Einlassmanagement

Es werden jeden Tag Hardtickets ver- & gekauft. Diese müssen fälschungssicher sein. Vor allem, wenn Deine Einlasskontrolle offline funktionieren muss. Das kann bei einem großen Festival sein, in einem Theater mit dicken Wänden – einfach immer dann, wenn das Funksignal die Verbindung nicht zulässt.

Dabei gibt es zwei Methoden: entweder, es dürfen nur bestimmte VVK-Stellen und Du als Veranstalter auf fälschungssicheres Papier Tickets drucken oder Du nutzt individualisierte QR-Codes. Schlussendlich muss gewährleistet werden: jeder Gast erhält ein einzigartiges Ticket, das nur einmal gescannt werden kann. Dadurch wird die Mehrfachnutzung ausgeschlossen. Diese Methode ist besonders effektiv, um Ticketbetrug zu verhindern und sorgt für einen reibungslosen Einlassprozess. Der Vorteil an individualisierten QR-Codes ist, dass dieses Ticket auch im Print@Home Prozess funktioniert. Das verringert Deinen Aufwand und steigert Deinen Gewinn. Trotz der Vorteile, hat die „Offline“-Variante die Schwäche, dass Einlassdaten nicht in Echtzeit aktualisiert werden. Ein Online-System kann diese Lücke schliessen.

EXTRA TIPP: Mit einer zusätzlichen Ticketpersonalisierung gehst du außerdem sicher, dass deine Eintrittskarten personengebunden sind und nicht übertragen werden.

Ein Online-System, z.B. Deine Ticketing-Software oder eine spezielle Lösung zur elektronischen Zutrittskontrolle, erlaubt Dir verschiedene Informationen in Übersicht zu bringen und Daten miteinander abzugleichen. Der wichtigste Part ist die Echtzeit-Synchronisierung der Gästeliste. Diese stellt sicher, dass jede Änderung und jeder Scan sofort aktualisiert werden. Tickets werden beim Check-In mit der digitalen Datenbank abgeglichen, um zu überprüfen, ob sie bereits gescannt wurden. Dieser Live-Modus verhindert das Eindringen von Personen, die nicht auf der Liste stehen, und stellt sicher, dass die Gästeliste immer auf dem neuesten Stand ist. Auch das doppelte Einchecken mit dem gleichen Ticket wird verhindert. Diese Maßnahme reduziert das Risiko von Fehlern und Manipulationen erheblich. Und zusätzlich erhältst Du mehr Daten über das Verhalten bestimmter Kunden auf Deinem Event. (Wann kommen Sie an? Wie viele checken gemeinsam ein? uvm.)

Die Einrichtung mehrerer Einlassstationen beschleunigt den Check-In-Prozess erheblich. Gäste können ihre Tickets an verschiedenen Stationen digital scannen lassen, was zu einer gleichmäßigen Verteilung und weniger Wartezeiten führt. Dies erhöht die Zufriedenheit der Gäste und verbessert den Gesamtfluss des Events. Wenn das Event an einem Ort ohne Empfang stattfindet, sollten mobile Stationen mit WLAN aufgebaut werden, um die Geräte miteinander zu verbinden.

Ein Changelog Protokoll dokumentiert jede Änderung an der Gästeliste. Dies erhöht die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Änderungen, wodurch Manipulationen erschwert werden. Ein detailliertes Protokoll hilft Dir, bei Unstimmigkeiten schnell die Ursache zu finden und Maßnahmen zu ergreifen. Dies ist auch nach dem Event wichtig, falls doch etwas schiefgelaufen ist, dann findest Du deutlich schneller die Fehlerquelle.

Noch besser kannst Du in die Analyse gehen, wenn nur bestimmte Nutzer aus Einlass- oder Ticketing-Team auf die Gästeliste zugreifen können. Wie das funktioniert erfährst Du im nächsten Tipp.

Ein Einlass-System mit flexiblen Nutzerrechten stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Gästeliste haben. Dies minimiert das Risiko unbefugter Änderungen und erhöht die Sicherheit der Daten. Definiere klare Rollen und Zugriffsrechte, um die Verwaltung zu optimieren.

Anhand der Nutzerrechte lassen sich Fehler schneller klären, da ein Urheber aus dem Änderungsprotokoll hervorgeht.

Alternative Check-in-Methoden wie die Suche nach Namen oder anderen Identifikationsmerkmalen stellen sicher, dass der Einlass auch bei technischen Problemen reibungslos verläuft. Diese Backup-Optionen sind besonders hilfreich, um den Einlass zu gewährleisten, falls ein Scanner ausfällt oder ein Ticket beschädigt ist. Falls der Empfang an einem Ort nicht funktioniert und keine WLAN-Lösung verfügbar ist, kann eine Offline-Liste auf alle Geräte gespielt werden. Diese Methode ist jedoch weniger sicher, da sie keine Aktualität bietet und Mehrfachnutzungen möglich sind.

Sollte dieser Fall eintreten, kommt es vor allem auf Dein Einlasspersonal an. Deswegen vergiss nicht für alle Eventualitäten eine passende Einweisung für Dein Team parat zu haben. Was uns zum letzten Tipp bringt…

Regelmäßige Schulungen des Einlasspersonals im Umgang mit dem digitalen Check-In-System und den Sicherheitsmaßnahmen sind unerlässlich. Hier ist es wichtig einen besonderen Stellenwert der jeweiligen Hardware einzuräumen. Denn jedes System nutzt unterschiedliche Signaltöne und Benachrichtigungen, um dem Einlasspersonal zu signalisieren, dass die Person ein ungültiges Ticket hat oder zusätzliche Berechtigungen erforderlich sind.

Auch die Sensibilisierung gegenüber typischen Betrugsversuchen und wie sie diese erkennen, sollte Teil der Einweisung sein. Gut geschultes Personal ist die erste Verteidigungslinie gegen Ticketbetrug und sorgt für ein fäschungssicheres Einlassmanagement.