Wie Dein Event von Capacity Management profitieren kann

Gerade bei großen Festivals, Sportevents oder Messen ist eine präzise Steuerung der Besucherströme nicht nur für die Behördenauflagen, sondern auch für das Wohlbefinden und die Sicherheit aller Beteiligten unverzichtbar.

Capacity Management fokussiert sich auf die Kontrolle und Optimierung der Besucherauslastung, also wie viele Gäste gleichzeitig anwesend sind und wie sie sich im Veranstaltungsraum verteilen. Beide Disziplinen greifen ineinander und dienen demselben Ziel:

• Sicherheit: Vermeidung von Überfüllung und kritischen Situationen

• Komfort: angenehme Aufenthaltsbedingungen für alle Besucher

• Effizienz: optimierte Abläufe, kürzere Wartezeiten

Ticketing-Systeme sind heute weit mehr als nur Verkaufsplattformen. In Kombination mit digitaler Zutrittskontrolle werden sie zu mächtigen Werkzeugen für Crowd Control. Hier einige Strategien:

Time-Tickets – Besuchszeiten clever staffeln

Mit zeitgebundenen Tickets wird der Zustrom an Gästen gleichmäßig über den Tag verteilt. So vermeiden Sie Peaks zu Stoßzeiten und gewährleisten einen konstanten Besucherfluss.
Beispiel: Museen, Freizeitparks oder Ausstellungen vergeben Tickets mit festen Einlass-Slots, um Wartezeiten zu minimieren und Überfüllung vorzubeugen.

Priorisierte Zutrittskontrolle – VIPs und bestimmte Gruppen gezielt steuern

Durch Priorisierung bestimmter Ticketkategorien (z. B. VIP, Presse, Technikteams) lässt sich der Zugang in sensiblen Phasen gezielt regeln. Das sorgt für weniger Stau an Eingängen und bessere Organisation hinter den Kulissen.

Sektorenzutritt – Besucherströme schon beim Kauf lenken

Mit sektorspezifischen Tickets wird der Zutritt auf einen bestimmten Eingang oder Bereich festgelegt. Dadurch verteilen sich die Besucher gleichmäßig auf das Gelände, ohne dass vor Ort noch große Umleitungen nötig sind.
Beispiel: Sportstadien teilen die Besucher über Eingang A, B, C je nach Sitzplatzsektor ein.

Live-Monitoring der Besucherauslastung

Moderne Zutrittskontrollsysteme liefern Echtzeitdaten zur aktuellen Auslastung. Diese Daten können genutzt werden, um Einlass zu pausieren, Umleitungen vorzunehmen oder Besucher über Displays und Apps zu informieren.

Digitale Tickets allein sind nur die halbe Miete. Erst durch die Verbindung mit der passenden Zutritts-Hardware entfaltet sich das volle Potenzial für sicheres und effizientes Capacity Management. Die Ticketing-Software liefert die Daten, Regeln und Kapazitätsgrenzen, die Hardware setzt diese vor Ort in Echtzeit um. Das Zusammenspiel beider Komponenten entscheidet, ob der Einlass stressfrei und sicher verläuft oder im Chaos endet.

Die Wahl der richtigen Hardware hängt hauptsächlich von der Größe und dem Aufbau Deines Veranstaltungsortes, der Art Deines Events und regulatorischen Vorgaben ab. Jede Art eignet sich für unterschiedlich große Events. Die vier wichtigsten Hardware-Komponenten erfährst Du deshalb jetzt kurz im Überblick.

Mobile Handscanner sind die ideale Lösung für kleinere Events, temporäre Locations oder mobile Check-ins. Das Einlasspersonal scannt digitale oder gedruckte Tickets direkt am Eingang. Schnell, unkompliziert und ohne aufwendige Installation. Durch ihre geringe Anschaffungskosten und die einfache Handhabung lassen sich Handscanner flexibel skalieren und bei Bedarf jederzeit an anderen Stellen einsetzen. So können Einlasspunkte spontan verschoben und Besucherströme situativ umgeleitet werden. Ein echter Vorteil für Stadtfeste, Food-Festivals oder Pop-up-Events.

Allerdings hängt die Geschwindigkeit stark vom Bedienpersonal ab. Bei hohem Besucheraufkommen kann es zu Wartezeiten kommen, und die Auswertung der Daten ist meist weniger automatisiert als bei stationären Systemen. Zudem erfordert der Einsatz geschultes Personal, das Tickets zuverlässig prüft.

Drehkreuze sorgen bei mittelgroßen bis großen Events für einen klar strukturierten und automatisierten Zutritt. Besucher scannen ihr Ticket, das Drehkreuz entriegelt und lässt nur berechtigte Personen passieren. Diese robuste Hardware verhindert unbefugtes „Durchschlüpfen“ und liefert gleichzeitig exakte Echtzeit-Zähldaten an das Ticketingsystem. Besonders bei Stadien, Messen oder großen Konzertgeländen sind Drehkreuze ein Garant für Sicherheit, geregelte Besucherströme und zuverlässiges Kapazitätsmanagement.

Drehkreuze sind eine fest installierte Lösung und weniger flexibel in der Platzierung. Sie erfordern bauliche Voraussetzungen und können bei sehr hohem Andrang zu Rückstau führen, wenn nicht genügend Zugänge vorhanden sind. Außerdem sind sie weniger barrierefrei, weshalb ergänzende Zugänge für Rollstuhlfahrer oder Kinderwagen notwendig sind.

Speed Gates und moderne Einlassschleusen setzen auf kontaktlose RFID- oder QR-Code-Scanner, die sich automatisch öffnen, sobald ein gültiges Ticket erkannt wird. Diese Technologie ist ideal für hochfrequentierte Premium-Events, bei denen Komfort und Geschwindigkeit gleichermaßen zählen. Sie ermöglichen einen hohen Besucherfluss, wirken modern und sind zudem barrierefrei. Warteschlangen werden drastisch reduziert, und die Gäste werden automatisch in die richtigen Bahnen gelenkt. Sie eignen sich perfekt für Flughäfen, VIP-Bereiche oder High-End-Konferenzen.

Speed Gates sind technisch komplexer und damit in der Anschaffung und Wartung kostenintensiver. Bei Störungen kann der gesamte Durchlass blockiert werden, was eine schnelle technische Unterstützung erforderlich macht. Außerdem brauchen sie ausreichend Platz und eine gut geplante Besucherführung, um den hohen Durchsatzvorteil voll auszuschöpfen.

Sektorenspezifische Einlasslösungen kombinieren spezielle Ticketkategorien mit fest zugewiesenen Eingängen. Schon beim Kauf wird festgelegt, über welchen Zugang der Gast das Gelände betritt. Vor Ort prüft die Hardware automatisch, ob der Besucher den richtigen Eingang nutzt. Diese Methode verteilt die Gäste gleichmäßig auf das Gelände, entlastet stark frequentierte Bereiche und verhindert gefährliche Engpässe. Besonders bei Großveranstaltungen wie Festivals mit mehreren Bühnen oder Sportarenen ist diese Form der Steuerung ein wirksames Werkzeug für sicheres Crowd Management.

Diese Lösung setzt voraus, dass Besucher den zugewiesenen Eingang auch finden und nutzen. Zusätzliche Beschilderung, klare Kommunikation im Vorfeld und vor Ort sind unerlässlich. Bei kurzfristigen Änderungen (z. B. Sperrung eines Bereichs) muss das Ticketing-System schnell reagieren können, um Umleitungen zu ermöglichen.