Umbruch im Ticketing für viele Kulturinstitutionen: nach 35 Jahren stellt die Besucherservice-Software WinTHEA den Betrieb ein. Die Software (die übrigens älter ist als Google) geht mit seinem Entwickler und Geschäftsführer Dr. Jürgen Buchham in den wohlverdienten Ruhestand (Quelle: Buchham). Für viele Institutionen stellt sich damit nun die Frage: Welche Alternativen zu WinTHEA gibt es? Wie kann ein Wechsel gelingen, ohne den laufenden Betrieb oder die Beziehungen zu den Besuchern zu gefährden? Und was gilt es bei der Entscheidung für einen neuen Anbieter zu beachten?
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Warum der Wechsel von WinTHEA JETZT geplant werden muss
WinTHEA hat sich in vielen Kulturbetrieben bewährt: Von der Kartenreservierung über den Abo-Verkauf bis hin zu Call-Center-Anbindungen und Einlasskontrolle. Mit dem geplanten Betriebsende entsteht jedoch Handlungsdruck:
- Technologische Zukunftssicherheit: Das Ticketing-System wird Ende 2026 eingestellt. Alle Kunden müssen bis dahin eine neue Lösung integriert haben.
- Datensicherung und Übertragung: Alle Kundendaten müssen DSGVO-konform migriert werden.
- Planungssicherheit: Ein Systemwechsel geht nicht von heute auf morgen und will mit Bedacht durchgeführt werden. Ticketing muss langfristig funktionieren, denn Vorverkaufszeiträume gehen oft über ein Jahr hinaus.
Jetzt ist also der richtige Zeitpunkt, sich mit möglichen Alternativen auseinanderzusetzen und einen strukturierten Migrationsprozess zu starten. Außerdem bietet der Zwangswechsel Chancen und Möglichkeiten, das eigene Ticketing auf ein neues Level zu heben.
Worauf Kulturinstitutionen bei einem neuen Ticketing-System achten sollten
Die notgedrungene Suche nach Alternativen zu WinTHEA bietet betroffenen Kulturbetrieben nun eine gute Gelegenheit, um zu hinterfragen, ob das bisherige Ticketing- und Servicemodell wirklich die beste Wahl darstellt. Ist Dein Betrieb in den letzten Jahren so stark gewachsen, dass die eigene Manpower kaum noch ausreicht? – Eventuell lohnt sich der Umstieg auf ein Full-Service Modell. Du möchtest mehr Zuschauer gewinnen und in Zukunft mehr auf Kundendaten, Social-Media Kampagnen und digitales Ticketing setzen? Du willst auch hinter den Kulissen der Ticketing-Bühne aktiv mit anpacken? – Dann könnte Software-as-a-Service (SaaS) DAS Geschäftsmodell sein, um Deine Veranstaltung auf die große Bühne zu bringen. Die Ticketing-Welt bietet eine bunte Vielfalt an Modellen, die es zu entdecken lohnt.
Uns allen ist jedoch bewusst: Ein Theater arbeitet anders als ein Festival. Eine Oper hat andere Anforderungen als ein Stadtmuseum. Dennoch lassen sich für Kulturinstitutionen einige gemeinsame Kriterien für eine geeignete Ticketing-Lösung formulieren:
- Abo- & Ermäßigungsmodelle: Flexibel abbildbar für komplexe Preismodelle.
- Datenhoheit: Besucherdaten sollten bei der Institution verbleiben oder zumindest für diese nutzbar sein.
- DSGVO-Konformität: Rechtssicherheit bei Speicherung & Nutzung von Kundendaten.
- Online- und Mobile-First: Nutzerfreundliche Interfaces für den digitalen Verkauf.
- Zutrittskontrolle: Integration von mobilen Tickets, QR-Codes, Scannern.
- API Schnittstellen und Integration: Anbindung an CRM, Buchhaltung, Newslettertools u. v. m.
- Verlässlicher Support: Besonders in der Migrations- und Schulungsphase.
- Transparente Preisstruktur: Keine versteckten Kosten oder Provisionen.
Verloren bei der Wahl Deines Ticketing- und Servicemodells?
Unser Blog hilft Dir zu verstehen, was die einzelnen Modelle ausmacht und zeigt auf, worauf Du achten solltest, damit Dein Ticketing optimal zu Dir und Deinen Anforderungen passt.
5 Ticketing-Anbieter als WinTHEA Alternative
Im Folgenden stellen wir eine Auswahl an Anbietern vor, die für den Kultursektor besonders relevant sind und sich somit als Nachfolger von WinTHEA anbieten. Ob Serviceumfang, Geschäftsmodell und Funktionsangebot für Dich infrage kommen, musst Du allerdings selbst prüfen.
Tessitura Network
Profil:
Tessitura wurde ursprünglich vom Metropolitan Opera House in New York mitentwickelt und ist heute international bei großen Kulturinstitutionen im Einsatz. Es verbindet Ticketing mit CRM und Fundraising in einer integrierten Lösung.
Funktionen:
- Umfangreiche Ticketing-Funktionalitäten inkl. Aboverwaltung
- Zielgruppenspezifische Preislogiken & Rabattstruktur
- Umfassende CRM-Funktion (z. B. Spender:innen-Verwaltung)
- Digitale Verkaufsplattform + Schnittstellen zu CMS & ERP
- Reporting-Tools für Fundraising und Besucheranalyse
- API-Anbindung an externe Systeme
- Eigene Datenhaltung auf Servern des Kunden oder in der Cloud
Besonderheiten:
Tessitura ist besonders dort stark, wo Ticketverkauf, Mitgliederbetreuung, Spenden und Marketing eng verzahnt sind. Die Lösung ist sehr leistungsfähig, aber auch komplex – für kleinere Einrichtungen ist die Einführung kostspielig und aufwendig.
egocentric Systems
Profil:
egocentric Systems ist auf Ticketing-Lösungen für den Kultur- und Veranstaltungsbereich spezialisiert. Die cloudbasierte Software ist modular aufgebaut und passt sich flexibel an die Abläufe von Theatern, Opernhäusern und Museen an.
Funktionen:
- Vollständige Aboverwaltung (Fixplatz- und Wahlabos)
- Rabatt- und Ermäßigungslogiken für verschiedene Zielgruppen
- Mobile-fähiger Webshop inkl. Saalplan-Integration
- Einlasskontrolle via App oder Scannergeräte
- Integration von CRM, Zahlungsdiensten, Newsletter-Tools, etc.
- Datenhoheit beim Veranstalter (DSGVO-konform)
- Unterstützung bei Migration & Schulung, umfassendes Hilfe-Wiki
Besonderheiten:
Das System wurde gemeinsam mit Kulturbetrieben entwickelt und deckt branchenspezifische Anforderungen wie Fördermitgliedschaften, Kartenreservierungen, Spendenintegration oder Sonderverkaufsrechte ab.
Durch transparente Preisstruktur und individuelle Betreuung eignet sich egocentric Systems besonders für mittlere bis größere Häuser mit spezifischen Abläufen.
Vintia (by SecuTix)
Profil:
Vintia ist die speziell für Kulturstätten entwickelte Variante der SecuTix-Plattform. Sie richtet sich an Museen, historische Stätten und Veranstalter mit hohem Besucheraufkommen, die sowohl Zeitfenster- als auch platzbasierte Verkäufe abbilden möchten.
Funktionen:
- Online- und Vor-Ort-Ticketing mit Slot-Management
- Abo-Funktionalität möglich, aber eingeschränkt
- Mobile Ticketing, Self-Service-Kioske
- Intelligente Einlasssteuerung inkl. Gruppenmanagement
- Cloud-Hosting inkl. DSGVO-Standards
- Schnittstellen zu Tourismusplattformen, Buchungssystemen
- Business Intelligence-Dashboard
Besonderheiten:
Vintia ist stark im Bereich Besuchermanagement, insbesondere für nicht-platzgebundene Veranstaltungen. Für Theater mit komplexen Abo- und Ermäßigungsmodellen ist das System ggf. zu generisch. Ideal für Museen oder hybride Kulturangebote.
Reservix
Profil:
Reservix gehört zu den größten Anbietern im deutschsprachigen Raum und bietet eine vollständige Ticketing-Plattform mit Self-Service-Tools und umfassendem Vertriebsnetz.
Funktionen:
- Online- und Vorverkaufskassen-System mit Sitzplatzverwaltung
- Standard-Aboverwaltung, Ermäßigungen, Gutscheinsystem
- Einlasskontrolle inkl. Scannergeräte und App
- Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung & CRM
- Eigenes Call-Center für Ticketkäufer:innen
- Hosting in Deutschland, DSGVO-konform
- Reichweite durch großes Reseller-Netzwerk (z. B. ADticket)
Besonderheiten:
Reservix bietet eine solide, erprobte Lösung mit hoher Marktdurchdringung. Für kleinere Kulturhäuser kann die breite Ausrichtung allerdings unnötige Funktionen beinhalten; individuelle Prozesse lassen sich nur eingeschränkt abbilden.
Ticket Gretchen
Profil:
Ticket Gretchen ist ein österreichisches Start-up mit starkem Fokus auf mobile Nutzung und User Experience für Kulturkunden. Die Plattform wurde speziell für Theater, Opern und Kulturveranstalter entwickelt.
Funktionen:
- Intuitive App-basierte Verkaufsplattform
- Fokus auf Einzelkartenverkauf und mobile Ticketnutzung
- Integration mit Theaterkassen möglich
- Kulturpass-, Studenten- und Jugendermäßigungen
- DSGVO-konform, Server in der EU
- Schnittstellen auf Anfrage
- Ticketkauf ohne Registrierung möglich
Besonderheiten:
Ticket Gretchen überzeugt durch einfache Handhabung und attraktive Nutzeroberfläche. Die App eignet sich besonders für kulturinteressierte Zielgruppen unter 40. Für komplexe Veranstaltungsreihen mit Abo- oder Mitgliederlogik sind die Möglichkeiten aktuell begrenzt.
Der Migrationsprozess: So gelingt der Umstieg von WinTHEA
Ein erfolgreicher Systemwechsel braucht besonders viel Zeit, gute Planung und einen verlässlichen Partner. Damit der Prozess möglichst problemlos vonstattengeht, sind hier die wichtigsten Schritte:
- Analyse der bisherigen Nutzung: Welche Module und Funktionen sind bei WinTHEA im Einsatz?
- Anforderungskatalog erstellen: Was soll im neuen System abgebildet werden? Welche Funktionen sind relevant? Wird passende Hardware benötigt? Welche API-Schnittstellen sind vorhanden?
- Anbieterauswahl: Auf Grundlage der spezifischen Kulturbedürfnisse
- Datenmigration: DSGVO-konform und verlustfrei
- Tests & Schulungen: Intensive Vorbereitung des Teams
- Kommunikation: Gäste und Abonnent:innen über Neuerungen informieren
- Go-Live & Monitoring: Start mit enger Begleitung, Feedbackschleifen
TIPP: Plane genügend Puffer vor Deiner ersten, wichtigen Veranstaltung ein.
Unsere Eventexperten rechnen mit circa drei Monaten für den Umstellungsprozess, je nach Umfang kann das aber variieren. Vielleicht hast Du auch eine kleinere Aufführung, an der Du das neue System einmal testen kannst, bevor Du zum Big Business übergehst.
Fazit: Jetzt handeln und Vorteile nutzen
Der Ausstieg von WinTHEA mag auf den ersten Blick wie ein Verlust wirken – doch er ist auch eine Chance: Kulturinstitutionen können ihre Prozesse modernisieren, neue Erlöspotenziale erschließen und ihre digitale Sichtbarkeit ausbauen.
Finde gemeinsam mit unseren Event Experten heraus, was der richtige Service-Umfang für Deinen Kulturbetrieb ist und wie Du verlustfrei Deine Rabattstruktur übernehmen kannst. Lass uns in einem unverbindlichen Termin ins Gespräch kommen!
Eure Fragen.
- Wann genau wird WinTHEA eingestellt?
Laut Angaben von Geschäftsführer Dr. Jürgen Buchham endet der Betrieb von WinTHEA offiziell Ende 2026. Bis dahin läuft der Support aus und es erfolgen keine Weiterentwicklungen mehr. Ein rechtzeitiger Wechsel sollte mindestens 6 bis 12 Monate vorher geplant werden, um eine reibungslose Migration sicherzustellen.
Technisch gesehen kann WinTHEA bis zum letzten Tag weitergenutzt werden, allerdings ohne Gewährleistung, Support oder Sicherheitsupdates. Ein Weiterbetrieb bis zur Abschaltung birgt also operative Risiken.
- Wie viel kostet ein neues Ticketing-System im Vergleich zu WinTHEA?
Die Preisstruktur variiert stark je nach Anbieter und Modell (Kauf, Lizenz, SaaS, Full-Service). Wichtig sind Transparenz und Planbarkeit: Achte auf versteckte Gebühren, z. B. Provisionen bei jedem Ticketverkauf. Informiere Dich (z.B. in unserem Blogartikel) zu verschiedenen Ticketing-Modellen. Eventuell kommst Du mit einem anderen Modell sogar günstiger weg?
- Können wir das neue System parallel zu WinTHEA testen?
In den meisten Fällen ja. Anbieter wie egocentric Systems ermöglichen einen Testbetrieb mit ausgewählten Veranstaltungen oder Vertriebswegen. So kann Dein Team ohne Risiko Erfahrungen sammeln, bevor das System vollständig live geht.
- Wie lange dauert der Umstieg auf ein neues Ticketing-System?
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Ein typischer Migrationsprozess dauert – je nach Komplexität – 3 bis 6 Monate. Er umfasst:
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Analyse der bestehenden Abläufe
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Auswahl & Anpassung des neuen Systems
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Datenübernahme
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Schulung der Mitarbeitenden
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Testläufe & Go-Live
Plane daher mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf, insbesondere bei Vorverkaufszeiträumen oder Abos.
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- Wer hilft uns bei der Migration und Schulung?
Viele Anbieter bieten persönliche Onboarding-Begleitung, Schulungen und Dokumentation an. Bei egocentric Systems gibt es z. B. ein umfangreiches Hilfe-Wiki, individuelle Schulungseinheiten und Support durch Event-Experten speziell für Kulturbetriebe.
- Muss unsere Hardware (Scanner, Kassen, Drucker) ersetzt werden?
Nicht zwingend. Viele Anbieter setzen auf Webtechnologie und offene Schnittstellen. Einige Scanner und Kassensysteme lassen sich weiterverwenden, sofern sie kompatibel sind. Eine genaue Bestandsaufnahme der vorhandenen Geräte ist zu Beginn der Systemwahl sinnvoll.
- Können wir unsere bestehenden Abo- und Rabattstrukturen übernehmen?
Ja, viele moderne Ticketing-Systeme wie egocentric Systems bieten flexible Modelle zur Abbildung komplexer Abo-, Rabatt- und Förderlogiken. Wichtig ist, diese Anforderungen frühzeitig im Auswahlprozess mit dem Anbieter abzugleichen.
- Was passiert mit unseren bestehenden Besucherdaten?
Die Daten gehören weiterhin Eurem Haus – allerdings müssen sie DSGVO-konform exportiert und in das neue System übertragen werden. Achtung: Nicht alle Anbieter unterstützen den Import älterer Datenstrukturen automatisch. Es lohnt sich, frühzeitig mit potenziellen Anbietern über Migrationsschnittstellen und Datenformate zu sprechen.
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