Doch eines bleibt konstant: Die Macht eines starken Marketingplans für den Erfolg Deines Events. Ein durchdachter Marketingplan hilft Dir nicht nur, Deine Zielgruppe zu erreichen, sondern auch, Deine Ressourcen effizient zu nutzen und Deine Ziele klar zu definieren.

In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du einen effektiven Event Marketingplan für 2025 erstellst – egal, ob Du ein kleines Get-together oder ein großes Festival planst. Wir zeigen Dir verschiedene Arten von Marketingplänen, was in jedem guten Plan enthalten sein sollte und geben Dir praxisnahe Tipps, damit Du direkt durchstarten kannst.

Du willst Dein Marketing-Game verbessern?

Entdecke unseren kostenlosen Marketingleitfaden und profitiere von unserer Erfahrung in den Bereichen Kultur, Sport und Live-Entertainment.

Eine Frau steht nachdenklich vor einem Whiteboard, auf dem ein Wochenplan mit Post-it's und verschiedenen Social-Media-Kanälen zu sehen ist.


Diese Arten von Event-Marketingplänen gibt es

Es gibt verschiedene Arten von Marketingplänen, die abhängig sind von der Art des Events, dem Budget und den Zielen. Im Allgemeinen lassen sich Marketingpläne in folgende Kategorien unterteilen:

Langfristige Marketingpläne:
Diese Art von Plan deckt einen Zeitraum von mehreren Monaten oder Jahren ab und wird oft für große Events oder Serien von Veranstaltungen erstellt. Sie sind besonders für Jahresprogramme, Messen oder Festivals geeignet, bei denen ein strategischer Überblick wichtig ist.

Kurzfristige Marketingpläne:
Diese Pläne konzentrieren sich auf einzelne Veranstaltungen und sind besonders in der Endphase der Eventvorbereitung wichtig. Sie beinhalten präzise Maßnahmen für die Promotion in den letzten Wochen vor dem Event.

Produkt- oder Dienstleistungsbasierte Marketingpläne:
Bei dieser Art von Plan geht es um die Bewerbung spezieller Produkte oder Dienstleistungen während des Events. Dazu zählen zum Beispiel VIP-Tickets, Merchandising-Produkte oder Sponsorenaktionen.


Warum lohnt sich ein Event-Marketingplan?

Ein gut durchdachter Marketingplan hat viele Vorteile:
  • Klarheit: Du weißt genau, was zu tun ist und wann es zu tun ist.
  • Effizienz: Du kannst Ressourcen besser einsetzen und verschwendest keine Zeit auf unwichtige Maßnahmen.
  • Messbarkeit: Du kannst den Erfolg Deiner Kampagnen direkt verfolgen und optimieren.
Die Erstellung eines Marketingplans ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Event, da er Dir hilft, Deine Ziele systematisch zu erreichen und Dein Event optimal zu bewerben.


In 9 Schritten zu Deinem Event-Marketingplan


Inhalte eines Marketingplans

Ein effektiver Marketingplan für Events sollte alle relevanten Aspekte der Eventvorbereitung und -durchführung abdecken. Hier eine Übersicht der wesentlichen Bestandteile, auf die wir nachfolgend näher eingehen werden:
  • Zielsetzung und KPIs
  • Zielgruppenanalyse (Personas)
  • Kampagnenplanung
  • Contentstrategie und Kommunikationskanäle
  • Budgetplanung
  • Zeitplan und Meilensteine
  • Ressourcenplanung
  • Messung und Auswertung

1. Ziele und KPI’s setzen

Die Zielsetzung ist der Grundstein eines jeden Marketingplans. Was möchtest Du mit Deiner Veranstaltung erreichen? Klassische Ziele im Eventmarketing können sein:
  • Steigerung des Ticketverkaufs um X %
  • Steigerung der Markenbekanntheit
  • Verbesserung der Besucherbindung
KPIs (Key Performance Indicators) helfen dabei, den Erfolg zu messen. Diese können beispielsweise beinhalten:
  • Anzahl der verkauften Tickets
  • Social Media Engagement (Likes, Shares, Kommentare)
  • Öffnungsraten von Newslettern

2. Zielgruppen mithilfe von Personas definieren

Bevor Du Deine Marketingmaßnahmen umsetzt, musst Du verstehen, wer Deine Zielgruppe ist. Die Bedürfnisse und Wünsche Deiner Zielgruppe lassen sich mit sogenannten Personas klarer definieren. Bei dieser Methode werden fiktive Personen der Zielgruppen mit ihren individuellen Anforderungen modelliert, um diese im Planungsprozess besser berücksichtigen zu können (Deutsches Institut für Marketing, 2024). Dafür stellst Du Dir unter anderem folgende Fragen:
  • Wer sind Deine Teilnehmer:innen?
  • Welche Probleme möchten sie mit Deinem Event lösen?
  • Welche Kommunikationskanäle nutzen sie?
Beispiel:
Wenn Du ein Kulturfestival organisierst, könnte eine Deiner Personas „Anna, 34, Kunstliebhaberin, die nach außergewöhnlichen Erlebnissen sucht“ sein. Ihre Bedürfnisse: einzigartige Events, hoher Erlebniswert, Zugang zu exklusiven Künstlern.

3. Kommunikationskanäle auswählen

Da Du nun eine klarere Vorstellung Deiner Zielgruppen(n) hast, kannst Du die geeignetsten Kommunikationskanäle für Deine Eventpromotion auswählen. Denke daran, dass nicht jede Zielgruppe auf jedem Kanal erreichbar ist und es sinnvoll sein kann, deshalb die Kundenansprache kanalabhängig leicht zu variieren.

Beispiel-Kanäle:
  • Social Media (Instagram, TikTok, Facebook)
  • E-Mail-Marketing
  • Event-Website & Blog

4. Kampagne planen

Ein Marketingplan ist nicht nur eine Sammlung von Maßnahmen, sondern eine strategische Planung. Definiere, welche Marketingkampagnen Du in welchem Zeitraum durchführen möchtest. Dies kann beinhalten:
  • Frühbucheraktionen
  • Social Media Challenges
  • Influencer-Marketing-Kampagnen
Beispiel:
Für ein Konzert kannst Du z. B. eine „Early-Bird-Ticketaktion“ für die ersten 100 Käufer und eine „VIP-Fan-Erfahrung“ für Social Media-Bewerber einplanen.

5. Budget und Ressourcen planen

Das Marketingbudget ist ein entscheidender Faktor. Wie viel Geld kannst Du für Werbung, Social Media Ads, Influencer-Kooperationen und Werbematerialien ausgeben?
Berücksichtige auch unvorhergesehene Kosten. Eine flexible Budgetplanung hilft, Engpässe zu vermeiden.
Aber auch Humankapital will durchdacht werden. Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Und welche externen Ressourcen wie Fotografen oder Designer benötigst Du? Eine klare Ressourcenplanung hilft, den Überblick zu behalten und Aufgaben effizient zu delegieren.

6. Content erstellen

Dein Marketingplan muss die richtige Contentstrategie beinhalten. Welche Inhalte möchtest Du verbreiten? Wie und wann tust Du das?  Wichtig ist, eine kanalübergreifende Strategie zu entwickeln.

7. Zeitplan und Meilensteine festlegen

Setze klare Zeitpläne und Meilensteine für Deine Marketingmaßnahmen. Wann soll die Ticketvorverkaufsphase starten? Wann planst Du Deine Social-Media-Kampagnen? Achte darauf, dass die Aufgaben gut verteilt sind, damit die Vorbereitungen rechtzeitig abgeschlossen werden.

8. Maßnahmen umsetzen

Jetzt geht es in die heiße Phase! Beginne mit der Umsetzung Deiner geplanten Maßnahmen. Die Verkaufszahlen Deines Events sind ein erster Anhaltspunkt für den Erfolg oder Misserfolg Deiner Kampagnen.

9. Ergebnisse messen und auswerten

Wie misst Du den Erfolg Deiner Kampagnen? Am besten über die Erreichung Deiner KPI’s aus Schritt 1! Eine detaillierte Auswertung nach dem Event gibt Dir Aufschluss darüber, was funktioniert hat und was nicht. Das hilft Dir, beim nächsten Event noch gezielter vorzugehen.

Vorlage für Deinen Marketingplan

In der Vorlage enthalten:
  • konkrete Maßnahmen
  • Beispiele für richtige Zielgruppenansprache
  • mögliche Marketingkanäle
  • übersichtlicher Zeitplan

Tipps zur Erstellung Deines Marketingplans

1. Sei realistisch bei den Zielen: Überambitionierte Ziele können demotivieren.

2. Verwende Personas: Je genauer Du Deine Zielgruppen kennst, desto besser kannst Du Deine Maßnahmen anpassen.

3. Achte auf eine flexible Budgetplanung: Plötzlich auftretende Chancen sollten auch berücksichtigt werden.

4. Kanalübergreifend arbeiten: Verbinde verschiedene Kanäle und behalte immer das Gesamtbild im Auge.

5. Kontinuierlich messen: Der Plan ist nicht in Stein gemeißelt – nutze die Auswertungen für Anpassungen während des Prozesses.

Gut zu wissen
Antworten auf
Eure Fragen.
  • Unsere Lösung kommt mit einem eigens entwickelten und integrierten CRM Funktionen in der Grundausstattung. Hier werden Verkaufshistorie, Statistiken und Käuferbeziehungen übersichtlich aufgeführt und können entsprechend Deiner Ziele ausgewertet werden.

    Wenn Du bereits über ein eigenes CRM-System verfügst, müssen wir individuell prüfen welches System Du nutzt und ob ein Datenaustausch möglich ist. In einem gemeinsamen Gespräch mit unseren Event Experten können wir Dich besser kennenlernen und genauer auf die Fragen zu Deiner aktuellen Infrastruktur eingehen: Vertrieb kontaktieren

  • Datensicherheit hat bei egocentric Systems höchste Priorität. Die Plattform entspricht allen gängigen Datenschutzstandards, einschließlich der DSGVO. Mehr Informationen findest Du in unserem DSGVO-Statement.

  • Wir bieten für unsere SaaS-Lösung flexible Preismodelle an, die auf die Bedürfnisse von Veranstaltern zugeschnitten sind. Es gibt keine versteckten Gebühren.

  • Absolut. Mit der SaaS-Lösung hast Du die volle Kontrolle über Preisgestaltung und Rabattaktionen.

  • Die Nutzung unserer Lösung bietet die vielversprechendsten Ergebnisse ab einer gewissen Veranstaltungsgröße, damit Du das volle Potenzial aus den Funktionen schöpfen kannst.

    Als kleiner Veranstalter mit einer ausgewählten Zahl an Events oder kleinen Ticketkontingenten, arbeiten wir gerade an einem Update, der die Bedürfnisse für Dic besser trifft. Wenn Du das nicht verpassen willst, dann abonniere unseren Newsletter und werde als erstes benachrichtigt.

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Über welche Sicherheitsaspekte sollte ein Online Ticketingsystem verfügen?

Über welche Sicherheitsaspekte sollte ein Online Ticketingsystem verfügen? 2560 2560 egocentric Systems GmbH

Online-Ticketing ist für Veranstalter heute unverzichtbar – es ermöglicht einen schnellen Verkauf, effiziente Gästeregistrierung und einen bequemen Zugang zu Events. Doch mit der Digitalisierung steigt auch das Risiko von Cyberangriffen, Ticketbetrug und Datenmissbrauch. Hacker versuchen, sich Zugang zu sensiblen Nutzerdaten zu verschaffen, Bots kaufen Tickets in Massen auf, um sie überteuert weiterzuverkaufen, und gefälschte Tickets können zu Einlassproblemen führen. Die Konsequenzen? Frustrierte Kunden, finanzielle Verluste und ein massiver Vertrauensverlust in die Marke des Veranstalters. Umso wichtiger ist es, dass ein Online-Ticketingsystem höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Doch auf welche Sicherheitsaspekte sollten Veranstalter achten?

Sichere
Ticketing-
Systeme

Der Schutz persönlicher Daten ist ein zentrales Element jedes Ticketingsystems. Ein DSGVO-konformes System stellt sicher, dass personenbezogene Informationen wie Name, Adresse oder Zahlungsdaten sicher verarbeitet werden. Wichtig sind auch rollenbasierte Zugriffskontrollen: gestaffelte Rechte schützen sensible Daten, da nicht jeder Mitarbeiter uneingeschränkten Zugang zum System hat. Zudem sorgt eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für zusätzliche Sicherheit, indem sie neben dem Passwort einen zweiten Bestätigungsfaktor erfordert. Verschlüsselungstechnologien wie SSL/TLS stellen sicher, dass Datenübertragungen nicht von Dritten abgefangen werden können. Ein sicheres Ticketingsystem minimiert so das Risiko von Datenmissbrauch und stärkt das Vertrauen der Ticketkäufer.

Gefälschte Tickets oder Massenkäufe durch Bots beeinträchtigen nicht nur den Ticketverkauf, sondern auch das Event-Erlebnis der Besucher. Hochwertige Online-Ticketing-Plattformen setzen deshalb auf Technologien wie Captchas und Bot-Erkennungssoftware, um automatisierte Käufe zu unterbinden. Dynamische QR-Codes und NFC-Tickets verhindern das Kopieren oder mehrfaches Nutzen eines Tickets. Zudem sollte das System Mechanismen bieten, um den Weiterverkauf zu regulieren, etwa durch personalisierte Tickets oder eine Begrenzung der Ticketanzahl pro Kunde. So bleibt der Ticketverkauf fair und sicher – und Veranstalter schützen sich vor Umsatzeinbußen durch Betrug.

Schutz
vor Ticket-
betrug
sichere
Zahlungs-
abwicklung

Ein sicheres Ticketingsystem muss eine geschützte Zahlungsabwicklung gewährleisten, um Betrug und Datenmissbrauch zu verhindern. Dazu gehört die PCI-DSS-Compliance, die höchste Sicherheitsstandards bei Kreditkartenzahlungen sicherstellt. Tokenisierungstechnologien sorgen dafür, dass Zahlungsinformationen nicht im System gespeichert werden, sondern in verschlüsselter Form verarbeitet werden. SSL/TLS-Verschlüsselung verhindert, dass Zahlungsdaten während der Transaktion abgefangen werden können. Zudem sind Maßnahmen wie 3D Secure (z. B. Verified by Visa oder Mastercard SecureCode) essenziell, um betrügerische Zahlungen zu erkennen. Veranstalter sollten daher nur auf Ticketing-Anbieter setzen, die höchste Sicherheitsstandards in der Zahlungsabwicklung garantieren.

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egocentric Systems – Hohe Sicherheit für Dein Ticketing

  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Schutz personenbezogener Daten nach höchsten Standards
  • PCI-DSS-konforme Zahlungsabwicklung: Maximale Sicherheit für Kreditkartenzahlungen
  • Tokenisierung & 3D-Secure: Zahlungsdaten werden nicht gespeichert, zusätzliche Authentifizierung für mehr Schutz
  • Limitierung der Ticketkäufe: Verhindert Massenaufkäufe und Ticket-Skalping
  • Gestaffelte Rechte für Systemnutzer: Datenschutz durch Zuordnung verschiedener Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen
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Gibt es Ticketing Systeme ohne Servicegebühren?

Gibt es Ticketing Systeme ohne Servicegebühren? 2560 2560 egocentric Systems GmbH

Bei der Wahl eines SaaS-Ticketing-Systems stoßen Veranstalter oft auf verschiedene Gebührenmodelle. Neben Servicegebühren, die pro verkauftem Ticket, als Warenkorbsgebühren oder Servicepauschalen anfallen, gibt es oft Zahlungsabwicklungsgebühren, Plattformgebühren oder sogar Setup- und Abo-Kosten. Während einige Anbieter mit „keinen Servicegebühren“ werben, bedeutet das oft, dass die Kosten entweder auf Käufer umgelegt oder über andere Gebühren kompensiert werden. Für Veranstalter ist es entscheidend, diese Kosten genau zu prüfen, da sie direkten Einfluss auf die Preisgestaltung, die Marge und die Attraktivität des Angebots für Kunden haben. Ein transparenter Blick auf das Gebührenmodell hilft, Überraschungen zu vermeiden und die beste Lösung für das eigene Eventgeschäft zu finden.

Anbieter
ohne
Gebühren?

Viele Veranstalter tappen in die Falle vermeintlich „gebührenfreier“ Ticketsysteme, weil sie glauben, keine direkten Kosten zu haben. Doch in Wirklichkeit werden die Gebühren oft an den Endkunden weitergegeben – und das mit teils drastischen Folgen.  Studien zeigen, dass unerwartete Zusatzkosten zu Kaufabbrüchen führen und das Vertrauen in den Anbieter schmälern (Baymard Institute).
Kunden reagieren besonders sensibel auf zusätzliche Gebühren, die erst im Warenkorb sichtbar werden, da sie die unerwarteten Mehrkosten als intransparent und unfair empfinden. Für einige könnte diese Preiserhöhung ihre Zahlungsbereitschaft überschreiten, sodass sie den Kauf abbrechen. Alle anderen sind offenbar bereit, für die Veranstaltung mehr auszugeben – warum also nicht selbst den Preis erhöhen und den zusätzlichen Gewinn einbehalten, anstelle Aufschläge von bis zu 25 % an den Anbieter abzutreten?

Beim Vergleich von Ticketinganbietern sollten Veranstalter also nicht nur die offensichtlichen Servicegebühren pro Ticket betrachten, sondern auch versteckte Kostenstrukturen hinterfragen. Ein entscheidender Punkt sind die eben genannten Warenkorbsgebühren. Manche Anbieter werben mit niedrigen oder gar keinen Ticketgebühren, erheben aber stattdessen hohe Zahlungs- oder Bearbeitungsgebühren im Checkout. Diese Praxis nimmt Veranstaltern die Kontrolle über ihre Preisgestaltung.
Ebenso wichtig ist ein Blick auf Zahlungsabwicklungsgebühren, die je nach Anbieter variieren und oft pro Transaktion anfallen. Auch Set-up-Gebühren oder monatliche Fixkosten sollten geprüft werden, da sie gerade für kleinere Veranstalter schnell unrentabel werden können. Eine transparente Gebührenstruktur bedeutet, dass der Veranstalter genau weiß, welche Kosten ihn erwarten – und dass der Endkunde nicht erst im Warenkorb von zusätzlichen Gebühren überrascht wird.

Ein fairer Vergleich zeigt Dir also, welche Lösung sowohl wirtschaftlich als auch für Deine Ticketkäufer attraktiv ist.

Lies das
Klein-
gedruckte
ALTERNATIVE
GEBÜHREN-
STRUKTUREN

Wenn Du auf Servicegebühren pro Ticket verzichten willst, dann gibt es Alternativen:

  • Prozentuale Beteiligung am Ticketpreis:
    Der Anbieter erhält einen festen Prozentsatz pro verkauftem Ticket
  • Pauschale Servicegebühr pro Jahr:
    Veranstalter zahlen eine feste Summe unabhängig von der Anzahl der verkauften Tickets

Beide Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile. Prozentuale Beteiligung sorgt für eine direkte Kopplung der Gebühren an den Ticketpreis, kann aber bei hochpreisigen Events teuer werden.  Pauschale Gebühren lohnen sich besonders für Veranstalter mit hohem Ticketvolumen, da die Kosten planbar bleiben und nicht mit jedem verkauften Ticket steigen. Welche Lösung die beste ist, hängt letztlich von der Menge und dem Preis der verkauften Tickets ab – ein genauer Blick auf die eigenen Verkaufszahlen hilft, die wirtschaftlich sinnvollste Entscheidung zu treffen.

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egocentric Systems – das beste Preis-Leistungs-Verhältnis im Ticketing

  • Transparente und faire Kosten: Du weißt genau, was Du zahlst.
  • Keine Vorverkaufsgebühren: Es gibt bei der egocentric Systems keine systemseitigen Vorverkaufsgebühren. Du willst VVK-Gebühren erheben? Kein Problem! Die Erlöse landen in Deiner Tasche.
  • Flexibilität: Steigere Deine Gewinne um bis zu 6 %, indem du das Payment als Veranstalter selbst abwickelst.
  • Modernste Tools: Echtzeit-Analytics, CRM-Integration und automatisiertes Marketing erleichtern Dir die Arbeit und steigern Deinen Erfolg.
  • Maximierung Deiner Einnahmen: Abgesehen von der Systemgebühr landet jeder Euro direkt bei Dir.
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Was Veranstalter über Software as a Service (SaaS) im Ticketing wissen sollten

Was Veranstalter über Software as a Service (SaaS) im Ticketing wissen sollten 1008 756 egocentric Systems GmbH

Die Welt des Ticketverkaufs hat sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Veranstalter aus Kultur, Sport und Live Entertainment, die Jahr für Jahr zehntausende Tickets verkaufen, stehen vor der Herausforderung, nicht nur den Verkauf effizient zu organisieren, sondern auch die Kontrolle über Kundendaten und Marketing zu behalten. Hier kommt Software as a Service (SaaS) ins Spiel – eine Lösung, die nicht nur Flexibilität bietet, sondern auch eine echte Alternative zu klassischen Ticketportalen darstellt. Doch was genau bedeutet SaaS im Ticketing, und warum sollte es auf der Agenda jedes Veranstalters stehen? Lass uns einen Blick darauf werfen.

Wie die SaaS Lösung im Einsatz funktioniert?

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Was bedeutet Software as a Service (SaaS) im Ticketing?

Software as a Service, kurz SaaS, ist ein Modell, bei dem Software nicht lokal auf einem Computer installiert wird, sondern über das Internet bereitgestellt wird. Im Ticketing-Bereich bedeutet das, dass Veranstalter auf eine Cloud-basierte Plattform zugreifen, die ihnen alle Funktionen für den Ticketverkauf bietet – von der Erstellung von Veranstaltungen bis hin zur Abwicklung von Zahlungen und der Verwaltung von Kundendaten.

Das Besondere: Bei SaaS-Lösungen läuft alles über eine zentralisierte Plattform, die kontinuierlich aktualisiert wird. Dadurch entfallen aufwendige Updates und Wartungsarbeiten, die bei herkömmlicher Software oft Kopfschmerzen bereiten. Veranstalter können sich stattdessen auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den Erfolg ihrer Events.

Welche Funktionen bietet eine SaaS-Lösung im Vergleich zu einem klassischen Ticketportal?

Die Unterschiede zwischen SaaS-Lösungen und traditionellen Ticketportalen sind oft gravierender, als es auf den ersten Blick scheint. Hier sind einige Schlüsselbereiche, in denen SaaS-Lösungen herausstechen:

1. Volle Kontrolle über Kundendaten

Ticketportale agieren meist als Zwischenhändler. Sie sammeln Kundendaten, verwalten diese selbst und geben Veranstaltern nur eingeschränkte Einblicke. Mit einer SaaS-Lösung hingegen haben Veranstalter direkten Zugriff auf alle Kundendaten. Das ist nicht nur ein Vorteil für gezieltes Marketing, sondern auch essenziell, um langfristig starke Kundenbeziehungen aufzubauen.

2. Individualisierbares Branding

Ticketportale haben ihre eigene Markenidentität – und diese steht oft im Vordergrund. Eine SaaS-Lösung ermöglicht es Veranstaltern hingegen, ihre eigene Marke prominent zu platzieren. Vom Design der Tickets über die Benutzeroberfläche bis hin zur Bestätigungsmail bleibt alles in der Hand des Veranstalters.

3. Dynamische Preismodelle

Mit einer SaaS-Lösung können Veranstalter ihre Preismodelle flexibel gestalten. Ob frühe Buchungsrabatte, Last-Minute-Angebote oder VIP-Upgrades – die Plattform bietet die Tools, um Preise je nach Nachfrage und Zielgruppe dynamisch anzupassen.

4. Integration mit anderen Systemen

SaaS-Plattformen bieten oft Integrationen mit anderen Tools wie CRM-Systemen, Newsletter-Software oder Zahlungsdienstleistern. Das macht es einfacher, verschiedene Prozesse nahtlos miteinander zu verknüpfen und effizienter zu arbeiten.

5. Echtzeit-Reporting

Statt auf wöchentliche Berichte eines Portals zu warten, ermöglichen SaaS-Lösungen Zugriff auf Echtzeit-Daten. Veranstalter können so Verkaufszahlen, Umsätze und weitere KPIs jederzeit einsehen und fundierte Entscheidungen treffen.

Welche Vorteile bietet SaaS im Ticketing in Bezug auf Anpassbarkeit und Flexibilität?

Einer der größten Vorteile von SaaS-Lösungen ist ihre Anpassbarkeit. Im Gegensatz zu starren Portalen, die über begrenzte Optionen verfügen, bieten SaaS-Lösungen eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten:

Skalierbarkeit nach Bedarf: Egal, ob du ein einziges Event mit 20.000 Tickets oder eine ganze Serie von Veranstaltungen planst – SaaS-Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit deinen Anforderungen wachsen. Zusätzliche Funktionen oder Kapazitäten können einfach hinzugefügt werden.

Personalisierte Kundenerlebnisse: Dank des direkten Zugriffs auf Kundendaten können Veranstalter ihre Marketingkampagnen besser auf ihre Zielgruppe zuschneiden. Automatisierte Follow-ups, personalisierte Angebote und exklusive Rabatte für Stammkunden sind nur einige der Möglichkeiten, die SaaS bietet.

Benutzerfreundlichkeit: SaaS-Lösungen legen großen Wert auf intuitive Benutzeroberflächen. Veranstalter und deren Teams benötigen oft keine tiefgehenden technischen Kenntnisse, um die Plattform zu bedienen. Das spart Zeit und Ressourcen.

Regelmäßige Updates ohne Aufwand: Ein großer Vorteil von SaaS ist, dass Updates automatisch eingespielt werden. Neue Features und Sicherheitsupdates sind sofort verfügbar, ohne dass Veranstalter manuell eingreifen müssen.

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Warum die SaaS-Lösung von egocentric Systems die perfekte Wahl ist

Das Team von egocentric Systems versteht die Bedürfnisse von Veranstaltern aus Kultur, Sport und Live Entertainment. Unsere SaaS-Plattform wurde speziell entwickelt, um Veranstaltern maximale Kontrolle, Flexibilität und Effizienz zu bieten. Mit Funktionen wie personalisierbarem Branding, nahtloser Integration und Echtzeit-Reporting ist sie die ideale Lösung für alle, die mehr aus ihrem Ticketing herausholen möchten.

Darüber hinaus legt egocentric Systems großen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit, sodass Du Dir keine Sorgen um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften machen musst. Und das Beste: Die Plattform ist intuitiv zu bedienen und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, mit Deinem Event zu wachsen.

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  • Unsere Lösung kommt mit einem eigens entwickelten und integrierten CRM Funktionen in der Grundausstattung. Hier werden Verkaufshistorie, Statistiken und Käuferbeziehungen übersichtlich aufgeführt und können entsprechend Deiner Ziele ausgewertet werden.

    Wenn Du bereits über ein eigenes CRM-System verfügst, müssen wir individuell prüfen welches System Du nutzt und ob ein Datenaustausch möglich ist. In einem gemeinsamen Gespräch mit unseren Event Experten können wir Dich besser kennenlernen und genauer auf die Fragen zu Deiner aktuellen Infrastruktur eingehen: Vertrieb kontaktieren

  • Datensicherheit hat bei egocentric Systems höchste Priorität. Die Plattform entspricht allen gängigen Datenschutzstandards, einschließlich der DSGVO. Mehr Informationen findest Du in unserem DSGVO-Statement.

  • Wir bieten für unsere SaaS-Lösung flexible Preismodelle an, die auf die Bedürfnisse von Veranstaltern zugeschnitten sind. Es gibt keine versteckten Gebühren.

  • Absolut. Mit der SaaS-Lösung hast Du die volle Kontrolle über Preisgestaltung und Rabattaktionen.

  • Die Nutzung unserer Lösung bietet die vielversprechendsten Ergebnisse ab einer gewissen Veranstaltungsgröße, damit Du das volle Potenzial aus den Funktionen schöpfen kannst.

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Router Tourenbus fährt auf der Straße durch das Bild.

3 flexible Optionen das neue Buchungssystem für Tourenanbieter zu nutzen

3 flexible Optionen das neue Buchungssystem für Tourenanbieter zu nutzen 2560 1707 egocentric Systems GmbH

Wir freuen uns, Dir unser neuestes Feature vorzustellen: ein spezialisiertes Buchungssystem für Tourenanbieter. Damit wird die Organisation von Touren mit mehreren Ein- und Ausstiegspunkten effizienter und benutzerfreundlicher gestaltet, dank ausgeklügelter Preismatrix. Dieses Update wurde speziell für Veranstalter entwickelt, die Touren mit komplexen Fahrplänen, wie Schifffahrten oder Busreisen, anbieten und dabei die Möglichkeit benötigen, Ticketpreise flexibel anhand der gebuchten Strecke zu bestimmen.

Du nutzt bereits unsere Software?

Erstelle ein Ticket im Kundenportal oder schaue Dir erstmal den passenden Hilfeartikel an.

Router Tourenbus fährt auf der Straße durch das Bild.

Was kann die neue Funktion für Touren?

Die neue Touren-Funktion unserer Event-Ticketing-Software macht das Leben von Tourenanbietern so viel einfacher – und gleichzeitig für Deine Kunden viel komfortabler. Ob Stadttouren, Rundreisen oder saisonale Highlights: Mit dem Buchungssystem für Tourenanbieter gestaltest Du Deine Touren so individuell wie Deine Zielgruppe.

Das Highlight? Eine Preisgestaltung, die genauso flexibel ist wie Deine Routen! Kunden zahlen nur für die Strecke, die sie wirklich nutzen – transparent und fair. Gleichzeitig hast Du als Anbieter volle Kontrolle über Deine Preise und kannst sogar unterschiedliche Tarife für kurze oder lange Strecken definieren. Mehr Flexibilität geht nicht.

Dazu kommt die clevere Kapazitätsverwaltung: Für jeden Streckenabschnitt kannst Du festlegen, wie viele Plätze verfügbar sind. So hast Du immer den Überblick und vermeidest Überbuchungen. Und mit der Kartenansicht können Deine Kunden auf einen Blick sehen, wo sie ein- und aussteigen können. Das macht Deine Touren nicht nur effizienter, sondern auch noch attraktiver.

Das Beste: Mit unserem „Box-Office“-Modus kannst Du auch vor Ort Tickets verkaufen, Buchungen managen und spontan Preise oder Verfügbarkeiten anpassen. Gerade bei beliebten Touren oder Last-Minute-Entscheidungen Deiner Gäste bist Du damit perfekt aufgestellt.

Was ist eine Preismatrix?

Die Preismatrix klingt vielleicht nach Technik, ist aber ein echtes Power-Tool für Dich als Anbieter. Stell Dir vor: Du kannst für jeden Abschnitt Deiner Tour genau festlegen, was er kostet. Dein Kunde wählt seine Strecke, das System rechnet automatisch den Preis aus – fertig. Kein Kopfzerbrechen mehr über komplizierte Tarife, keine Missverständnisse.

Was heißt das konkret? Bei einer Hop-on-Hop-off-Stadtrundfahrt zahlt jemand, der nur drei Stopps mitfährt, natürlich weniger als der Kunde, der die ganze Tour genießt. So bleibt alles fair und transparent – für Dich und Deine Gäste.

Mit der Preismatrix steuerst Du Deine Einnahmen so präzise, wie Du es brauchst. Gleichzeitig signalisierst Du Deinen Kunden, dass Du ihre Bedürfnisse verstehst: Flexibilität für sie, volle Kontrolle für Dich. Klingt gut, oder?

Live-Demo buchen & von Funktion überzeugen lassen

Unsere Event Experten führen Dir die Funktion gerne in einer Live-Demo vor und gehen anhand Deiner Tour die Vorteile mit Dir durch.

3 Beispiele für die flexible Anwendung der Touren-Funktion

Stadtrundfahrten, die sich flexibel anpassen

Du betreibst einen Hop-on-Hop-off-Bus in der City? Mit der Preismatrix legst Du individuelle Preise für kurze Fahrten und komplette Touren fest. Deine Kunden wählen flexibel ihre Strecke, während Du die Auslastung Deiner Busse im Blick behältst. Und dank der Kartenansicht wissen sie jederzeit, wo sie einsteigen können – einfach genial.

Rundreisen mit klarer Struktur

Bietest Du Tagestouren mit mehreren Highlights an? Perfekt! Mit unserer Funktion definierst Du präzise Einstiegs- und Ausstiegspunkte und hinterlegst Adressen. Deine Kunden sehen direkt, wo sie starten können, und Du behältst die Übersicht über alle Haltepunkte. Das spart Dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für zufriedene Gäste.

Saisonale Touren, die Eindruck machen

Weihnachtslichter-Touren? Frühlingsfahrten? Mit der neuen Funktion kannst Du für besondere Events unterschiedliche Tarife und Zeitfenster anbieten. Gleichzeitig regelt die Kapazitätsverwaltung, dass niemand leer ausgeht. Deine Kunden genießen ein entspanntes Erlebnis – und Du kannst Dich darauf verlassen, dass alles reibungslos läuft.

Das Buchungssystem für Tourenanbieter

Lege Preise flexibel je nach zurückgelegter Strecke fest.

Preisunterschiede basierend auf Strecke und Reisedauer werden einfach umgesetzt. Egal, ob Kunden eine kurze Strecke oder die gesamte Tour buchen – der Ticketpreis passt sich automatisch an.

Passe Deine Fahrpläne flexibel zeitlich und preislich an.

Das System erlaubt es, Zwischenstopps und Routenpunkte anzulegen, die sowohl zeitliche als auch preisliche Anpassungen ermöglichen. So kannst Du auf die Bedürfnisse deiner Kunden eingehen und verschiedene Fahrpläne, etwa für Sommer und Winter, problemlos abbilden.

Verwalte Deine Tickets durch Zeitfenster.

Veranstaltungen lassen sich nach Fahrplänen organisieren und durch Zeitfenster verwalten. Ideal, um saisonale Highlights oder spezielle Touren während bestimmter Tage oder Stunden anzubieten.

Lege schnell und einfach Dein Event an.

Mithilfe einer Preismatrix kannst Du Preise und Rabatte für Kinder, Gruppen und Sonderfahrten flexibel definieren. Dies reduziert manuelle Eingaben und spart wertvolle Zeit bei der Verwaltung.

Unser Buchungssystem lässt sich mühelos in Deine bestehende Website integrieren und ist komplett mobiloptimiert. Das bedeutet, dass Deine Kunden Tickets direkt über Smartphone oder Tablet kaufen können – schnell und benutzerfreundlich. Dank dieser Flexibilität hast Du die Möglichkeit, Buchungen auch von unterwegs zu verwalten und zu überwachen.

Mit diesen Erweiterungen haben Du und Deine Kunden volle Flexibilität und Transparenz – das macht Dein Angebot noch attraktiver für moderne Reisende, die eine nahtlose Buchungserfahrung und flexible Optionen erwarten. Nutze die Vorteile unseres Buchungssystems und lass Dein Tourengeschäft mit egocentric Systems auf die nächste Ebene wachsen.

Hast Du Fragen oder möchtest mehr darüber erfahren?

Unser Team freut sich darauf, Dich zu unterstützen! Vereinbare jetzt einen unverbindlichen Termin mit unseren Event Experten.

Gut zu wissen
Antworten auf
Eure Fragen.
  • Unser Buchungssystem für Tourenanbieter bietet alles, was Du für die Organisation flexibler und transparenter Touren brauchst: Automatische Preisgestaltung basierend auf Strecke und Dauer, einfache Anlage von Routenpunkten und Zeitfenstern, eine clevere Preismatrix für individuelle Preise und Rabatte sowie Kapazitätskontrolle an jedem Haltepunkt. So kannst Du Deine Touren optimal planen und Deinen Kunden ein erstklassiges Erlebnis bieten.

  • Das Buchungssystem für Tourenanbieter ist ideal für die Verwaltung unterschiedlicher Fahrpläne. Du kannst saisonale oder Event-spezifische Fahrpläne erstellen und bei Bedarf flexibel anpassen – Änderungen werden automatisch synchronisiert. Mit Funktionen wie Zeitfenster- und Kalenderverwaltung behältst Du den Überblick, während die Kapazitätssynchronisation sicherstellt, dass keine Überbuchungen entstehen. So lassen sich auch komplexe Fahrpläne effizient organisieren.

  • Das Buchungssystem für Tourenanbieter bietet eine reibungslose Integration und ist komplett mobiloptimiert. Mit einem einfachen Einbettungscode kannst Du es nahtlos in Deine Website einfügen, wobei es sich automatisch an Dein Design anpasst.

    Für Deine Kunden bedeutet das eine benutzerfreundliche mobile Buchung: Die intuitive Oberfläche ermöglicht es, Routenpunkte auszuwählen, Preise übersichtlich zu prüfen und Buchungen schnell abzuschließen – alles optimiert für Smartphones und Tablets mit schnellen Ladezeiten, damit der Buchungsprozess auch unterwegs unkompliziert bleibt.

  • Ja, Du hast flexible Preisgestaltungsmöglichkeiten: Mit der Preismatrix kannst Du Rabatte und Sonderpreise für verschiedene Kundengruppen wie Kinder oder Gruppen anlegen. Automatisierte Preisberechnungen und flexible Preiskategorien reduzieren den Verwaltungsaufwand und machen Deine Angebote noch attraktiver.

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Konzertensemble beim Benefizkonzert "Takte gegen Krebs" in Dresden

Takte gegen Krebs 2024 – mit egocentric Systems als stolzem Sponsor

Takte gegen Krebs 2024 – mit egocentric Systems als stolzem Sponsor 1008 756 egocentric Systems GmbH

Dresden, 22.11.2024. Die Dresdner Lukaskirche wurde zu einem Ort, der Herz und Seele gleichermaßen berührte. Beim Benefizkonzert „Takte gegen Krebs“ erlebten die Gäste nicht nur musikalische Highlights, sondern auch einen Abend voller Hoffnung und Zusammenhalt. Wir von egocentric Systems sind stolz darauf, Teil dieses bewegenden Abends gewesen zu sein – als Sponsor und Partner mit unserer Event Ticketing Software.

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Konzertensemble beim Benefizkonzert "Takte gegen Krebs" in Dresden

Über „Takte gegen Krebs“

„Takte gegen Krebs“ ist mehr als nur ein Konzert. Es ist ein starkes Zeichen für Solidarität und die Kraft der Musik. Jedes Jahr sammelt die Veranstaltung Spenden für das NCT/UCC Dresden und unterstützt damit innovative Krebsforschungsprojekte. Dieses Jahr war keine Ausnahme: die Atmosphäre in der Lukaskirche war etwas ganz Besonderes.

Der Abend startete mit einer außergewöhnlichen Kombination: Stimmen von Menschen, die mit Krebs leben, wurden mit einfühlsamer Instrumentalmusik verwoben. Dieser Auftakt ging tief unter die Haut. Im zweiten Teil zeigte das Universitätsorchester Dresden, wie Musik Gänsehaut zaubert. Mit einem leidenschaftlich gespielten Tschaikowski-Stück wurde die Kirche in einen Klangraum voller Dynamik und Emotionen verwandelt.

Das Innere der Lukaskirche gefüllt mit Besuchern des Benefizkonzerts.

Ein Sponsoring als Herzensangelegenheit

Wir bei egocentric Systems stehen nicht nur für smarte Lösungen im Event Ticketing, sondern auch für Engagement, das zählt. Unserer Geschäftsführung war es ein besonderes Anliegen, ein regionales Projekt mit dieser Initiative zu unterstützen! Deshalb haben wir unsere Software für den Ticketverkauf und die Veranstaltungsorganisation kostenlos bereitgestellt.

Das Ergebnis? Ein reibungsloser Ablauf und volle Konzentration auf das, was wirklich zählt: die Menschen und die Musik. Für uns ist es immer wieder inspirierend zu sehen, wie Technologie und Herzblut gemeinsam Großes schaffen können. Unser Kollege, der beim Konzert dabei war, brachte es perfekt auf den Punkt:

„Der Abend hat mich tief beeindruckt. Diese Mischung aus Instrumentalmusik und den Stimmen von Menschen mit einer Krebserkrankung war einzigartig. Und das Uni-Orchester mit seinem Tschaikowski-Stück? Einfach fantastisch! Ein Abend, der das Thema Krebserkrankung und die betroffenen Menschen angemessen würdigte.“

Welche WoW Events nutzen noch egocentric Systems?

Schau bei unseren Erfolgsgeschichten vorbei, die an verschiedenen Use Cases den erfolgreichen Einsatz des Ticketingsystems zeigen. Und schau Dir die Best Practice bei den Event Kollegen ab!

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Torben Dill, Geschäftsführer GFL und Sven Müller, CEO egocentric Systems posieren gemeinsma mit einem Football in den Händen

egocentric Systems wird offizieller Ticketingpartner der German Football League

egocentric Systems wird offizieller Ticketingpartner der German Football League 1051 701 egocentric Systems GmbH

Dresden, 15.11.2024. Ein bedeutender Schritt für die German Football League (GFL): Torben Dill, Geschäftsführer der GFL, und Sven Müller, CEO von egocentric Systems, trafen sich in Hamburg, um die neue Partnerschaft zu verkünden. Die egocentric Systems GmbH übernimmt ab sofort die Rolle des Ticketingpartners der GFL.

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Gemeinsame Darstellung des GFL und egocentric Systems Logos als Symbol der neuen Partnerschaft

Für die GFL-Vereine war die Kombination aus innovativer Veranstaltungstechnologie und umfassender Expertise in den Bereichen Software, Hardware und Marketing ausschlaggebend für die Wahl von egocentric Systems. Die Partnerschaft, die ab sofort greift und ab 2027 exklusiv wird, stellt eine strategische Weiterentwicklung dar. Die fünfjährige Zusammenarbeit legt den Grundstein für eine langfristige Partnerschaft, auf deren Fortführung wir über die Vertragslaufzeit hinaus hoffen.

Das betont auch GFL-Geschäftsführer Torben Dill: „Mit einem Anbieter schaffen wir mit der Zeit eine einheitliche GFL-Experience, die Fans und Vereinen gleichermaßen zugutekommt. Die technischen Feinheiten von egocentric Systems haben den Ausschlag für die Vereine gegeben.“

„Für egocentric Systems ist diese Partnerschaft ein Meilenstein in die Zukunft des deutschen Footballs,“ erklärt auch Sven Müller. „Nach einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit mehreren ERIMA GFL- und GFL2-Vereinen freuen wir uns darauf, als offizieller Ticketingpartner den nächsten Schritt zu gehen. Neben unserer Technologie sehen wir vor allem in der strategischen Zusammenarbeit in den Bereichen Ticketing, Merchandising und Marketing enormes Wachstumspotenzial für die GFL. Wir sind gespannt darauf, diese Reise zu begleiten und zu fördern.“

Torben Dill, Geschäftsführer GFL und Sven Müller, CEO egocentric Systems posieren gemeinsma mit einem Football in den Händen

Über die German Football League
Als Teil des AFVD stellen die ERIMA GFL und die GFL2 die beiden Spitzenligen der rund 500 Vereine des Bundesverbandes dar und bieten eine zentrale Plattform für den Spitzensport im deutschen Football.

Über egocentric Systems
egocentric Systems ist seit über 15 Jahren ein verlässlicher Partner in den Bereichen Kultur, Sport und Entertainment. Mit umfassendem Know-how im Veranstaltungswesen und der Softwareentwicklung hat das Team eine Inhouse-Ticketinglösung entwickelt, die es Veranstaltern ermöglicht, Tickets effizient und erfolgreich zu verkaufen. So können sich Veranstalter voll und ganz auf die Organisation ihres Events konzentrieren.

Welche WoW Events nutzen noch egocentric Systems?

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Person hält Smartphone mit geöffnetem Ticketshop, um sich für das Event zu registrieren

5 Kriterien für die einfache Event-Registrierung

5 Kriterien für die einfache Event-Registrierung 1008 756 egocentric Systems GmbH

Die Event-Registrierung ist oft der erste Berührungspunkt zwischen Dir und Deinen Teilnehmern. Studien zeigen, dass bis zu 40 % aller Interessenten den Registrierungsprozess abbrechen, wenn dieser als zu komplex wahrgenommen wird. Ein einfacher und benutzerfreundlicher Anmeldeprozess kann also den Erfolg Deines Events maßgeblich steigern und Dir wertvolle Informationen über Deine Zielgruppe liefern. Damit Deine Teilnehmer begeistert und ohne Hürden den Weg zu Deinem Event finden, solltest Du bei der Event-Registrierung einige essenzielle Funktionen und Optimierungsmöglichkeiten berücksichtigen. In diesem Artikel haben wir die aus unserer Sicht 5 wichtigsten zusammengefasst.

Für Deine Event-Registrierung auf der Suche?

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Person hält Smartphone mit geöffnetem Ticketshop, um sich für das Event zu registrieren

Arten der Event-Registrierung

Bevor wir uns auf die Optimierung einzelner Funktionen konzentrieren, ist es hilfreich, sich die Hauptmethoden der Event-Registrierung genauer anzusehen. Die Wahl der passenden Registrierungsart hängt nicht nur von den Präferenzen Deiner Zielgruppe ab, sondern auch von der Art Deines Events.

1. Online-Registrierung:

  • Flexibilität: Teilnehmer können sich rund um die Uhr anmelden und viele Zahlungsmethoden nutzen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Ein klarer und einfacher Prozess – mit wenigen Klicks und optimiert für mobile Geräte – senkt die Abbruchrate.
  • Vorteile: Mit einer mobilen Optimierung erreichst Du auch jene Teilnehmer, die sich spontan per Smartphone anmelden möchten.

2. Vor-Ort-Registrierung (Box Office):

  • Spontane Anmeldungen: Vor-Ort-Registrierungen sind ideal für Teilnehmer, die sich spontan entscheiden.
  • Einsatz bei größeren Events: Besonders bei großen Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, eine Vor-Ort-Lösung für Teilnehmer ohne Online-Zugang anzubieten.
  • Autonome POS: Nutze aktuelle Technologien, um auch den spontanen Besuchern ein schnelles und effektives Ticketkauferlebnis zu gewährleisten. Der einfachste Weg sind Plakate mit einem QR-Code mit Link zum Ticketshop, in welchem sich die Besucher selbst ihre Tickets buchen können.
    Alternativ gibt es inzwischen auch Automaten, die Du von McDonalds oder aus Schwimmbädern kennst, die Dir eine vollautomatisierte Bestellung des Produkts ermöglichen.
Box Office bei der Landesgartenschau Höxter 2023

Mit dieser Grundstruktur kannst Du für jedes Event die passende Registrierungsart wählen. Für Dich ist hierbei wichtig, dass Du möglichst viel über Deine Kunden erfährst und die Erlaubnis erhältst, sie auch für kommende Veranstaltungen zu kontaktieren. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die wesentlichen Funktionen ein, die jede Event-Registrierungslösung bieten sollte, um eine optimale Teilnehmererfahrung zu garantieren.

Top 5 Kriterien für die Bewertung einer Event-Registrierungslösung

Eine erfolgreiche Event-Registrierung besteht nicht nur aus der Anmeldung selbst, sondern auch aus den Tools und Möglichkeiten, die sie mitbringt, um den Prozess für Teilnehmer und Veranstalter gleichermaßen effizient und informativ zu gestalten. Hier sind die fünf Schlüssel-Funktionen, die Du für eine optimale Registrierungslösung in Betracht ziehen solltest:

1. Benutzerfreundlichkeit

  • Einfache Anmeldung: Reduziere die Schritte und Felder auf das Wesentliche, um den Anmeldeprozess kurz und übersichtlich zu halten.
  • Mobile Optimierung: Viele Teilnehmer nutzen mobile Geräte, um sich anzumelden. Stelle sicher, dass die Registrierungsseite auf Smartphones und Tablets funktioniert.
  • Personalisierung: Passe Anmeldeformulare und Bestätigungs-E-Mails an Dein Event-Branding an, um einen einheitlichen und professionellen Eindruck zu vermitteln.

2. Datenmanagement

  • Zentralisiertes System: Alle Teilnehmerdaten sollten in einem zentralen System gespeichert werden, um Übersichtlichkeit und Effizienz zu gewährleisten.
  • Exportfunktion: Exportiere Teilnehmerlisten in Formate wie CSV oder XLS, um die Nachbearbeitung zu erleichtern.
  • Berichte und Analysen: Erstelle detaillierte Berichte über Anmeldungen und Teilnehmerprofile, um zu verstehen, wie Dein Event angenommen wird und zukünftige Events zu verbessern.

3. Automatisierung

  • Automatisierte E-Mails: Versende Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails automatisch, um Deine Teilnehmer stets informiert zu halten.
  • Ticketing-Integration: Durch eine nahtlose Integration eines Ticketing-Systems erhalten Teilnehmer ihre Tickets direkt nach der Registrierung und Bezahlung.

Schon an die passende Zutrittskontrolle zur Registrierung gedacht?

Gestalte Deinen Einlass noch effizienter und sicherer! Mit einem elektonischen Zutrittssystem von egocentric Systems setzt Du auf eine zuverlässige Entwertung von Tickets, Akkreditierungen, Gutscheinen oder Artikeln.

4. Flexibilität & Kontrolle

  • Teilnehmerkategorien: Erstelle verschiedene Ticket- und Teilnehmerkategorien, um Dein Event an verschiedene Zielgruppen anzupassen.
  • Kapazitätsmanagement: Nutze Anmeldefristen und Begrenzungen, um Überbuchungen zu vermeiden und den Überblick über die Teilnehmerzahl zu behalten.

5. Zusatzfunktionen

  • Event-Programm: Biete den Teilnehmern während der Registrierung einen Überblick über das Event-Programm.
  • Cross- & Up-Selling: Erhöhe den Warenkorbwert pro Kauf, indem Du die Wünsche und Bedürfnisse Deiner Kunden erkennst und Angebote als Upgrades gibst, die diese Bedürfnisse stillen.
  • Check-In-Funktion: Eine mobile App für den Check-In vor Ort erleichtert den Einlassprozess und hinterlässt einen professionellen Eindruck. In diesen Aspekt zählt auch das Plakat, dass Du vor Ort aufstellst mit einem präsenten QR-Code und dem Hinweis: „Hier Karten kaufen und die Warteschlange vermeiden.“

Diese Funktionen bieten eine optimale Mischung aus Nutzerfreundlichkeit und administrativen Vorteilen für Dich als Veranstalter. Sie bilden die Grundlage für eine gelungene Event-Registrierung und verbessern die gesamte Teilnehmererfahrung. Im nächsten Abschnitt fassen wir die wichtigsten Punkte noch einmal kurz zusammen.

Event-Registrierung ist mehr als „nur“ Anmeldung

Eine optimierte Event-Registrierung geht über die bloße Anmeldung hinaus und liefert wertvolle Informationen über Deine Teilnehmer. Durch eine benutzerfreundliche Lösung mit integriertem Datenmanagement, Automatisierung und Flexibilität kannst Du die Teilnehmererfahrung entscheidend verbessern und Dein Event auf die Bedürfnisse Deiner Zielgruppe zuschneiden. Die Event-Registrierung wird so zu einem mächtigen Tool, mit dem Du nicht nur die Abwicklung vereinfachst, sondern auch wertvolle Insights für zukünftige Events gewinnst.

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Gut zu wissen
Antworten auf
Eure Fragen.
  • Ein unkomplizierter Anmeldeprozess senkt die Abbruchquote und verbessert die Teilnehmererfahrung. Frage nur die nötigsten Informationen ab, um den Prozess schlank zu halten. Dazu gehören: Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsdetails. Vermeide unnötige Abfragen; jede zusätzliche Eingabe erhöht die Abbruchrate.

    Schaffe eine Anmeldung, die in 2-3 Klicks abgeschlossen ist. Verzichte auf Schritte wie separate Bestätigungsseiten oder unnötige Pop-ups. Und da viele Nutzer über ihr Smartphone buchen, sollte die Seite mobilfreundlich und intuitiv bedienbar sein. Achte auf responsive Buttons und gut lesbare Texte.

  • Die Anmeldung sollte nur essenzielle Daten abfragen und optional weitere Informationen bieten. Zuerst benötigst Du die Basisinformationen: erfrage nur Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsdetails. Halte es minimal, um die Abbruchrate zu senken.

    Je nach Deiner Zielgruppe können auch weitere Abfragen (dezent eingesetzt) Sinn machen, z.B. Dinge wie Ernährungsbedürfnisse oder spezielle Interessen können optional erfragt werden, wenn sie dem Event direkt nützen (z. B. Essenspräferenzen bei einem Networking-Event). Diese Abfragen sollten klar als „optional“ markiert sein.

  • Die Registrierungsseite ist der erste Eindruck Deines Events und spiegelt dessen Qualität und Marke wieder. Verwende daher Farben, Logos und Bilder, die Dein Event repräsentieren. Füge ein einladendes Bild oder Banner hinzu, das die Atmosphäre des Events widerspiegelt. Achte außerdem auf strukturierte Abschnitte und klare Überschriften. Diese verbessern die Lesbarkeit. Sorge für eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen (Datum, Uhrzeit, Ort), um Vertrauen zu schaffen.

  • Moderne Benachrichtigungsfunktionen verbessern die Teilnehmerbindung und das Event-Erlebnis. Wir empfehlen automatische Benachrichtigungen per SMS, WhatsApp und E-Mail zu versenden.

    Vor dem Event: Sende personalisierte Erinnerungen mit wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort. KI-gestützte Systeme können diese Nachrichten individuell anpassen, um die Vorfreude zu steigern.

    Während des Events: Informiere die Teilnehmer in Echtzeit über Programmpunkte, Raumwechsel oder Pausen. Diese Kommunikation erleichtert den Ablauf und erhöht die Zufriedenheit.

    Nach dem Event: Bedanke dich für die Teilnahme und bitte um Feedback. Bei positivem Feedback kann automatisch um eine Google-Bewertung gebeten werden, um die Sichtbarkeit und Reputation des Events zu steigern.

  • Halte mit gezielten und automatisierten E-Mails Deine Teilnehmer informiert. Das fördert die Conversion, also die Interaktion mit Deinen Inhalten. Ein guter Anfang ist nach der Registrierung eine automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsemails zu versenden, um Teilnehmer zu informieren und den Termin im Bewusstsein zu halten.

    Schon etwas anspruchsvoller, aber ein mächtiges Werkzeug, sind gezielte Kampagnen. Verwende personalisierte E-Mail-Kampagnen, um verschiedene Zielgruppen (z. B. Frühbucher, ehemalige Teilnehmer) gezielt anzusprechen. Segmentiere Deine Kontaktliste, um Nachrichten an die Interessen der Teilnehmer anzupassen. Das verbessert die Conversion.

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Event Expert Moritz Lux mit seiner Keynote auf der Bühne der Audience Success Conference 2024

Audience Success Conference 2024: die Highlights unserer Event Experten

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München, 06.11.24. Letzte Woche waren Event Expert Maurice und Moritz zu Gast bei der Audience Success Conference 2024. Durch langjährigen Kontakt mit der Organisatorin der Veranstaltung, hat es sich unser Team nicht nehmen lassen und war mit einem eigenen Vortrag dabei. Die Highlights unserer Experten und was das mit Mobile Wallet Marketing zu tun hat, berichten wir Euch hier.

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Event Expert Moritz Lux mit seiner Keynote auf der Bühne der Audience Success Conference 2024

Das Event, dass Ticketing-Anbieter und Veranstalter zusammenbringt

Die Audience Success Conference 2024 in München bot Veranstaltern, Ticketing-Experten und Tech-Visionären eine einmalige Plattform, um die neuesten Entwicklungen im Ticketing zu erleben und gemeinsam die Zukunft der Branche zu gestalten. Die Veranstaltung war zum Netzwerken angedacht und um interessante Impulse aus Talks und Keynotes mitzunehmen. Zu letzterem steuerte auch unser Team etwas bei: Moritz Lux sprach in seiner Keynote über die Revolution des Mobile Wallet Marketings, das den Eventbesuch in ein umfassendes Erlebnis verwandelt und langfristige Kundenbindung schafft.

Mit „Push“ zum loyalen Besucher?!

Unter dieser Überschrift nahm Moritz die Zuschauer mit auf eine Reise. Aufhänger war die Vorreiterschaft des E-Commerce im Onlineverkauf und was sich die Ticketing-Branche noch davon abschauen kann. Gestartet mit dem Experiment „Woran denkt ihr beim Online-Shopping“?. „Amazon!“ ruft der erste aus dem Publikum enthusiastisch in den Raum, schneller als Moritz die nächsten Folien klicken kann. Und der Zuschauer hat Recht: die meisten Käufer denken an große Versandhäuser oder Fashion-Brands, wenn es um den Onlinekauf geht.

Diesen Fakt haben wir uns für die Keynote zu nutzen gemacht, denn im E-Commerce ist gerade eine neue Technologie auf dem Vormarsch, die das Marketing und die Käuferbindung revolutionieren wird: Mobile Wallet Marketing. Moritz beleuchtete das Potenzial dieser Technik, das es Veranstaltern in Deutschland ermöglicht, Fans im ganzen Land direkt und in Echtzeit zu erreichen. Durch diesen exklusiven Zugang fühlen sich Fans nicht nur informiert, sondern als Teil eines exklusiven Kreises – ein entscheidender Vorteil für die Kundenbindung.

Wir sagen: „Mehr verkaufen, statt verwalten im Ticketing!“

Unsere Botschaft auf der Audience Success Conference 2024 war klar: Ticketing in Deutschland und darüber hinaus darf nicht mehr nur als Verwaltungsprozess gesehen werden, sondern muss zu einem Erlebnis werden, das Fans begeistert. Veranstalter, die auf personalisierte Mobile Wallet Angebote setzen, bieten eine User Experience, die sich nahtlos in den Alltag integriert und die Fans dazu einlädt, regelmäßig zurückzukehren. Ein benutzerfreundliches, smartes Ticketing schafft nicht nur eine starke Fanbindung, sondern erhöht auch die Verkaufszahlen und die Zufriedenheit der Besucher.

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