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Dunkler Zuschauerraum mit einem einzigen verwaschenen Spotlight und viele Fans, die ihre Arme in die Höhe strecken.

Was Veranstalter über Software as a Service (SaaS) im Ticketing wissen sollten
Was Veranstalter über Software as a Service (SaaS) im Ticketing wissen sollten 1008 756 egocentric Systems GmbH

Die Welt des Ticketverkaufs hat sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Veranstalter aus Kultur, Sport und Live Entertainment, die Jahr für Jahr zehntausende Tickets verkaufen, stehen vor der Herausforderung, nicht nur den Verkauf effizient zu organisieren, sondern auch die Kontrolle über Kundendaten und Marketing zu behalten. Hier kommt Software as a Service (SaaS) ins Spiel – eine Lösung, die nicht nur Flexibilität bietet, sondern auch eine echte Alternative zu klassischen Ticketportalen darstellt. Doch was genau bedeutet SaaS im Ticketing, und warum sollte es auf der Agenda jedes Veranstalters stehen? Lass uns einen Blick darauf werfen.

Wie die SaaS Lösung im Einsatz funktioniert?

Entdecke Anwendungsfälle verschiedenster Art in unseren Erfolgsgeschichten, z.B. Hallescher FC, SIXX PAXX oder Thüringer Bachwochen.

Zu den Erfolgsgeschichten
Dunkler Zuschauerraum mit einem einzigen verwaschenen Spotlight und viele Fans, die ihre Arme in die Höhe strecken.

Was bedeutet Software as a Service (SaaS) im Ticketing?

Software as a Service, kurz SaaS, ist ein Modell, bei dem Software nicht lokal auf einem Computer installiert wird, sondern über das Internet bereitgestellt wird. Im Ticketing-Bereich bedeutet das, dass Veranstalter auf eine Cloud-basierte Plattform zugreifen, die ihnen alle Funktionen für den Ticketverkauf bietet – von der Erstellung von Veranstaltungen bis hin zur Abwicklung von Zahlungen und der Verwaltung von Kundendaten.

Das Besondere: Bei SaaS-Lösungen läuft alles über eine zentralisierte Plattform, die kontinuierlich aktualisiert wird. Dadurch entfallen aufwendige Updates und Wartungsarbeiten, die bei herkömmlicher Software oft Kopfschmerzen bereiten. Veranstalter können sich stattdessen auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den Erfolg ihrer Events.

Welche Funktionen bietet eine SaaS-Lösung im Vergleich zu einem klassischen Ticketportal?

Die Unterschiede zwischen SaaS-Lösungen und traditionellen Ticketportalen sind oft gravierender, als es auf den ersten Blick scheint. Hier sind einige Schlüsselbereiche, in denen SaaS-Lösungen herausstechen:

1. Volle Kontrolle über Kundendaten

Ticketportale agieren meist als Zwischenhändler. Sie sammeln Kundendaten, verwalten diese selbst und geben Veranstaltern nur eingeschränkte Einblicke. Mit einer SaaS-Lösung hingegen haben Veranstalter direkten Zugriff auf alle Kundendaten. Das ist nicht nur ein Vorteil für gezieltes Marketing, sondern auch essenziell, um langfristig starke Kundenbeziehungen aufzubauen.

2. Individualisierbares Branding

Ticketportale haben ihre eigene Markenidentität – und diese steht oft im Vordergrund. Eine SaaS-Lösung ermöglicht es Veranstaltern hingegen, ihre eigene Marke prominent zu platzieren. Vom Design der Tickets über die Benutzeroberfläche bis hin zur Bestätigungsmail bleibt alles in der Hand des Veranstalters.

3. Dynamische Preismodelle

Mit einer SaaS-Lösung können Veranstalter ihre Preismodelle flexibel gestalten. Ob frühe Buchungsrabatte, Last-Minute-Angebote oder VIP-Upgrades – die Plattform bietet die Tools, um Preise je nach Nachfrage und Zielgruppe dynamisch anzupassen.

4. Integration mit anderen Systemen

SaaS-Plattformen bieten oft Integrationen mit anderen Tools wie CRM-Systemen, Newsletter-Software oder Zahlungsdienstleistern. Das macht es einfacher, verschiedene Prozesse nahtlos miteinander zu verknüpfen und effizienter zu arbeiten.

5. Echtzeit-Reporting

Statt auf wöchentliche Berichte eines Portals zu warten, ermöglichen SaaS-Lösungen Zugriff auf Echtzeit-Daten. Veranstalter können so Verkaufszahlen, Umsätze und weitere KPIs jederzeit einsehen und fundierte Entscheidungen treffen.

Welche Vorteile bietet SaaS im Ticketing in Bezug auf Anpassbarkeit und Flexibilität?

Einer der größten Vorteile von SaaS-Lösungen ist ihre Anpassbarkeit. Im Gegensatz zu starren Portalen, die über begrenzte Optionen verfügen, bieten SaaS-Lösungen eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten:

Skalierbarkeit nach Bedarf: Egal, ob du ein einziges Event mit 20.000 Tickets oder eine ganze Serie von Veranstaltungen planst – SaaS-Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit deinen Anforderungen wachsen. Zusätzliche Funktionen oder Kapazitäten können einfach hinzugefügt werden.

Personalisierte Kundenerlebnisse: Dank des direkten Zugriffs auf Kundendaten können Veranstalter ihre Marketingkampagnen besser auf ihre Zielgruppe zuschneiden. Automatisierte Follow-ups, personalisierte Angebote und exklusive Rabatte für Stammkunden sind nur einige der Möglichkeiten, die SaaS bietet.

Benutzerfreundlichkeit: SaaS-Lösungen legen großen Wert auf intuitive Benutzeroberflächen. Veranstalter und deren Teams benötigen oft keine tiefgehenden technischen Kenntnisse, um die Plattform zu bedienen. Das spart Zeit und Ressourcen.

Regelmäßige Updates ohne Aufwand: Ein großer Vorteil von SaaS ist, dass Updates automatisch eingespielt werden. Neue Features und Sicherheitsupdates sind sofort verfügbar, ohne dass Veranstalter manuell eingreifen müssen.

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Warum die SaaS-Lösung von egocentric Systems die perfekte Wahl ist

Das Team von egocentric Systems versteht die Bedürfnisse von Veranstaltern aus Kultur, Sport und Live Entertainment. Unsere SaaS-Plattform wurde speziell entwickelt, um Veranstaltern maximale Kontrolle, Flexibilität und Effizienz zu bieten. Mit Funktionen wie personalisierbarem Branding, nahtloser Integration und Echtzeit-Reporting ist sie die ideale Lösung für alle, die mehr aus ihrem Ticketing herausholen möchten.

Darüber hinaus legt egocentric Systems großen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit, sodass Du Dir keine Sorgen um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften machen musst. Und das Beste: Die Plattform ist intuitiv zu bedienen und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, mit Deinem Event zu wachsen.

Hast Du Fragen oder möchtest mehr darüber erfahren?

Unser Team freut sich darauf, Dich zu unterstützen! Vereinbare jetzt einen unverbindlichen Termin mit unseren Event Experten.

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  • Kann ich die Plattform von egocentric Systems mit meinem bestehenden CRM-System verbinden?

    Unsere Lösung kommt mit einem eigens entwickelten und integrierten CRM Funktionen in der Grundausstattung. Hier werden Verkaufshistorie, Statistiken und Käuferbeziehungen übersichtlich aufgeführt und können entsprechend Deiner Ziele ausgewertet werden.

    Wenn Du bereits über ein eigenes CRM-System verfügst, müssen wir individuell prüfen welches System Du nutzt und ob ein Datenaustausch möglich ist. In einem gemeinsamen Gespräch mit unseren Event Experten können wir Dich besser kennenlernen und genauer auf die Fragen zu Deiner aktuellen Infrastruktur eingehen: Vertrieb kontaktieren

  • Wie sicher sind die Kundendaten auf der Plattform?

    Datensicherheit hat bei egocentric Systems höchste Priorität. Die Plattform entspricht allen gängigen Datenschutzstandards, einschließlich der DSGVO. Mehr Informationen findest Du in unserem DSGVO-Statement.

  • Welche Kosten fallen bei der Nutzung der Plattform an?

    Wir bieten für unsere SaaS-Lösung flexible Preismodelle an, die auf die Bedürfnisse von Veranstaltern zugeschnitten sind. Es gibt keine versteckten Gebühren.

  • Kann ich meine eigenen Ticketpreise festlegen?

    Absolut. Mit der SaaS-Lösung hast Du die volle Kontrolle über Preisgestaltung und Rabattaktionen.

  • Ist die Plattform auch für kleinere Events geeignet?

    Die Nutzung unserer Lösung bietet die vielversprechendsten Ergebnisse ab einer gewissen Veranstaltungsgröße, damit Du das volle Potenzial aus den Funktionen schöpfen kannst.

    Als kleiner Veranstalter mit einer ausgewählten Zahl an Events oder kleinen Ticketkontingenten, arbeiten wir gerade an einem Update, der die Bedürfnisse für Dic besser trifft. Wenn Du das nicht verpassen willst, dann abonniere unseren Newsletter und werde als erstes benachrichtigt.

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5 Kriterien für die einfache Event-Registrierung
5 Kriterien für die einfache Event-Registrierung 1008 756 egocentric Systems GmbH

Die Event-Registrierung ist oft der erste Berührungspunkt zwischen Dir und Deinen Teilnehmern. Studien zeigen, dass bis zu 40 % aller Interessenten den Registrierungsprozess abbrechen, wenn dieser als zu komplex wahrgenommen wird. Ein einfacher und benutzerfreundlicher Anmeldeprozess kann also den Erfolg Deines Events maßgeblich steigern und Dir wertvolle Informationen über Deine Zielgruppe liefern. Damit Deine Teilnehmer begeistert und ohne Hürden den Weg zu Deinem Event finden, solltest Du bei der Event-Registrierung einige essenzielle Funktionen und Optimierungsmöglichkeiten berücksichtigen. In diesem Artikel haben wir die aus unserer Sicht 5 wichtigsten zusammengefasst.

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Person hält Smartphone mit geöffnetem Ticketshop, um sich für das Event zu registrieren

Arten der Event-Registrierung

Bevor wir uns auf die Optimierung einzelner Funktionen konzentrieren, ist es hilfreich, sich die Hauptmethoden der Event-Registrierung genauer anzusehen. Die Wahl der passenden Registrierungsart hängt nicht nur von den Präferenzen Deiner Zielgruppe ab, sondern auch von der Art Deines Events.

1. Online-Registrierung:

  • Flexibilität: Teilnehmer können sich rund um die Uhr anmelden und viele Zahlungsmethoden nutzen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Ein klarer und einfacher Prozess – mit wenigen Klicks und optimiert für mobile Geräte – senkt die Abbruchrate.
  • Vorteile: Mit einer mobilen Optimierung erreichst Du auch jene Teilnehmer, die sich spontan per Smartphone anmelden möchten.

2. Vor-Ort-Registrierung (Box Office):

  • Spontane Anmeldungen: Vor-Ort-Registrierungen sind ideal für Teilnehmer, die sich spontan entscheiden.
  • Einsatz bei größeren Events: Besonders bei großen Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, eine Vor-Ort-Lösung für Teilnehmer ohne Online-Zugang anzubieten.
  • Autonome POS: Nutze aktuelle Technologien, um auch den spontanen Besuchern ein schnelles und effektives Ticketkauferlebnis zu gewährleisten. Der einfachste Weg sind Plakate mit einem QR-Code mit Link zum Ticketshop, in welchem sich die Besucher selbst ihre Tickets buchen können.
    Alternativ gibt es inzwischen auch Automaten, die Du von McDonalds oder aus Schwimmbädern kennst, die Dir eine vollautomatisierte Bestellung des Produkts ermöglichen.
Box Office bei der Landesgartenschau Höxter 2023

Mit dieser Grundstruktur kannst Du für jedes Event die passende Registrierungsart wählen. Für Dich ist hierbei wichtig, dass Du möglichst viel über Deine Kunden erfährst und die Erlaubnis erhältst, sie auch für kommende Veranstaltungen zu kontaktieren. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die wesentlichen Funktionen ein, die jede Event-Registrierungslösung bieten sollte, um eine optimale Teilnehmererfahrung zu garantieren.

Top 5 Kriterien für die Bewertung einer Event-Registrierungslösung

Eine erfolgreiche Event-Registrierung besteht nicht nur aus der Anmeldung selbst, sondern auch aus den Tools und Möglichkeiten, die sie mitbringt, um den Prozess für Teilnehmer und Veranstalter gleichermaßen effizient und informativ zu gestalten. Hier sind die fünf Schlüssel-Funktionen, die Du für eine optimale Registrierungslösung in Betracht ziehen solltest:

1. Benutzerfreundlichkeit

  • Einfache Anmeldung: Reduziere die Schritte und Felder auf das Wesentliche, um den Anmeldeprozess kurz und übersichtlich zu halten.
  • Mobile Optimierung: Viele Teilnehmer nutzen mobile Geräte, um sich anzumelden. Stelle sicher, dass die Registrierungsseite auf Smartphones und Tablets funktioniert.
  • Personalisierung: Passe Anmeldeformulare und Bestätigungs-E-Mails an Dein Event-Branding an, um einen einheitlichen und professionellen Eindruck zu vermitteln.

2. Datenmanagement

  • Zentralisiertes System: Alle Teilnehmerdaten sollten in einem zentralen System gespeichert werden, um Übersichtlichkeit und Effizienz zu gewährleisten.
  • Exportfunktion: Exportiere Teilnehmerlisten in Formate wie CSV oder XLS, um die Nachbearbeitung zu erleichtern.
  • Berichte und Analysen: Erstelle detaillierte Berichte über Anmeldungen und Teilnehmerprofile, um zu verstehen, wie Dein Event angenommen wird und zukünftige Events zu verbessern.

3. Automatisierung

  • Automatisierte E-Mails: Versende Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails automatisch, um Deine Teilnehmer stets informiert zu halten.
  • Ticketing-Integration: Durch eine nahtlose Integration eines Ticketing-Systems erhalten Teilnehmer ihre Tickets direkt nach der Registrierung und Bezahlung.

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4. Flexibilität & Kontrolle

  • Teilnehmerkategorien: Erstelle verschiedene Ticket- und Teilnehmerkategorien, um Dein Event an verschiedene Zielgruppen anzupassen.
  • Kapazitätsmanagement: Nutze Anmeldefristen und Begrenzungen, um Überbuchungen zu vermeiden und den Überblick über die Teilnehmerzahl zu behalten.

5. Zusatzfunktionen

  • Event-Programm: Biete den Teilnehmern während der Registrierung einen Überblick über das Event-Programm.
  • Cross- & Up-Selling: Erhöhe den Warenkorbwert pro Kauf, indem Du die Wünsche und Bedürfnisse Deiner Kunden erkennst und Angebote als Upgrades gibst, die diese Bedürfnisse stillen.
  • Check-In-Funktion: Eine mobile App für den Check-In vor Ort erleichtert den Einlassprozess und hinterlässt einen professionellen Eindruck. In diesen Aspekt zählt auch das Plakat, dass Du vor Ort aufstellst mit einem präsenten QR-Code und dem Hinweis: „Hier Karten kaufen und die Warteschlange vermeiden.“

Diese Funktionen bieten eine optimale Mischung aus Nutzerfreundlichkeit und administrativen Vorteilen für Dich als Veranstalter. Sie bilden die Grundlage für eine gelungene Event-Registrierung und verbessern die gesamte Teilnehmererfahrung. Im nächsten Abschnitt fassen wir die wichtigsten Punkte noch einmal kurz zusammen.

Event-Registrierung ist mehr als „nur“ Anmeldung

Eine optimierte Event-Registrierung geht über die bloße Anmeldung hinaus und liefert wertvolle Informationen über Deine Teilnehmer. Durch eine benutzerfreundliche Lösung mit integriertem Datenmanagement, Automatisierung und Flexibilität kannst Du die Teilnehmererfahrung entscheidend verbessern und Dein Event auf die Bedürfnisse Deiner Zielgruppe zuschneiden. Die Event-Registrierung wird so zu einem mächtigen Tool, mit dem Du nicht nur die Abwicklung vereinfachst, sondern auch wertvolle Insights für zukünftige Events gewinnst.

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  • Wie kann ich die Registrierung für meine Events einfacher gestalten?

    Ein unkomplizierter Anmeldeprozess senkt die Abbruchquote und verbessert die Teilnehmererfahrung. Frage nur die nötigsten Informationen ab, um den Prozess schlank zu halten. Dazu gehören: Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsdetails. Vermeide unnötige Abfragen; jede zusätzliche Eingabe erhöht die Abbruchrate.

    Schaffe eine Anmeldung, die in 2-3 Klicks abgeschlossen ist. Verzichte auf Schritte wie separate Bestätigungsseiten oder unnötige Pop-ups. Und da viele Nutzer über ihr Smartphone buchen, sollte die Seite mobilfreundlich und intuitiv bedienbar sein. Achte auf responsive Buttons und gut lesbare Texte.

  • Welche Informationen sind für die Registrierung wirklich notwendig?

    Die Anmeldung sollte nur essenzielle Daten abfragen und optional weitere Informationen bieten. Zuerst benötigst Du die Basisinformationen: erfrage nur Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsdetails. Halte es minimal, um die Abbruchrate zu senken.

    Je nach Deiner Zielgruppe können auch weitere Abfragen (dezent eingesetzt) Sinn machen, z.B. Dinge wie Ernährungsbedürfnisse oder spezielle Interessen können optional erfragt werden, wenn sie dem Event direkt nützen (z. B. Essenspräferenzen bei einem Networking-Event). Diese Abfragen sollten klar als „optional“ markiert sein.

  • Wie kann ich die Registrierungsseite als Aushängeschild für mein Event nutzen?

    Die Registrierungsseite ist der erste Eindruck Deines Events und spiegelt dessen Qualität und Marke wieder. Verwende daher Farben, Logos und Bilder, die Dein Event repräsentieren. Füge ein einladendes Bild oder Banner hinzu, das die Atmosphäre des Events widerspiegelt. Achte außerdem auf strukturierte Abschnitte und klare Überschriften. Diese verbessern die Lesbarkeit. Sorge für eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen (Datum, Uhrzeit, Ort), um Vertrauen zu schaffen.

  • Welche Funktionen fördern die Teilnahme an Events?

    Moderne Benachrichtigungsfunktionen verbessern die Teilnehmerbindung und das Event-Erlebnis. Wir empfehlen automatische Benachrichtigungen per SMS, WhatsApp und E-Mail zu versenden.

    Vor dem Event: Sende personalisierte Erinnerungen mit wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort. KI-gestützte Systeme können diese Nachrichten individuell anpassen, um die Vorfreude zu steigern.

    Während des Events: Informiere die Teilnehmer in Echtzeit über Programmpunkte, Raumwechsel oder Pausen. Diese Kommunikation erleichtert den Ablauf und erhöht die Zufriedenheit.

    Nach dem Event: Bedanke dich für die Teilnahme und bitte um Feedback. Bei positivem Feedback kann automatisch um eine Google-Bewertung gebeten werden, um die Sichtbarkeit und Reputation des Events zu steigern.

  • Wie kann ich E-Mail-Kampagnen zur Registrierung effektiv einsetzen?

    Halte mit gezielten und automatisierten E-Mails Deine Teilnehmer informiert. Das fördert die Conversion, also die Interaktion mit Deinen Inhalten. Ein guter Anfang ist nach der Registrierung eine automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsemails zu versenden, um Teilnehmer zu informieren und den Termin im Bewusstsein zu halten.

    Schon etwas anspruchsvoller, aber ein mächtiges Werkzeug, sind gezielte Kampagnen. Verwende personalisierte E-Mail-Kampagnen, um verschiedene Zielgruppen (z. B. Frühbucher, ehemalige Teilnehmer) gezielt anzusprechen. Segmentiere Deine Kontaktliste, um Nachrichten an die Interessen der Teilnehmer anzupassen. Das verbessert die Conversion.

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White Label Ticketing: Die Lösung für personalisierte Ticketing- Systeme
White Label Ticketing: Die Lösung für personalisierte Ticketing- Systeme 1008 756 egocentric Systems GmbH

White Label Ticketing ermöglicht es Veranstaltern, ein vollständig gebrandetes Ticketing-System unter ihrem eigenen Namen zu betreiben, ohne dabei selbst ein technisches System entwickeln zu müssen. Dies bedeutet, dass alle Aspekte des Ticketing-Prozesses – von der Verkaufsplattform über das Branding bis hin zu den Zahlungsprozessen – genau auf Dich als Veranstalter zugeschnitten sind. Du kannst deinen Nutzern somit eine nahtlose und markenkonforme Kundenerfahrung bieten, was besonders in der Eventbranche von hoher Bedeutung ist.
egocentric Systems ist ein erfahrener Anbieter von White Label Ticketing-Lösungen, der sich darauf spezialisiert hat, eine maßgeschneiderte Ticketing-Plattform für verschiedenste Branchen bereitzustellen. Durch umfassende Anpassungsoptionen und eine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es egocentric Systems Veranstaltern, ihre Ticketing-Prozesse effizient und markenkonform zu gestalten.

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Zwei Handys auf blauem Hintergrund mit gelben Rahmen, White Label Ticketshop auf Bildschirm

Warum sollten  Veranstalter sich für White Label Ticketing interessieren?

White Label Ticketing bietet Dir die Möglichkeit, Deine Marke zu stärken und gleichzeitig eine flexible und skalierbare Lösung für den Ticketverkauf zu nutzen. Im Vergleich zu Standard-Ticketing-Lösungen, die oft nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bieten, ermöglicht ein White Label-System eine vollständige Kontrolle über das Erscheinungsbild und die Funktionalität der Ticketing-Plattform.

Vorteile im Vergleich zu Standard- Ticketing- Lösungen

Standard-Ticketing-Systeme sind oft starr und bieten wenig Raum für individuelle Anpassungen. Ein White Label-System hingegen erlaubt es Dir, Deine Plattform genau an Deine Bedürfnisse und das Branding Deines Unternehmens anzupassen. Zudem bieten diese Systeme eine nahtlose Integration mit bestehenden Tools wie CRM-Systemen oder Marketingplattformen, was eine effizientere Verwaltung und eine verbesserte Benutzererfahrung ermöglicht.

Begrenzte Anpassungsfähigkeit von Standard-Ticketing-Systemen

Standard-Ticketing-Systeme sind oft nicht in der Lage, spezifische Markenanforderungen zu erfüllen. Dies kann die Kundenbindung erschweren, da das Ticketing-Erlebnis nicht vollständig mit der Markenidentität übereinstimmt. Zudem fehlt es häufig an Flexibilität bei der Implementierung spezifischer Funktionen oder Integrationen

Warum ist das ein Problem?

Wenn Du Deine Markenidentität nicht effektiv in das Ticketing-Erlebnis integrieren kannst, wirkt sich das negativ auf Dein Branding und die Benutzererfahrung aus. Ein einheitliches und markenkonformes Erlebnis stärkt die Kundenbindung und kann die Verkaufszahlen positiv beeinflussen. Ohne die Möglichkeit, das Ticketing-Erlebnis anzupassen, verlieren Veranstalter an Flexibilität und Kontrolle über wichtige Verkaufsprozesse.

Wie löst egocentric Systems das Problem?

egocentric Systems bietet maßgeschneiderte Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten sind, beispielsweise für Sportveranstaltungen wie den Halleschen FC oder Großveranstaltungen wie die Landesgartenschau in Höxter. Die Plattform ermöglicht eine umfassende Anpassung der Benutzeroberfläche und des Brandings, integrierte Marketing- und Analysewerkzeuge sowie flexible Preismodelle und Zahlungsoptionen. Dies alles trägt dazu bei, dass Unternehmen ein konsistentes und markenorientiertes Ticketing-Erlebnis bieten können.

Details und Funktionen

Zu den Hauptfunktionen der Plattform gehören:
  • Anpassbare Benutzeroberfläche und Branding: Unternehmen können ihre eigene Markenidentität in das Ticketing-System integrieren.
  • Integrierte Marketing- und Analysewerkzeuge: Diese Tools helfen, die Kunden besser zu verstehen und gezielte Marketingkampagnen zu erstellen.
  • Flexible Preismodelle und Zahlungsoptionen: Die Plattform unterstützt verschiedene Preismodelle, was eine bessere Anpassung an die Marktanforderungen ermöglicht.
weiße Steine

Vorteile

Vollständige Markenanpassung und bessere Kundenbindung

Durch die Möglichkeit, das Ticketing-System vollständig an das eigene Branding anzupassen, wird die Kundenbindung gestärkt. Ein konsistentes Markenbild über alle Touchpoints hinweg sorgt für eine gesteigerte Markenwiedererkennung und ein positiveres Kundenerlebnis.

Verbesserte Benutzererfahrung durch maßgeschneiderte Features

Eine maßgeschneiderte Benutzererfahrung, die genau auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt ist, kann die Zufriedenheit der Kunden erheblich steigern. Dies zeigt sich beispielsweise in den positiven Rückmeldungen des Halleschen FC, der durch die Nutzung eines White Label-Systems seine Ticketverkäufe und die Kundenbindung signifikant verbessern konnte.

Erhöhte Kontrolle über Verkaufsprozesse und Daten

Mit einem White Label-System behalten Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Verkaufsprozesse und die damit verbundenen Daten. Dies ermöglicht nicht nur eine bessere Entscheidungsfindung, sondern auch eine effizientere Verwaltung und eine höhere Sicherheit.

Testimonials

Hallescher FC

Der Hallesche FC hat durch die Implementierung einer White Label Ticketing-Lösung von egocentric Systems eine signifikante Verbesserung in der Markenwahrnehmung und den Verkaufszahlen erzielt. Vor der Implementierung standen sie vor Herausforderungen wie einer unflexiblen Plattform und eingeschränkten Anpassungsmöglichkeiten, was die Kundenbindung erschwerte.

Landesgartenschau in Höxter

Die Landesgartenschau in Höxter nutzte ebenfalls die White Label-Lösung von egocentric Systems, um eine nahtlose und gebrandete Ticketing-Erfahrung zu bieten. Durch die Plattform konnte nicht nur die Effizienz der Ticketverkäufe gesteigert, sondern auch eine stärkere Bindung zu den Besuchern aufgebaut werden.

Fazit

White Label Ticketing stellt eine revolutionäre Lösung dar, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ticketing-Prozesse vollständig an ihre spezifischen Anforderungen und ihre Markenidentität anzupassen. In einer zunehmend wettbewerbsintensiven und digitalisierten Welt ist die Fähigkeit, ein nahtloses und markenkonformes Kundenerlebnis zu bieten, von unschätzbarem Wert. Unternehmen, die sich für eine White Label-Lösung entscheiden, gewinnen nicht nur an Flexibilität, sondern auch an Kontrolle über ihre Verkaufsprozesse und Daten. Diese Vorteile sind entscheidend für eine stärkere Kundenbindung und letztlich für den geschäftlichen Erfolg.

Mach Dich sichtbar

Anbieter wie egocentric Systems spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie maßgeschneiderte und branchenübergreifende Lösungen anbieten, die weit über das hinausgehen, was Standard-Ticketing-Plattformen bieten können. Die Praxisbeispiele des Halleschen FC und der Landesgartenschau in Höxter zeigen eindrucksvoll, wie White Label-Lösungen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch das Kundenerlebnis und die Markenwahrnehmung erheblich verbessern können.

Für die Zukunft deutet alles darauf hin, dass White Label Ticketing weiter an Bedeutung gewinnen wird. Unternehmen erkennen zunehmend die Vorteile einer personalisierten und datengetriebenen Ticketing-Lösung, die sich dynamisch an die sich ändernden Bedürfnisse des Marktes anpassen kann. Dabei wird auch die Integration mit weiteren digitalen Tools, wie Marketing- und CRM-Systemen, immer wichtiger, um eine ganzheitliche und effiziente Verwaltung von Events und Veranstaltungen zu gewährleisten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass White Label Ticketing nicht nur eine technische Lösung, sondern auch eine strategische Investition in die Zukunft eines Unternehmens darstellt. Unternehmen, die ihre Ticketing-Prozesse optimieren und gleichzeitig ihre Markenidentität stärken möchten, kommen an dieser Technologie nicht vorbei. Die Trends im Ticketing-Bereich weisen klar darauf hin, dass die Nachfrage nach flexiblen, anpassbaren und markenkonformen Lösungen weiter steigen wird, was White Label Ticketing zu einer Schlüsseltechnologie für die Zukunft der Eventbranche macht


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Nachhaltiges Event-Ticketing: Wie umweltfreundliche Lösungen die Branche verändern 1008 756 egocentric Systems GmbH

Der Klimawandel sorgt weltweit für Schlagzeilen und wächst immer mehr zu einem globalen Problem heran. Der Schlüssel zu einer besseren Zukunft ist es daher, die Auswirkungen des Klimawandels zu bekämpfen.

Nachhaltigkeit ist deshalb ein zentrales Thema unserer Zeit und betrifft auch die Eventbranche. In diesem Beitrag zeigen wir, wie nachhaltiges Event-Ticketing einen Beitrag zum Umweltschutz leisten kann und welche innovativen Lösungen bereits heute verfügbar sind. Durch die Umstellung auf umweltfreundliche Ticketmethoden kannst Du als Veranstalter nicht nur Deinen CO2-Fußabdruck reduzieren, sondern auch ein positives Signal an Deine Teilnehmer senden.

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Warum Nachhaltigkeit wichtig ist

Traditionelle Ticketmethoden, wie gedruckte Papier- oder Plastiktickets, belasten die Umwelt erheblich. Von der Produktion über den Transport bis hin zur Entsorgung verursachen sie CO2-Emissionen und Müll. Digitale Tickets bieten hier eine nachhaltige Alternative, weil sie keinen physischen Abfall erzeugen und die Umweltbelastung minimieren.

Die Umweltbelastung durch Papiertickets

Die Produktion von Papiertickets beginnt mit der Holzernte, gefolgt von der Papierherstellung, die erhebliche Mengen an Wasser und Energie verbraucht. Der Transport der Tickets von der Druckerei zu den Veranstaltungsorten verursacht zusätzliche Emissionen. Nach dem Event landen viele Tickets im Müll und tragen zur wachsenden Abfallproblematik bei und das zeigt, warum der Wechsel zu digitalen Lösungen so wichtig für Dich ist.

Beispiele nachhaltiger Ticketing- Lösungen

Digitale Tickets:

Digitale Tickets eliminieren den Bedarf an physischem Material vollständig. Du kannst sie einfach per E-Mail versenden oder in mobilen Apps speichern. Diese Methode reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Emissionen, die durch den Transport von physischen Tickets entstehen. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Handhabung und Speicherung der Tickets für die Teilnehmer, die keine zusätzlichen Gegenstände mit sich tragen müssen.

QR-Codes und mobile Apps:

QR-Codes sind eine praktische und umweltfreundliche Lösung. Sie können direkt auf das Smartphone des Teilnehmers gesendet und beim Einlass gescannt werden. Mobile Apps bieten zusätzlich die Möglichkeit, Tickets sicher zu speichern und gleichzeitig Echtzeit-Updates über das Event bereitzustellen. Durch die Integration von QR-Codes in Apps kannst Du auch wertvolle Daten zur Teilnehmerinteraktion sammeln, die zur Verbesserung zukünftiger Events genutzt werden können.

Recycling-fähige Materialien:

Wenn physische Tickets unvermeidbar sind, sollten umweltfreundliche, recycling-fähige Materialien verwendet werden. Beispielsweise können Tickets aus recyceltem Papier oder biologisch abbaubaren Materialien hergestellt werden, um den ökologischen Fußabdruck zu minimieren. Diese Tickets können nach dem Event einfach recycelt oder kompostiert werden, was die Abfallmenge erheblich reduziert.

Best Practices und Erfolgsgeschichten

Green Concert Initiative:

Die Green Music Initiative unterstützt Menschen in der Musikfestival- und Veranstaltungsbranche dabei, ihre Aktivitäten nachhaltiger und zukunftsfähiger zu gestalten. Neben Forschungs- und Beratungsprojekten werden zusammen auch Workshops, Fort- und Weiterbildungen und Konferenzprogramme in den Themengebieten Nachhaltigkeit, Innovation und Sozialer Wandel entwickelt und umgesetzt. Diese Initiative hat bereits zahlreichen Veranstaltern geholfen, ihre Events umweltfreundlicher zu gestalten und gleichzeitig das Bewusstsein für Nachhaltigkeit in der Branche zu stärken.

Spätschicht Open Air:

Der Veranstalter Spätschicht Saar e.V. und seine Festivals Frühschicht und Spätschicht Open Air hat durch die alleinige Verwendung von digitalen Tickets und den Einsatz der Software von egocentric Systems seinen Papierverbrauch deutlich reduziert. So wurde ohne viel Aufwand etwas für die Nachhaltigkeit getan. Diese Umstellung hat nicht nur die Umweltbelastung verringert, sondern auch die Effizienz bei der Ticketabwicklung erhöht.

Tipps für Eventveranstalter

Integration nachhaltiger Ticketing-Lösungen

Eine Evaluierung der aktuellen Ticketing-Methoden ist der erste Schritt. Überprüfe, welche Methoden Du derzeit verwendest und wie diese optimiert werden können. Eine schrittweise Umstellung auf digitale Tickets kann bereits einen großen Unterschied machen.

Partnerschaften mit nachhaltigen Anbietern

Arbeite mit Dienstleistern zusammen, die sich auf umweltfreundliche Lösungen spezialisiert haben. Diese Anbieter können nicht nur nachhaltige Technologien liefern, sondern auch wertvolle Beratung zur Umsetzung umweltfreundlicher Praktiken bieten.

Aufklärung der Teilnehmer

Informiere Deine Teilnehmer über die Vorteile der nachhaltigen Ticketing-Lösungen. Dies kann durch Kommunikationskampagnen vor, während und nach dem Event geschehen. Je besser die Teilnehmer über die Vorteile informiert sind, desto höher ist die Akzeptanz und Unterstützung für nachhaltige Maßnahmen.

Anreize für digitales Ticketing

Biete Anreize wie Rabatte oder spezielle Vorteile für die Nutzung digitaler Tickets an. Solche Anreize können die Bereitschaft zur Nutzung nachhaltiger Lösungen erhöhen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Teilnehmer steigern.

Umweltfreundlich und innovativ

Nachhaltiges Event-Ticketing bietet zahlreiche Vorteile für die Umwelt und kann einen erheblichen Beitrag zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks von Veranstaltungen leisten. Durch den Einsatz digitaler Tickets, innovativer Technologien und recycling-fähiger Materialien kannst Du als Eventveranstalter Deine Nachhaltigkeitsziele erreichen und gleichzeitig ein positives Signal an Deine Teilnehmer senden.

Ein weiterer Vorteil digitaler Tickets ist ihre Flexibilität. Veranstalter können schnell und effizient auf Änderungen reagieren, wie z.B. bei Wetterbedingungen oder Sicherheitsbestimmungen, indem sie Echtzeit-Updates an die Teilnehmer senden. Dies verbessert nicht nur die Teilnehmererfahrung, sondern reduziert auch den Bedarf an gedruckten Informationsmaterialien. Darüber hinaus können digitale Tickets leicht personalisiert werden, was das Risiko von Betrug und Vervielfältigung verringert.

Schmetterling auf Baumstumpf mit Pixeln

Zukunft des nachhaltigen Ticketings

Blockchain

Die Entwicklung nachhaltiger Technologien schreitet stetig voran. Zukünftige Innovationen könnten noch umweltfreundlichere Lösungen hervorbringen. Beispielsweise könnten blockchain-basierte Ticketing-Systeme die Transparenz und Sicherheit erhöhen und gleichzeitig den Papierverbrauch weiter reduzieren. Auch die Nutzung erneuerbarer Energien in der gesamten Eventbranche könnte einen bedeutenden Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.

Blockchain-Technologie bietet eine unveränderliche und transparente Methode zur Nachverfolgung von Tickettransaktionen, die das Risiko von Betrug und Vervielfältigung minimiert. Diese Technologie kann auch den Sekundärmarkt für Tickets regulieren, indem sie sicherstellt, dass Tickets nur zu einem fairen Preis weiterverkauft werden können.

Künstliche Intelligenz

Ein weiterer vielversprechender Bereich ist die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen in Ticketing-Systeme. Diese Technologien können Dir als Veranstalter helfen, das Teilnehmerverhalten besser zu verstehen und maßgeschneiderte, umweltfreundliche Lösungen anzubieten. Beispielsweise kann KI dazu verwendet werden, den optimalen Zeitpunkt für den Ticketverkauf zu bestimmen, um die Anzahl der nicht verkauften Tickets zu minimieren und somit Ressourcen zu schonen.

Erneuerbare Energien

Auch die Nutzung erneuerbarer Energien für die Eventdurchführung könnte einen bedeutenden Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten. Veranstaltungsorte könnten mit Solar- oder Windenergie betrieben werden, wodurch die Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen reduziert wird. Darüber hinaus kannst Du  Partnerschaften mit lokalen Öko-Initiativen eingehen, um den ökologischen Fußabdruck Deines Events weiter zu verringern. Die Kombination dieser Technologien und Praktiken hat das Potenzial, die Eventbranche nachhaltig zu revolutionieren und einen erheblichen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Fazit

Nachhaltigkeit als Notwendigkeit

Nachhaltigkeit im Event-Ticketing ist nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um die Umweltbelastung zu reduzieren und einen positiven Einfluss auf unsere Welt zu haben. Durch die Implementierung digitaler Tickets, die Zusammenarbeit mit nachhaltigen Anbietern und die Aufklärung der Teilnehmer können Veranstalter einen bedeutenden Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Zufriedenheit und Loyalität

Der Übergang zu nachhaltigen Ticketing-Lösungen bietet nicht nur ökologische Vorteile, sondern auch wirtschaftliche und soziale. Umweltfreundliche Maßnahmen können die Betriebskosten senken, die Effizienz steigern und das Markenimage verbessern. Teilnehmer schätzen zunehmend Veranstaltungen, die verantwortungsbewusst und umweltfreundlich sind, was zu einer höheren Zufriedenheit und Loyalität führt.

Zudem spielt die Gemeinschaft eine wichtige Rolle. Veranstalter, die nachhaltige Praktiken fördern, können Vorbilder für andere werden und die gesamte Branche in eine umweltfreundlichere Richtung lenken. Zusammenarbeit und Austausch bewährter Verfahren sind entscheidend, um den Übergang zu nachhaltigen Lösungen zu beschleunigen.

Lass uns gemeinsam den Wandel hin zu nachhaltigeren Events gestalten und die Zukunft unserer Erde sichern. Die Schritte, die wir heute unternehmen, haben das Potenzial, eine nachhaltige und verantwortungsbewusste Eventbranche zu schaffen, die sowohl gegenwärtigen als auch zukünftigen Generationen zugutekommt. Nachhaltiges Event-Ticketing ist der Schlüssel zu einer grüneren und besseren Zukunft.


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Erfolgreich ein neues Event Ticketing System integrieren
Erfolgreich ein neues Event Ticketing System integrieren 1008 756 egocentric Systems GmbH

In diesem Artikel erfährst Du die wichtigsten Punkte, die Du beachten solltest, damit Dein Ticketingsystemwechsel reibungsfrei und entspannt verläuft.

Bist du auf dem richtigen Weg?

Zwischen Anforderungen zusammentragen und Features abgleichen, geht mitunter etwas verloren. Mach jetzt den Quick- Check!

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Warum ein neues Ticketing System

In der Welt der Veranstaltungen ist das Ticketing-System das Herzstück Deines Geschäftserfolges. Ein effizientes System kann nicht nur Deinen Umsatz steigern, sondern auch die Zufriedenheit Deiner Kunden erheblich verbessern. Du erhältst mehr Kundendaten, kannst mehr Kunden erreichen und Deine Marketingmaßnahmen besser nachverfolgen.

Ein modernes Ticketing System eröffnet neue Möglichkeiten zur Kundeninteraktion und Veranstaltungsdynamik, die weit über den einfachen Ticketverkauf hinausgehen. Obwohl die Einführung einer neuen Software zunächst einschüchternd wirken kann, ist der Wechsel zu einem modernen, leistungsstärkeren System eine Investition, die sich lohnt. Mit dem richtigen Anbieter an Deiner Seite geht der Übergang nahtlos und unkompliziert.

Nutzen und Integration eines neuen Ticketing Systems

Die strategische Wahl: White Label Lösungen

Eine White Label Software bietet Veranstaltern, Venue-Besitzern und anderen Event-Organisatoren die Möglichkeit, Ticketing-Dienste unter Ihrer eigenen Marke anzubieten, ohne selbst Technologie entwickeln zu müssen.

Diese Flexibilität ermöglicht eine tiefgreifende Anpassung und Integration in Deine bestehenden Prozesse, wobei Du gleichzeitig von geringeren Buchungsgebühren und der Möglichkeit profitierst, sowohl eigene als auch fremde Events zu vermarkten. Die White Label-Lösung erlaubt es Dir, die vollständige Kontrolle über das Branding und die Kundenerfahrung zu behalten, was in stärkerer Kundenbindung und Markenloyalität resultiert.

Die Herausforderungen des Anbieterwechsels angehen

Der Wechsel zu einem neuen System kann zunächst herausfordernd erscheinen. Hier ist eine gründliche Planung entscheidend. Identifiziere zunächst, was am aktuellen System nicht funktioniert, und binde alle Abteilungen ein, um ein umfassendes Verständnis der benötigten Features zu entwickeln. An dieser Stelle zeigt auch die Erfahrung, dass ein Expertengespräch zum Thema Ticketingsystem mit einem externen Experten viele unberücksichtigte Aspekte aufzeigt, die anschließend in die Planung inkludiert werden können.

Es folgt ein detaillierter Implementierungsplan, der spezifische Zeitrahmen und Ziele umfasst. Dieser ist essenziell für eine reibungslose Umstellung. Hier zeigt die Erfahrung, dass drei Monate Planungszeitraum am meisten Sinn ergeben. Tatsächlich hat es unser Operations Team schon geschafft eine komplette Implementierung in einer Woche von Erstberatung bis zum stehenden Online-Shop umzusetzen, das sind jedoch Ausnahmesituationen und fördern keinesfalls die Entspannung. Also – plane mit drei Monaten.

Umfassende Teamkollaboration und positive Einstellung

Wir können es nur noch einmal betonen: Die Einbindung aller Abteilungen und eine klare Kommunikation sind entscheidend für den Erfolg des neuen Systems. Durch regelmäßige Meetings und Workshops können alle Beteiligten Ihre Bedenken äußern und zum gemeinsamen Projekt beitragen.

Ein positiver Ansatz und das kontinuierliche Einholen von Feedback sind unerlässlich, um den Übergang erfolgreich zu gestalten und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu adressieren. Eine weitere wichtige Erkenntnis ist, dass Projekte deutlich entspannter und leichter umgesetzt wurden, wenn es einen Hauptverantwortlichen für das Projekt auf Deiner Seite gibt.

Empfehlung – Mach Dich von Deinem Ticketinganbieter unabhängig!

Die Einarbeitungsphase ist der anstrengendste Teil eines Systemswechsels. Es ist komplett normal, wenn wiederholt Fragen aufkommen.

Damit die Beantwortung der Fragen so schnell und entspannt wie möglich passiert, bieten manche Ticketinganbieter Helpdesks an, in welchen der Veranstalter seine Frage über das Suchfeld einfach und verständlich erklärt bekommt. Ob diese Top-Lösung Dein neuer Ticketinganbieter hat, solltest Du VOR der Vertragsunterschrift prüfen. Sie wird Dir das Leben erleichtern und Deine Einarbeitungszeit deutlich entspannen.

Zusammengefasst:

Auf folgende Punkte achtest Du ab sofort 
und der Ticketingsystemwechsel verläuft entspannt.

1. Aufnahme der IST-Situation
a. Was fehlt Dir aktuell an Features?
b. Welche Features müssen zukünftig wieder vorhanden sein?

2. Inklusion aller Abteilungen
a. Ticketing
b. Marketing
c. Operations
d. Sales
e. …

3. Austausch mit einem Event-Experten

4. Implementierungsplan erstellen

5. Ist Helpdesk für Dich als neuer Kunde vorhanden?

By the way: Einfacher Wechsel mit egocentric Systems

Die Integration eines neuen Ticketing Systems kann ganz einfach und entspannt sein. Bei egocentric Systems steht jedem Veranstalter ein fester Ansprechpartner zur Seite, der Dich während des gesamten Wechselprozesses unterstützt. Natürlich haben wir ein umfangreiches Helpdesk, dass rund um die Uhr verfügbar ist, um jegliche Fragen zu klären – ein Service, der von unseren Kunden besonders geschätzt wird.

Wenn das für Dich spannend klingt, dann melde Dich bei uns und vereinbare ein unverbindliches Kennlerngespräch.

 

Ein Wechsel zu egocentric Systems bedeutet nicht nur Zugang zu einem modernen und effizienten Ticketing System, sondern auch eine deutliche Reduktion der Einstiegshürden. Lass Dich nicht von der Angst vor Veränderung abhalten. Freue Dich stattdessen auf ein System, das Deinen Bedürfnissen entspricht und Deine Erwartungen übertreffen wird.

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7 Event- Tipps für fälschungssicheres Einlassmanagement

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7 Event-Tipps für fälschungssicheres Einlassmanagement
7 Event-Tipps für fälschungssicheres Einlassmanagement 1008 756 egocentric Systems GmbH

Das Einlassmanagement ist ein entscheidender Sicherheitsaspekt bei jeder Veranstaltung. Es schützt nicht nur die Sicherheit der Gäste, sondern verhindert auch Einnahmeverluste durch gefälschte Tickets. Schlagzeilen wie „Hunderte Fans mit gefälschten Tickets verpassen Springsteen“ (Quelle: Süddeutsche Zeitung, 2023) sind in Zeiten eines florierenden Kartenzweitmarkts häufiger geworden. Nicht selten tragen letzendlich die Fans den Schaden, wenn am Einlass der Betrug entlarvt wird. Damit gefälschte Tickets auch bei Deinem Event-Check-In keine Chance haben, empfiehlt sich die Nutzung eines digitalen Systems, dass Dir die Kontrolle erleichtert und im Idealfall mit anderen Tools, z.B. dem Ticketing zusammenarbeitet. Das schonmal als kleiner Bonus-Tipp vorweg. Aber darüber hinaus gibt es noch mehr, um Deinen Einlass effizient und sicher zu gestalten. Los geht’s: 7 Tipps für fälschungssicheres Einlassmanagement.

Schon mit einem elektronischen Zutrittssystem ausgestattet?

Nein? Oder auf der Suche nach etwas Neuem? Das Zutrittsystem von egocentric Systems hat, was Dein Event braucht.

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Tipp 1: Gestalte Deine Hardtickets fälschungssicher mit QR-Codes

Es werden jeden Tag Hardtickets ver- & gekauft. Diese müssen fälschungssicher sein. Vor allem, wenn Deine Einlasskontrolle offline funktionieren muss. Das kann bei einem großen Festival sein, in einem Theater mit dicken Wänden – einfach immer dann, wenn das Funksignal die Verbindung nicht zulässt.

Dabei gibt es zwei Methoden: entweder, es dürfen nur bestimmte VVK-Stellen und Du als Veranstalter auf fälschungssicheres Papier Tickets drucken oder Du nutzt individualisierte QR-Codes. Schlussendlich muss gewährleistet werden: jeder Gast erhält ein einzigartiges Ticket, das nur einmal gescannt werden kann. Dadurch wird die Mehrfachnutzung ausgeschlossen. Diese Methode ist besonders effektiv, um Ticketbetrug zu verhindern und sorgt für einen reibungslosen Einlassprozess. Der Vorteil an individualisierten QR-Codes ist, dass dieses Ticket auch im Print@Home Prozess funktioniert. Das verringert Deinen Aufwand und steigert Deinen Gewinn. Trotz der Vorteile, hat die „Offline“-Variante die Schwäche, dass Einlassdaten nicht in Echtzeit aktualisiert werden. Ein Online-System kann diese Lücke schliessen.

EXTRA TIPP: Mit einer zusätzlichen Ticketpersonalisierung gehst du außerdem sicher, dass deine Eintrittskarten personengebunden sind und nicht übertragen werden.

Tipp 2: Nutze eine Echtzeit-Synchronisierung, um Datenlücken in Deiner Gästeliste zu schließen

Ein Online-System, z.B. Deine Ticketing-Software oder eine spezielle Lösung zur elektronischen Zutrittskontrolle, erlaubt Dir verschiedene Informationen in Übersicht zu bringen und Daten miteinander abzugleichen. Der wichtigste Part ist die Echtzeit-Synchronisierung der Gästeliste. Diese stellt sicher, dass jede Änderung und jeder Scan sofort aktualisiert werden. Tickets werden beim Check-In mit der digitalen Datenbank abgeglichen, um zu überprüfen, ob sie bereits gescannt wurden. Dieser Live-Modus verhindert das Eindringen von Personen, die nicht auf der Liste stehen, und stellt sicher, dass die Gästeliste immer auf dem neuesten Stand ist. Auch das doppelte Einchecken mit dem gleichen Ticket wird verhindert. Diese Maßnahme reduziert das Risiko von Fehlern und Manipulationen erheblich. Und zusätzlich erhältst Du mehr Daten über das Verhalten bestimmter Kunden auf Deinem Event. (Wann kommen Sie an? Wie viele checken gemeinsam ein? uvm.)

Tipp 3: Nutze mehrere Einlassstationen, um die Auslastung beim Check-In zu verteilen

Die Einrichtung mehrerer Einlassstationen beschleunigt den Check-In-Prozess erheblich. Gäste können ihre Tickets an verschiedenen Stationen digital scannen lassen, was zu einer gleichmäßigen Verteilung und weniger Wartezeiten führt. Dies erhöht die Zufriedenheit der Gäste und verbessert den Gesamtfluss des Events. Wenn das Event an einem Ort ohne Empfang stattfindet, sollten mobile Stationen mit WLAN aufgebaut werden, um die Geräte miteinander zu verbinden.

Tipp 4: Erstelle ein Changelog Protokoll zur Überwachung von Änderungen

Ein Changelog Protokoll dokumentiert jede Änderung an der Gästeliste. Dies erhöht die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Änderungen, wodurch Manipulationen erschwert werden. Ein detailliertes Protokoll hilft Dir, bei Unstimmigkeiten schnell die Ursache zu finden und Maßnahmen zu ergreifen. Dies ist auch nach dem Event wichtig, falls doch etwas schiefgelaufen ist, dann findest Du deutlich schneller die Fehlerquelle.

Noch besser kannst Du in die Analyse gehen, wenn nur bestimmte Nutzer aus Einlass- oder Ticketing-Team auf die Gästeliste zugreifen können. Wie das funktioniert erfährst Du im nächsten Tipp.

Tipp 5: Vergebe flexible Nutzerrechte und Zugriffsbeschränkungen

Ein Einlass-System mit flexiblen Nutzerrechten stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Gästeliste haben. Dies minimiert das Risiko unbefugter Änderungen und erhöht die Sicherheit der Daten. Definiere klare Rollen und Zugriffsrechte, um die Verwaltung zu optimieren.

Anhand der Nutzerrechte lassen sich Fehler schneller klären, da ein Urheber aus dem Änderungsprotokoll hervorgeht.

Eigenschaften wie Live-Synchronisierung sind das was Du in einem System suchst?

Erfahre mehr zum perfekten Zusammenspiel aus Hardware und Software für Deinen Einlass. Und auch der Schulungsansatz von egocentric Systems für Dein Einlasspersonal ist interessant.

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Tipp 6: Setze nie nur auf eine Einlass-Option

Alternative Check-in-Methoden wie die Suche nach Namen oder anderen Identifikationsmerkmalen stellen sicher, dass der Einlass auch bei technischen Problemen reibungslos verläuft. Diese Backup-Optionen sind besonders hilfreich, um den Einlass zu gewährleisten, falls ein Scanner ausfällt oder ein Ticket beschädigt ist. Falls der Empfang an einem Ort nicht funktioniert und keine WLAN-Lösung verfügbar ist, kann eine Offline-Liste auf alle Geräte gespielt werden. Diese Methode ist jedoch weniger sicher, da sie keine Aktualität bietet und Mehrfachnutzungen möglich sind.

Sollte dieser Fall eintreten, kommt es vor allem auf Dein Einlasspersonal an. Deswegen vergiss nicht für alle Eventualitäten eine passende Einweisung für Dein Team parat zu haben. Was uns zum letzten Tipp bringt…

Tipp 7: Schule Dein Einlass-Team umfassend

Regelmäßige Schulungen des Einlasspersonals im Umgang mit dem digitalen Check-In-System und den Sicherheitsmaßnahmen sind unerlässlich. Hier ist es wichtig einen besonderen Stellenwert der jeweiligen Hardware einzuräumen. Denn jedes System nutzt unterschiedliche Signaltöne und Benachrichtigungen, um dem Einlasspersonal zu signalisieren, dass die Person ein ungültiges Ticket hat oder zusätzliche Berechtigungen erforderlich sind.

Auch die Sensibilisierung gegenüber typischen Betrugsversuchen und wie sie diese erkennen, sollte Teil der Einweisung sein. Gut geschultes Personal ist die erste Verteidigungslinie gegen Ticketbetrug und sorgt für ein fäschungssicheres Einlassmanagement.

Schon ein sicheres Gefühl?

Die wichtigsten Aspekte einer fälschungssicheren Einlasskontrolle umfassen individuelle QR-Codes, Echtzeit-Synchronisierung der Gästeliste und gut geschultes Personal. Diese Maßnahmen maximieren die Sicherheit und Effizienz Deines Events. Kann Dein Ticketingsystem diesen Anforderungen gerecht werden? Oder benötigst Du eine extra Lösung für ein fälschungssicheres Einlassmanagement? Wende unsere 7 Tipps an und schaue, wo das Sytem an die Grenzen stößt.

Nicht alle Tipps mit Deinem aktuellen System umsetzen können?

Dein Ticketingsystem bringt nicht alle features für den Einlass mit? Wechsel? Oder wird ein anderes Tool benötigt? Lerne unsere Event Experten kennen und finde es gemeinsam mit ihnen heraus.

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3 Pricing-Strategien für Deine Tickets
3 Pricing-Strategien für Deine Tickets 1008 756 egocentric Systems GmbH

Als Veranstalter einer Eventreihe stehst Du stets vor der Herausforderung, die richtige Preisstrategie für Tickets zu finden. Die optimale Preisgestaltung ist entscheidend, um maximale Einnahmen zu generieren, die Kosten zu decken und die Zielgruppe erfolgreich anzusprechen. Fehler in der Preisgestaltung werden oft bestraft durch unzufriedene Fans, die ihren Frust in der Öffentlichkeit medienwirksam verbreiten. Erinnere Dich nur an die Schlagzeilen aus dem letzten Jahr rund um Taylor Swift und die Ticketpreise für ihre „Eras Tour“. In diesem Blogbeitrag stellen wir drei effektive Pricing Strategien vor, unter Berücksichtigung zentraler Fragen zur Kostenkalkulation und Eventplanung, sowie erörtern deren Chancen und Risiken.

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Fragenkatalog für Deine Pricing Strategie

Um eine passende Strategie für Deine Veranstaltung zu finden, brauchst Du eine Vorstellung davon, wie Deine Zielgruppe tickt. Auch Grundkenntnisse wie sich Deine Ausgaben und Einnahmen zusammensetzen, sind essentiell. Damit Du hier schnell zum Ziel kommst, nutze unseren Fragekatalog und notiere Dir die Antworten.

  1. Kostenstruktur: Welche fixen und variablen Kosten sind mit jedem Event verbunden? Dazu gehören Mietkosten für Veranstaltungsorte, Technik, Personal, Marketing, Sicherheit und eventuelle Lizenzgebühren.
  2. Kapazität: Wie viele Tickets können pro Event maximal verkauft werden? Wie ist die erwartete Besucherzahl?
  3. Zielgruppe: Wer ist die Zielgruppe der Eventreihe? Welches Einkommensniveau und welche Zahlungsbereitschaft hat diese Zielgruppe?
  4. Preisdifferenzierung: Sollte eine Preisdifferenzierung vorgenommen werden, zum Beispiel basierend auf dem Sitzplatz, dem Kaufzeitpunkt (Frühbucherrabatt vs. Last-Minute-Preise), oder der Zugang zu speziellen Angeboten (VIP-Pakete, Meet-and-Greet etc.)?
  5. Konkurrenzanalyse: Wie sind die Preise ähnlicher Events? Gibt es Konkurrenten mit vergleichbaren Angeboten?
  6. Saisonalität und Timing: Gibt es bestimmte Zeiten im Jahr, zu denen höhere oder niedrigere Preise sinnvoll sind, basierend auf Feiertagen, Schulferien oder anderen lokalen Events?
  7. Frühere Daten: Was zeigen die Daten früherer Veranstaltungen über Besucherzahlen, Umsätze und Kundenfeedback in Bezug auf die Preissetzung?
  8. Marketing und Werbeausgaben: Wie hoch ist das Budget für Marketing und welche Auswirkungen hat dies auf die benötigten Einnahmen aus Ticketverkäufen?
  9. Finanzielle Ziele: Welche Gewinnmargen werden angestrebt und wie beeinflusst dies die Preisgestaltung?
  10. Risikomanagement: Welche Risiken bestehen (z.B. schlechtes Wetter, Ausfall von Künstlern) und wie können diese in der Preisstrategie berücksichtigt werden?

Dynamisches Pricing

Dynamisches Pricing, auch bekannt als Surge Pricing, ist eine flexible Preisstrategie, bei der die Ticketpreise basierend auf der Nachfrage angepasst werden. Wenn die Nachfrage nach Tickets hoch ist, steigen die Preise, und wenn die Nachfrage sinkt, fallen die Preise entsprechend.

Chancen:

  • Maximierung der Einnahmen: Durch die Anpassung der Preise an die aktuelle Nachfrage kann der Veranstalter die Einnahmen optimieren.
  • Effiziente Kapazitätsnutzung: Diese Strategie ermöglicht es, die Veranstaltung auszulasten, indem in nachfrageschwachen Zeiten niedrigere Preise angeboten werden

Risiken:

  • Kundenzufriedenheit: Kunden könnten verärgert reagieren, wenn sie erfahren, dass andere weniger für die gleichen Tickets bezahlt haben.
  • Komplexität in der Verwaltung: Dynamisches Pricing erfordert fortgeschrittene Systeme zur Überwachung der Nachfrage und Anpassung der Preise.

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Mehrstufiges Pricing

Rows of seats with different coloured tiers

Mehrstufiges Pricing bietet verschiedene Preiskategorien für unterschiedliche Service-Level oder Sitzplatzkategorien an. Dies kann von VIP-Tickets mit Zusatzleistungen bis hin zu Standardtickets mit eingeschränkter Sicht reichen.

Chancen:

  • Zielgruppenansprache: Durch differenzierte Preiskategorien können unterschiedliche Kundensegmente gezielt angesprochen werden.
  • Erhöhte Umsatzmöglichkeiten: Zusätzliche Angebote wie VIP-Pakete können zu höheren Durchschnittspreisen pro Besucher führen.

Risiken:

  • Segmentierung: Falsch gesetzte Preisstufen können zu einer schlechten Auslastung bestimmter Bereiche führen.
  • Wahrnehmung der Wertigkeit: Zu große Preisunterschiede zwischen den Kategorien können die Wahrnehmung der Wertigkeit der Veranstaltung beeinträchtigen.

Early-Bird Pricing

Bei dieser Strategie werden Tickets zu einem reduzierten Preis angeboten, wenn sie frühzeitig gekauft werden. Die Preise steigen dann schrittweise, je näher das Event rückt.

Chancen:

  • Liquiditätsvorteil: Frühe Einnahmen können helfen, die Vorlaufkosten der Veranstaltung zu decken.
  • Planungssicherheit: Frühe Verkäufe geben einen ersten Hinweis auf die zu erwartende Besucherzahl und können helfen, das Marketing und die Logistik besser zu planen.

Risiken:

  • Fehleinschätzung der Preisbereitschaft: Setzt man die Early-Bird-Preise zu niedrig an, könnte man potenzielle Einnahmen verlieren.
  • Abhängigkeit von Frühbuchern: Zu starkes Verlassen auf Frühbucher könnte zu einer geringeren Nachfrage kurz vor dem Event führen.

Einzelstrategie oder Kombi?

Die Wahl der richtigen Preisstrategie erfordert eine gründliche Analyse der eigenen Kostenstruktur, der Zielgruppe, sowie der Kapazität und des Timings der Events. Veranstalter sollten auch die Konkurrenzsituation und die bisherigen Daten früherer Veranstaltungen berücksichtigen. Durch eine geschickte Kombination der beschriebenen Strategien kann eine Preisgestaltung erreicht werden, die sowohl kostendeckend ist als auch für die Zielgruppe attraktiv bleibt. Es empfiehlt sich, die Risiken sorgfältig gegen die Chancen abzuwägen und gegebenenfalls die Strategie an die spezifischen Bedingungen des Marktes und des Events anzupassen.

Wie Du verschiedene Pricing-Strategien im Ticketsystem umsetzt?

Mit dem unabhängigen Ticketing von egocentric Systems! Buche Dir hier einen unverbindlichen Austauschtermin mit unserem Eventexperten-Team.

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Mehr als 2/3 Deines Eventumsatzes ausnutzen mit Up- und Cross-Selling 1008 756 egocentric Systems GmbH

In der Welt des Online-Handels hat sich ein mächtiges Duo herauskristallisiert, das den Umsatz von Unternehmen signifikant steigert: Up-Selling und Cross-Selling. Besonders im Bereich des Eventmanagements, wo jeder zusätzliche Verkauf zählt, bieten diese Strategien eine goldene Gelegenheit, die Rentabilität zu erhöhen. Wusstest Du, dass Amazon – der größte Online Shop in Europa – bis zu 35% seines Gesamtumsatzes auf Cross-Selling zurückführt? Das bedeutet für dich, dass Du bisher wahrscheinlich nur 2/3 Deines Umsatzpotentials ausnutzt. Dieser Blogbeitrag zeigt Dir, wie Du den „Andere kauften auch“-Effekt für Dein Event Ticketing nutzt.

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Was sind Up-Selling und Cross-Selling?

Bevor wir uns mit den Strategien befassen, ist es wichtig, die Begriffe zu klären.
Up-Selling ist der Prozess, bei dem Du einem Kunden, der bereits entschieden hat, ein Produkt zu kaufen, eine höherwertige Version dieses Produkts anbietest. Stell Dir vor, Du bietest einem Ticketkäufer, der gerade eine Standardkarte erwirbt, ein Upgrade auf ein VIP-Ticket mit zusätzlichen Vorteilen an.

Cross-Selling hingegen bedeutet, dem Kunden zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, die ergänzend zum ursprünglichen Kauf sind. Ein klassisches Beispiel hierfür ist, wenn Du einem Kunden, der ein Konzertticket kauft, auch Merchandise-Artikel oder Tickets für ähnliche Veranstaltungen anbietest.

Die Implementierung von Up- und Cross-Selling in Deinem Ticketing Tool kann zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Nicht nur, dass Du Deinen Umsatz steigerst – Du bietest Deinen Kunden auch einen Mehrwert, indem Du ihnen Produkte oder Dienstleistungen anbietest, die ihre Erlebnisse verbessern. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung. Zudem ermöglicht die Nutzung von Kundendaten zur Personalisierung dieser Angebote eine noch effektivere Ansprache und steigert die Wahrscheinlichkeit von Zusatzkäufen.

Erfolgsbeispiele aus der Praxis

Die SIXXPAXX überzeugen nicht nur auf der Bühne, sondern bieten ihren Fans auch zahlreiche Zusatzangebote, für besondere Erlebnisse und höhere Verkäufe.

Betrachten wir Amazon, den Giganten des Online-Handels, der bis zu 35% seines Gesamtumsatzes durch Cross-Selling generiert. Diese beeindruckende Zahl zeigt, welches Potenzial in diesen Verkaufsstrategien steckt. Wenn wir nun beide Mechanismen miteinander verknüpfen, haben wir eine Vertriebsmaschine, die aus einem Interessenten für Veranstaltung A, einen Käufer für das „Drei-in-eins“-Abo macht. Statt 62€ sind es plötzlich 130€ Umsatz. Und der Kunde hat 30€ „gespart“.

Veranstaltung A wollte er. Veranstaltung B klang spannend. Und das „Drei-in-ein“-Abo war ein Schnäppchenpreis. Indem Du diese Mechanismen in Deinem Ticketshop implementierst, steigerst Du nicht nur Deinen Umsatz, sondern bereicherst zusätzlich auch die Kundenerfahrung. Wie sieht das in der Praxis aus?

Unser Partner SIXXPAXX nutzt das Thema Up- & Cross-Selling mit Bravour. Ein normales Ticket hat den Verkaufspreis von 104,90€. Nachdem ich dieses Ticket im Ticketshop ausgewählt habe (mich als Kunde für den Kauf entscheide), komme ich in ein weiteres Menü, was mir exklusive Vorteile anbietet (BackStage Pass und VIP-Paket). Hier kann ich entscheiden, ob ich diese Angebote nutzen möchte oder nicht.

Achtung: die Verknappung „Nur noch 5 verfügbar“ ist natürlich absolut hilfreich, um dem Kunden die Entscheidung zu erleichtern.

Aus 104,90€ Umsatz sind plötzlich 248,80€ geworden. Es geht an dieser Stelle nicht darum, dass 100% oder 80% der Kunden diese Möglichkeit nutzen – aber 0,1-10% werden es nutzen, was zu einer Umsatzerhöhung führt. Je besser die angebotenen Produkte zu den Interessen des Käufers passen, desto mehr Menschen werden prozentual zugreifen und kaufen. Hier musst Du testen, was Deine Kunden am meisten interessiert.

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Wie setzt Du Up- und Cross-Selling effektiv ein?

1. Identifiziere ergänzende Produkte oder Dienstleistungen: Überlege, welche Zusatzangebote für Deine Kunden interessant sein könnten. Dies könnten beispielsweise VIP-Pakete, Merchandise-Artikel oder Speisen und Getränke sein.

2. Integriere Angebote in den Ticketkaufprozess: Ein benutzerfreundliches Ticketing Tool ermöglicht es Dir, Zusatzangebote nahtlos in den Kaufprozess zu integrieren. So bietest Du Deinen Kunden direkt nach der Auswahl ihrer Tickets weitere Produkte an.

3. Nutze Kundendaten zur Personalisierung: Durch die Analyse der Daten aus Deinem CRM-System schneidest Du Angebote auf die individuellen Interessen Deiner Kunden zu. Dies erhöht die Chance, dass sie tatsächlich zuschlagen.

4. Kreativität und Testen: Sei kreativ in den Angeboten, die Du machst, und teste verschiedene Strategien, um zu sehen, was bei Deinem Publikum am besten ankommt.

5. Ticketing Tool, das die Strategien unterstützt: achte auf eine Lösung, welche die nahtlose Integration von Zusatzangeboten in den Kaufprozess ermöglicht. Auch die Auswertung von Kundendaten ist essentiell für personalisierte Empfehlungen.

Werde das Amazon in Deiner Branche

Up-Selling und Cross-Selling sind mächtige Werkzeuge, um Deinen Eventumsatz zu steigern. Durch die Implementierung dieser Strategien in Deinem Ticketshop, verbesserst Du nicht nur Deine Verkaufszahlen, sondern erhöhst auch die Kundenzufriedenheit und -bindung.

Erinnere Dich daran: Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Personalisierung Deiner Angebote und der nahtlosen Integration in den Kaufprozess. Nutze die Möglichkeiten, die Up- und Cross-Selling bieten, und verwandle Deinen Ticketshop in eine Vertriebsmaschine, die Dein Eventgeschäft auf das nächste Level hebt.

Welches Ticketsystem das kann?

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Der Grund warum Dein Ticketshop eine digitale Warteliste braucht

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Warum die Ticketing-Lösung von egocentric Systems immer mehr Veranstalter begeistert

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DSGVO für Veranstalter: wie sicher ist Dein Ticketshop?
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Im Oktober 2023 wurde ein riesiger Datenraub bei der Motel-One Kette bekannt, in welchem die nahezu vollständige Gästeliste seit 2016 geraubt wurde. Diese Liste umfasste Rechnungsadressen, Geburtsdaten und weitere personenbezogene Daten. Nachrichten wie diese geben Anlass noch ein weiteres Mal den eigenen Datenschutz zu überprüfen. Als Veranstalter im Jahr 2023 bist Du vermutlich schon mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vertraut. Falls Du Dich jedoch immer noch durch den Dschungel an Vorschriften und Bestimmungen kämpfst, bist Du hier genau richtig! In diesem Blogbeitrag führen wir Dich durch die Welt der DSGVO, die speziell auf die Herausforderungen und Chancen für Veranstalter wie Dich zugeschnitten ist.

Interessiert an DSGVO-konformen Ticketing?

DSGVO stellt für egocentric Systems neben Qualitätsmerkmal, auch Verantwortung dar. Wie wir diese mit unserem System umsetzen?

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DSGVO und Veranstaltungen

Die DSGVO mag zunächst komplex erscheinen, doch sie bietet Dir die Möglichkeit, das Vertrauen Deiner Teilnehmer zu gewinnen und Deine Veranstaltungen sicherer und professioneller zu gestalten.

Kleiner Fun Fact am Rande: Jedes Jahr werden auf der Welt Zettabytes an Daten generiert – in 2023 geht Statista von 126,32 Zettabytes aus. (Ein einziger personenbezogener Datensatz mit Name, Adresse, E-Mail und Telefonnummer braucht ca. 0,001Gb. 126,32 Zettabyte umfasst eine Datenmenge von 126.320.000.000.000.000 möglichen Datensätzen.) Das Thema ist also sehr wichtig.

In diesem Leitfaden erfährst Du, wie Du die DSGVO zu Deinem Vorteil nutzen und gleichzeitig sicherstellen kannst, dass Deine Events den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Tauche mit uns ein in die Welt des Datenschutzes und erfahre, wie Du Deine Veranstaltungen optimieren kannst.

Kleiner Disclaimer bevor es losgeht:
Dieser Beitrag erhebt nicht den Anspruch einer rechtlichen Beratung o.ä. Leistungen. Konkrete Umsetzungsrichtlinien und / oder Änderungen durch die DSGVO solltest Du in jedem Fall mit dem Rechtsbeistand Deines Vertrauens abklären.

Wichtige Datenschutzprinzipien für Veranstalter

In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf die Grundprinzipien, die jede DSGVO-konforme Veranstaltung prägen sollten.

Datensparsamkeit: Weniger ist mehr
Das Prinzip der Datensparsamkeit ist einfach: Erfasse nur die Daten, die für die Durchführung Deiner Veranstaltung unbedingt notwendig sind. Datenschutzkonforme Veranstaltungsdaten sind nicht nur ein rechtlicher Imperativ, sondern auch ein Zeichen von Respekt und Professionalität gegenüber Deinen Kunden.

Zweckbindung: Datenverwendung mit klar definiertem Ziel
Jeder Datensatz, den Du sammelst, sollte einen spezifischen, definierten Zweck haben. Sei transparent darüber, warum bestimmte Informationen benötigt werden und wie sie verwendet werden. Dies stärkt das Vertrauen in Deine Veranstaltung und unterstreicht Deine Glaubwürdigkeit als Veranstalter.

Transparenz und Rechenschaft: Offene und verantwortungsbewusste Datenverwaltung
Als Veranstalter trägst Du die Verantwortung für die erhobenen Daten. Dies bedeutet, dass Du jederzeit Rechenschaft über deren Verwendung ablegen können solltest. Eine klare und transparente Kommunikation über Deine Datenschutzpraktiken ist essentiell, um Vertrauen und Sicherheit bei Deinen Kunden zu schaffen. Datenschutzkonformität ist ein fortlaufender Prozess und eine Verpflichtung, die über die einzelne Veranstaltung hinausgeht. Mit diesen Grundlagen legst Du den Grundstein für eine erfolgreiche und DSGVO-konforme Veranstaltung.

1. Vorbereitung Deiner Veranstaltung mit der DSGVO

Schritt-für-Schritt Planung mit Datenschutz im Fokus
Beginn mit einer detaillierten Planung, die Datenschutzaspekte von Anfang an berücksichtigt. Dies umfasst die Auswahl der richtigen Tools und Plattformen sowie das Design von Anmeldeformularen und Kommunikationsstrategien, die datenschutzkonform sind.

Einholen der Einwilligung: Wie geht das richtig?
Die Einwilligung der Teilnehmer zur Datenerfassung und -Verarbeitung ist ein Kernbestandteil der DSGVO. Stelle sicher, dass Deine Registrierungsprozesse klar und verständlich sind und dass Deine Kunden explizit zustimmen, bevor personenbezogene Daten gesammelt werden. Achte dabei auf das Prinzip der Freiwilligkeit und Klarheit.

Datenschutzgerechter Umgang mit Teilnehmerdaten
Sobald Daten erfasst sind, müssen sie sicher verwaltet und geschützt werden. Implementiere angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um Datenlecks oder unautorisierten Zugriff zu verhindern. Außerdem solltest Du sicherstellen, dass die Daten nur so lange wie nötig aufbewahrt und dann ordnungsgemäß gelöscht werden. Die Vorbereitung einer DSGVO-konformen Veranstaltung erfordert Sorgfalt und Aufmerksamkeit für Details. Mit diesen Schritten stellst Du sicher, dass Deine Veranstaltung nicht nur ein Erfolg wird, sondern auch in vollem Umfang den Datenschutzbestimmungen entspricht.

Was sind besonders sensible Kontaktpunkte von Kundendaten in Deinem Daily Business?

Online Ticketshop: Sicherheit und Datenschutz
Der Online Ticketshop ist oft der erste Kontakt zwischen Veranstaltern und Teilnehmern. Hier werden sensible Daten wie Kontaktinformationen und Zahlungsdaten erhoben. Es ist entscheidend, dass dieser Prozess DSGVO-konform abläuft, einschließlich der sicheren Datenübertragung und -speicherung sowie der transparenten Kommunikation über die Datennutzung.

CRM-Systeme: Datenzentralisierung mit Risiken
CRM-Systeme sind zentral für die Verwaltung von Kundenbeziehungen und speichern detaillierte Informationen über Deine Kunden und Interessenten. Da sie eine Vielzahl von personenbezogenen Daten enthalten, müssen sie besonders geschützt werden, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

Newsletter: Einwilligung und Transparenz
Beim Versenden von Newslettern ist es wichtig, die Einwilligung der Empfänger einzuholen und sie klar darüber zu informieren, welche Daten zu welchem Zweck verwendet werden. Darüber hinaus müssen Abmeldemöglichkeiten einfach und effizient gestaltet werden.

Schnittstellen als Angriffspunkte
Die Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen, wie zwischen dem Ticketshop, CRM und Newsletter-Tool, sind potenzielle Schwachstellen für Datenschutzverletzungen. Hier müssen Daten sicher übertragen und verarbeitet werden, um Risiken zu minimieren.

Vorteil einer integrierten Lösung
Es kann vorteilhaft sein, wenn alle diese Funktionen (Ticketverkauf, CRM, Newsletter-Versand) in einem integrierten System zusammengeführt werden. Dies vereinfacht nicht nur die Verwaltung und Überwachung der Datenflüsse, sondern reduziert auch die Anzahl der Schnittstellen und damit das Risiko von Datenschutzverletzungen.
Durch das Verständnis und die sorgfältige Handhabung der DSGVO in diesen Schlüsselbereichen kannst Du nicht nur rechtliche Konformität sicherstellen, sondern auch das Vertrauen Deiner Kunden in Dich stärken.

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2. Durchführung der Veranstaltung unter der Lupe der DSGVO

Datenschutzkonforme Eventgestaltung
Achte darauf, dass während der Veranstaltung alle Prozesse und Aktivitäten die Datenschutzregeln einhalten. Dies beinhaltet die sichere Handhabung von Kundeninformationen während der Veranstaltung, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien bei der Präsentation von Inhalten und die Wahrung der Privatsphäre der Teilnehmer.

Rechtskonforme Bild- und Tonaufnahmen
Wenn Du planst, Bild- oder Tonaufnahmen zu machen, musst Du sicherstellen, dass dies im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen geschieht. Hole Dir die erforderlichen Einwilligungen ein und informiere die Teilnehmer über den Zweck und die Verwendung der Aufnahmen.

Check-In und Gästemanagement: Effizient und sicher
Der Check-In-Prozess und das Gästemanagement sollten so gestaltet sein, dass Du die Datensicherheit gewährleisten. Vermeide die öffentliche Anzeige sensibler Kundeninformationen und stell sicher, dass die Daten nur von autorisiertem Personal eingesehen werden können. Indem Du diese Aspekte während Deiner Veranstaltung berücksichtigen, gewährleistest Du nicht nur die Einhaltung der DSGVO, sondern steigern auch das Vertrauen und die Zufriedenheit Deiner Teilnehmer.

Person scannt am Einlass ein mobiles Ticket ab

3. Nach dem Event: Datenschutz nicht vergessen!

Auch nach dem Ende der Veranstaltung spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Die Nachbereitung unter Einhaltung der DSGVO ist ein wichtiger Schritt, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Teilnehmerdaten langfristig zu gewährleisten.

Richtiger Umgang mit Daten nach dem Event
Nach Abschluss der Veranstaltung ist es wichtig, die erhobenen Daten gemäß den DSGVO-Vorgaben zu verwalten. Dies beinhaltet die Prüfung, ob die Daten weiterhin benötigt werden und, falls nicht, deren sichere Löschung. Beachte dabei die festgelegten Aufbewahrungsfristen und lösche Daten, die nicht mehr erforderlich sind.

Feedback einholen und gleichzeitig die DSGVO beachten
Wenn Du Feedback von den Teilnehmern einholen möchten, achte darauf, dass auch dieser Prozess den Datenschutzbestimmungen entspricht. Stell sicher, dass die Teilnehmer über die Verwendung ihrer Daten im Feedback-Prozess informiert sind und dass ihre Einwilligung vorliegt.
Besonders einfach funktioniert das beispielsweise mit einer freiwilligen Zustimmung beim Kauf der Tickets im Ticketshop.

Was tun bei Datenschutzverstößen?
Sollten Datenschutzverletzungen auftreten, ist es entscheidend, schnell und gemäß den DSGVO-Richtlinien zu handeln. Entwickel einen Plan für den Umgang mit Datenschutzverletzungen und informiere die zuständigen Behörden sowie die betroffenen Personen, falls erforderlich. Die Beachtung der DSGVO nach dem Event ist nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern zeigt auch Deinen Respekt und Deine Wertschätzung gegenüber den Teilnehmern. Durch die sorgfältige Handhabung der Daten nach der Veranstaltung baust Du weiteres Vertrauen auf und festigst Deinen Ruf als verantwortungsbewusster Veranstalter.

4. Effektive Zusammenarbeit mit Deinem Datenschutzbeauftragten

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten verstehen
Der Datenschutzbeauftragte ist nicht nur ein Kontrolleur, sondern ein Berater und Partner bei der Umsetzung datenschutzkonformer Prozesse. Er hilft Dir, Risiken zu identifizieren und bietet Lösungen an, um diese zu minimieren.

Datenschutz-Folgenabschätzung: Was ist das?
Bei bestimmten Arten von Veranstaltungen kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein. Der Datenschutzbeauftragte kann Dich bei der Durchführung dieser Abschätzung unterstützen, um sicherzustellen, dass Risiken korrekt bewertet und adressiert werden.

Schulung und Beratung für Dein Team
Ein wesentlicher Aspekt des Datenschutzes ist das Bewusstsein und das Verständnis aller Teammitglieder. Der Datenschutzbeauftragte kann Schulungen und Workshops anbieten, um Dein Team in Sachen Datenschutz auf den neuesten Stand zu bringen.Eine effektive Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten trägt dazu bei, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren und stellt sicher, dass Deine Veranstaltung den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

5. Das Wichtigste auf einen Blick

  • Erinnere Dich an die Kernpunkte dieses Leitfadens: Datensparsamkeit, Zweckbindung, Transparenz und enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten.
  • Die DSGVO wird auch in den kommenden Jahren eine zentrale Rolle im Veranstaltungsmanagement spielen. Verstehe die DSGVO nicht nur als Pflicht, sondern als Chance, das Vertrauen Deiner Kunden zu stärken.
  • Behalte die Trends im Datenschutz im Auge, um sicherzustellen, dass Deine Veranstaltungen auch in Zukunft den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
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Deutsches Startup, deutsche Ansprüche – nicht nur beim DSGVO. egocentric Systems erklärt sich zu mehr Datenschutz mit seiner Lösung bereit.

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Veranstaltung ausverkauft — Check dahinter! Oder?! In der Eventorganisation und im Ticketing ist kein Manager vor Überraschungen sicher. Ticketstornierungen gehören zum Vorverkauf dazu, aber wie kannst Du Dir den Wiederverkauf vorausschauend erleichtern? Hier kommt die dynamische Warteliste für Deinen Ticketshop ins Spiel. In diesem Beitrag erklären wir, warum es eine kluge Idee ist, eine digitale Warteliste einzurichten, um Dein Veranstaltungserlebnis zu optimieren und schneller frei gewordene Ticketkontingente wiederzuverkaufen.

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Was ist eine digitale Warteliste?

Für Veranstaltungen, die bereits ausverkauft sind, ist die dynamische Warteliste ein geniales Tool im Ticketshop, das nahtlos in die egocentric Systems Lösung integriert ist. Sie wurde entwickelt, um die Verwaltung von Events mit hoher Nachfrage zu vereinfachen. Hier sind einige wichtige Funktionen:

Automatische Datenerfassung: Die dynamische Warteliste erfasst automatisch Informationen von potenziellen Teilnehmern.

Kontrolle über die Ticketvergabe: Sie ermöglicht Dir die präzise Kontrolle darüber, wie zurückgegebene Tickets verteilt werden.

Verbesserte Publikumseinbindung: Das Tool eröffnet Dir neue Möglichkeiten zur Einbindung Deines Publikums.

Warum ist die digitale Warteliste für Deinen Ticketshop unverzichtbar?

Mit der dynamischen Warteliste kannst Du spielend leicht potenzielle Verkäufe erfassen und die Einbindung Deines Publikums gezielt priorisieren. Indem Du potenzielle Teilnehmer dazu einlädst, sich auf die Warteliste für ausverkaufte Events einzutragen, eröffnest Du nicht nur die Möglichkeit, ihre Daten zu erfassen, sondern kannst ihnen mit wenigen Klicks Tickets anbieten, die wieder verfügbar sind. Außerdem kannst Du weitere Marketingaktionen nutzen, um in der Erinnerung Deiner Kontakte zu bleiben und die Verbindung zu Deiner Veranstaltungsmarke zu festigen.

Du möchtest über weitere Neuerungen im Ticketing informiert werden?

Mit dem egocentric Systems Newsletter bleibst Du up-to-date bezüglich unverzichtbarer Funktionen für einen erfolgreichen Ticketverkauf. Kein Spam! Du erhältst aussschließlich branchenrelevante Informationen.

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Die Implementierung einer digitalen Warteliste hat eine ganze Reihe von Vorteilen:

Mehr Verkäufe: Biete potenziellen Teilnehmern eine schnelle und benutzerfreundliche Wartelistenoption an, damit Du sie unkompliziert benachrichtigen kannst, wenn Tickets wieder verfügbar sind.

Vorrangige Auswahl: Du behältst die Kontrolle über die Vergabe der Tickets an die Warteliste und gewährleistest einen fairen und durchdachten Ansatz zur Verwaltung der Veranstaltungskapazität.

Nahtlose Integration: Die dynamische Warteliste lässt sich nahtlos in Deinen Ticketverkauf mit egocentric Systems integrieren und bietet Dir eine weitere kostenlose Funktion, um zurückgegebene Bestände problemlos zu verwalten.

So funktioniert die digitale Warteliste für Events

Wenn Du die dynamische Warteliste in Deinem Ticketing-System aktivierst, werden potenzielle Teilnehmer aufgefordert, sich im Ticketshop in einem Formular einzutragen, sobald eine Veranstaltung ausverkauft ist. Die Kontaktdaten werden erfasst, und Du kannst gezielte Nachrichten senden, sei es, um ihnen Tickets anzubieten, wenn welche verfügbar sind, oder um sie in Deine Marketingkampagnen einzubeziehen. Der Prozess ist anpassbar, damit Du die Warteliste genau auf die Bedürfnisse Deiner Veranstaltung zuschneiden kannst.

Über den Ausverkauf Deiner Tickets und das frei werden von Ticketkontingenten kannst Du Dich benachrichtigen lassen. Anschließend wählst Du mit wenigen Klicks aus, ob alle Kontakte aus der Liste oder nur ein bestimmtes Segment kontaktiert werden.

Mehr Verkaufschancen nutzen

Zusammenfassend bringt Dir die dynamische Warteliste für ausverkaufte Veranstaltungen die Möglichkeit, potenzielle Käufer als Kontakte zu gewinnen und die Datenbasis anschließend durch einen schlanken Prozess nutzbar zu machen. Durch automatisierte Nachrichten kontaktierst Du die Zielgruppe mit wenigen Klicks per E-Mail oder Textnachricht. Das Tool hilft Dir damit, Deine Veranstaltungskapazität optimal zu nutzen und erhöht die Verkaufschance für frei gewordene Tickets in Deinem Onlineshop.

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In unserem Helpdesk findest Du als unser Partner eine detaillierte Anleitung zum Tool. Dieses kannst Du kostenfrei aktivieren und direkt in Deinen Ticketverkauf integrieren.

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